Аудит кадровых документов: как проверить учет и привести документы в порядок

Полный перечень и список внутренних кадровых документов

Обязательный перечень документов включает трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями, Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), штатное расписание и график отпусков. Анализ штатного расписания: правила оформления, изменения и риски помогает убедиться, что фактические должности сотрудников совпадают с утвержденными ставками.

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние регламенты, приказы и инструкции. Порядок ознакомления с ними строго регламентирован: сотрудник должен поставить подпись в листе ознакомления или в самом документе до момента фактического начала работы. Если сотрудник работает удаленно, подпись ставится с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Документы по учету рабочего времени и выплате заработной платы включают табели учета рабочего времени, расчетные листки и платежные ведомости. Для правильного распределения обязанностей между персоналом используется образец должностной инструкции по профстандарту: правила оформления и структура, что исключает дублирование функций и споры о трудовых обязанностях.

Для автоматизации проверки и создания таких документов используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

Управление кадровыми документами: порядок хранения и учета

Правила организации архива требуют разделения документов на действующие и законченные дела. Действующие документы (текущие трудовые договоры, ПВТР) хранятся в оперативной доступности отдела кадров. Законченные дела (личные дела уволенных сотрудников, приказы за прошлые годы) передаются в архив, формируются в папки с описью и сшиваются.

В 2026 году требования к электронному кадровому документообороту (ЭКДО) стали жестче. Для легитимности ЭКДО компания должна издать приказ о переходе на электронный формат, ознакомить с ним сотрудников и использовать сертифицированные системы обмена документами. Простого обмена сканами через электронную почту недостаточно для признания документа юридически значимым.

Порядок актуализации данных в личных карточках и трудовых книжках предполагает внесение записей в течение пяти рабочих дней с даты издания приказа. В 2026 году приоритет отдается электронным трудовым книжкам (ЭТК), однако бумажные носители, если сотрудник отказался от перехода на ЭТК, должны вестись строго по правилам заполнения, без исправлений и зачеркиваний.

Срок хранения кадровых документов в 2026 году

Сроки хранения определяются типом документа и датой его создания. Личные дела сотрудников и трудовые договоры, созданные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Документы, созданные до этой даты, подлежат хранению 75 лет. Это необходимо для подтверждения стажа сотрудников при назначении пенсий.

Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении) также хранятся 50 лет. Расчетные ведомости и документы по выплате заработной платы хранятся в течение 50 лет, если они содержат сведения о стаже. Документы, не влияющие на стаж (например, приказы о поощрении), могут храниться короче — от 1 до 5 лет в зависимости от типа.

Риски уничтожения документов до истечения установленного срока включают крупные административные штрафы и невозможность защиты интересов компании в суде. Если работодатель уничтожил личное дело или договор, суд в трудовом споре с высокой вероятностью встанет на сторону работника, так как бремя доказывания законности действий лежит на работодателе.

Частые вопросы

Какой перечень кадровых документов обязателен для каждой компании?

Обязательный минимум включает: трудовые договоры, ПВТР, штатное расписание, график отпусков, приказы по личному составу, табели учета рабочего времени и расчетные листки. Также необходимы документы, подтверждающие ознакомление сотрудников с ЛНА под подпись.

Нужно ли хранить кадровые документы после увольнения сотрудника?

Да, большинство документов по личному составу (приказы, личные дела, договоры) должны храниться 50 или 75 лет. Это требование законодательства для обеспечения возможности подтверждения трудового стажа работника в будущем.

Как проверить порядок оформления кадровых документов?

Проверка проводится путем выборочного анализа: берется случайный сотрудник, и по нему восстанавливается вся цепочка документов от приема до текущего момента или увольнения. Проверяется наличие всех подписей, дат, ссылок на нормативные акты и соответствие записей в трудовой книжке приказам.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется обратиться к профильному специалисту или юристу.