Внутренние кадровые документы: полный перечень, правила проверки и архивации

Проверка и аудит кадровых документов: на что смотрит инспектор

При визите Государственной инспекции труда (ГИТ) инспектор проверяет полноту пакета документов через выборочный контроль. Основными критериями являются наличие обязательных ЛНА, соответствие условий трудового договора нормам закона и наличие подтверждения того, что сотрудник был ознакомлен с документами под подпись до начала работы.

Типичные ошибки, приводящие к штрафам:

• отсутствие в трудовом договоре условий об оплате труда или режиме рабочего времени;
• отсутствие подписей сотрудников в приказах о приеме или переводе;
• несоответствие фактической должности в приказе записи в трудовой книжке;
• отсутствие графика отпусков или его несоблюдение без оформления переносов.

Внутренний аудит кадровых документов проводится путем сверки фактического наличия документов с реестром (описью) личных дел. Проверяется наличие всех обязательных приложений к договору, актуальность дополнительных соглашений и полнота сведений в табелях учета.

Особое внимание уделяется срокам ознакомления с ЛНА. Инспектор сверяет дату подписания листа ознакомления с датой приема сотрудника на работу. Если подпись поставлена спустя неделю после выхода на работу, документ признается недействительным в части применения дисциплинарных взысканий к этому сотруднику.

Управление кадровыми документами и их архив

Архив кадровых документов делится на два типа хранилища. Текущее хранилище включает документы по действующим сотрудникам и документы, срок хранения которых не истек. Постоянное хранилище предназначено для документов, имеющих историческую или долгосрочную ценность, таких как приказы по личному составу.

Сроки хранения документов в РФ регулируются архивным законодательством:

• постоянно: приказы по личному составу, лицевые счета, ведомости начисления заработной платы;
• 50 лет: документы, созданные до 2003 года, если они не имеют статуса постоянного хранения;
• 75 лет: документы по личному составу, созданные с 1 января 2003 года.

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения производится только после согласования с архивным органом (если организация государственная или имеет специфический статус) и оформления акта об уничтожении. В акте указываются перечень документов, сроки их хранения и комиссия, подтвердившая факт уничтожения.

При физическом хранении персональных данных сотрудники должны находиться в запираемых шкафах или сейфах с ограниченным доступом. При цифровом хранении используются системы с разграничением прав доступа, шифрованием и обязательным ведением лога действий пользователей. Все процессы обработки данных должны соответствовать закону «О персональных данных», включая наличие согласий от сотрудников на обработку и передачу сведений третьим лицам.

Частые вопросы

Как часто нужно проводить проверку кадровых документов?

Рекомендуется проводить полный внутренний аудит один раз в год перед составлением графика отпусков или при смене главного бухгалтера/кадровика. Частичные проверки (сверка новых договоров и приказов) должны проходить ежемесячно.

Можно ли хранить кадровые документы только в электронном виде?

Да, если в организации официально введен ЭКДО, утвержден локальным актом и сотрудники подписали согласие на переход на электронный документооборот. В этом случае бумажные копии не требуются, но система хранения должна соответствовать требованиям безопасности и обеспечивать доступ к документам при проверках ГИТ.

Нужно ли хранить личные дела уволенных сотрудников?

Да, личные дела и приказы об увольнении хранятся в архиве организации. Срок хранения зависит от даты создания документа (50 или 75 лет), так как эти сведения необходимы для подтверждения трудового стажа сотрудников при назначении пенсии.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется обратиться к профильному специалисту или актуальной редакции нормативно-правовых актов.