Виды кадровых документов: полный перечень для работодателя в 2026 году
Кадровые документы делятся на обязательные по закону, локальные нормативные акты и документы по движению персонала. Их перечень зависит от численности штата и специфики работы, но базовый набор (договоры, приказы, ПВТР) должен быть в каждой организации.
Отсутствие в штате одного сотрудника не освобождает от необходимости иметь ПВТР и график отпусков — ГИТ штрафует за отсутствие локальных актов даже в микропредприятиях.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Обязательные виды кадровых документов по закону
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан оформить отношения с сотрудником с помощью трудового договора. В нем фиксируются условия оплаты, режим работы и трудовая функция. Ознакомиться с требованиями к оформлению можно в материале про стороны трудового договора: требования к работодателю и работнику.
Прием на работу, перевод на другую должность или увольнение оформляются приказами. Приказ о приеме фиксирует дату начала работы и оклад, приказ о переводе — изменение условий труда, приказ об увольнении — дату расторжения договора и основание.
Учет стажа ведется в трудовых книжках. В 2026 году основным форматом являются электронные трудовые книжки (ЭТК), сведения о которых хранятся в СФР. Бумажные книжки продолжают вести только по желанию работника, который перешел на электронный формат, или для тех, кто начал работать до введения ЭТК. Личные карточки сотрудников (форма Т-2) остаются инструментом внутреннего учета, хотя их обязательность для всех типов организаций была пересмотрена.
Для подтверждения фактического присутствия сотрудника на месте используется табель учета рабочего времени. Он служит основанием для начисления заработной платы и является частью первичной документации. График отпусков составляется ежегодно не позднее 17 дней до начала календарного года и обязателен для исполнения обеими сторонами.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Локальные нормативные акты: какие документы разработать
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) определяют режим работы, время перерывов, порядок применения поощрений и дисциплинарных взысканий. Без этого документа работодатель не сможет законно наказать сотрудника за опоздание или прогул.
Положение об оплате труда регламентирует систему премирования, надбавок, сроки выплаты зарплаты и порядок индексации. Если в компании предусмотрены сложные KPI или бонусы, их детальное описание в этом акте защитит компанию от претензий сотрудника в суде.
Сбор и обработка данных требуют оформления Положения о защите персональных данных. К нему обязательно прилагается письменное согласие сотрудника на обработку его данных. Без этого документа любая проверка Роскомнадзора приведет к крупному штрафу.
Должностные инструкции определяют круг обязанностей работника и его ответственность. Они необходимы, если работодатель планирует увольнение по статье за невыполнение должностных обязанностей, так как без инструкции невозможно доказать факт неисполнения конкретных функций. Инструкции по охране труда обязательны для всех позиций, где есть риск производственного травматизма.
Чтобы не тратить десятки часов на рутинное составление этих документов с нуля, используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.
Документы по движению персонала и изменениям условий труда
Любое изменение условий трудового договора — повышение оклада, смена должности, изменение графика — оформляется дополнительным соглашением. Приказ о переводе издается только после подписания этого соглашения.
Предоставление отпуска оформляется приказом, который подписывается работником. Если сотрудник работает удаленно, в трудовом договоре или отдельном соглашении о дистанционной работе фиксируется способ взаимодействия, порядок отчетности и компенсация использования личного оборудования.
При прекращении трудовых отношений работодатель издает приказ об увольнении и выдает сотруднику трудовую книжку (или справку СТД-Р при ЭТК). Также компания обязана выдать справку о доходах и заработной плате за последние три года, если работник ее затребовал.
Частые вопросы
Можно ли заменить бумажные кадровые документы электронными?
Да, при условии перехода организации на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Для этого необходимо издать приказ о переходе на КЭДО, выбрать оператора системы и получить согласие от каждого сотрудника. В этом случае приказы об отпусках и дополнительные соглашения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или простой ЭП (ПЭП) в зависимости от типа документа.
Обязательно ли вести личные карточки сотрудников в 2026 году?
Заполнение личных карточек формы Т-2 не является обязательным требованием закона для всех работодателей. Организация вправе вести учет данных сотрудников в любом удобном формате или использовать внутренние анкеты. Однако многие компании сохраняют эту практику для удобного быстрого доступа к сведениям о стаже и образовании работника.
Какие документы обязательно показать при проверке ГИТ?
Инспекция труда в первую очередь запрашивает:
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
- ПВТР, график отпусков и Положение об оплате труда.
- Табели учета рабочего времени.
- Приказы о приеме, переводе и увольнении.
- Документы по охране труда и согласия на обработку персональных данных.
Информация носит справочный характер. Для получения юридически значимой консультации обратитесь к профильному специалисту.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Возврат подоходного налога: как вернуть НДФЛ через налоговый вычет в 2026 году
Инструкция по возврату НДФЛ через налоговые вычеты: сроки подачи, перечень документов и способы получения денег на карту в 2026 году.
Реквизиты для оплаты налогов в 2026 году: где найти и как не ошибиться
Актуальные способы поиска реквизитов для оплаты налогов через ЕНП в 2026 году: инструкции для ИП и ООО, чтобы избежать пеней и блокировок счетов.
Квалификация работника это: определение, виды и подтверждающие документы
Подробно о том, что такое квалификация работника, какие виды квалификации существуют и какие документы нужны для её подтверждения в 2026 году.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.