Декларация по НДС при розничной торговле: сроки, формы и работа в 1С и Excel

Сроки сдачи декларации по НДС в 2025 и 2026 годах

Декларация по НДС сдается ежеквартально. Крайний срок подачи — 25-е число месяца, следующего за отчетным кварталом. Если 25-е число выпадает на выходной или праздничный день, срок переносится на первый succeeding рабочий день.

График сдачи для 2025 и 2026 годов:

Отчетный период	Срок сдачи в 2025 году	Срок сдачи в 2026 году
I квартал (янв–мар)	до 25 апреля	до 25 апреля
II квартал (апр–июн)	до 25 июля	до 25 июля
III квартал (июл–сен)	до 25 октября	до 25 октября
IV квартал (окт–дек)	до 25 января 2026	до 25 января 2027

За нарушение сроков подачи предусмотрен штраф: 5% от суммы неуплаченного налога за каждый день просрочки, но не более 30% от общей суммы налога. Если сумма налога равна нулю, штраф составит 1000 рублей за каждый документ (ст. 119 НК РФ).

Контролировать статус отправки и наличие ошибок в отчете можно в личном кабинете налогоплательщика или через оператора ЭДО. Чтобы не допустить ошибок в оформлении, изучите, как правильно оформить титульный лист и сдать декларацию.

Как сформировать декларацию по НДС в 1С:Предприятие 8.3 и в Excel

В программе 1С:Предприятие 8.3 процесс автоматизирован. Для формирования отчета перейдите в раздел «Отчеты» $\rightarrow$ «Декларация по НДС». Выберите нужный период (квартал), проверьте правильность реквизитов организации и нажмите «Заполнить». Программа автоматически соберет данные из книг покупок и продаж.

Для тех, кто предпочитает ручной контроль или использует упрощенные формы, возможен экспорт данных из 1С в шаблон Excel. В этом случае сохраняется структура формы 4-НДС, где данные распределяются по строкам:

• Исходящие операции (продажи) — расчет НДС с реализации товаров.
• Входящие операции (покупки) — суммы НДС, предъявленные к вычету по счетам-фактурам поставщиков.

В шаблоне Excel важно строго соблюдать формулы расчета по ставкам НК РФ. Любое расхождение между суммой налога в книге продаж и итоговой строчкой декларации приведет к требованию от ФНС. Для быстрой и безошибочной подготовки документа используйте сервис Декларация по НДС, где расчеты производятся автоматически с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Неочевидно, но при розничной торговле с онлайн-кассой данные о сумме НДС передаются в ФНС автоматически через ОФД, однако отсутствие самостоятельной подачи декларации всё равно влечет штраф за непредставление отчета.

Декларация по НДС для ИП, занимающихся розничной торговлей

Индивидуальные предприниматели на ОСН обязаны подавать декларацию по НДС в общем порядке. Для ИП на УСН обязанность по подаче возникает, если оборот по операциям, подлежащим обложению НДС, превысил 2 млн рублей за квартал. Если оборот ниже этого порога, декларация не подается, а налог не начисляется.

Подача документа осуществляется через личный кабинет ИП на сайте ФНС. Для этого требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), которую можно получить в удостоверяющем центре или через ФНС.

Особенности учета при работе с ККТ:

1. Кассовый чек является документом, подтверждающим факт продажи, но не заменяет собой книгу продаж.
2. ИП должен самостоятельно консолидировать данные из Z-отчетов и чеков для заполнения разделов декларации.
3. При выявлении ошибок в суммах налога в чеках необходимо подать уточненную декларацию по НДС, чтобы скорректировать налоговую базу.

Если вы только начинаете работать с отчетностью, рекомендуем ознакомиться с материалом о том, кто сдает декларацию по НДС и как подготовить её в 1С.

Частые вопросы

Каков срок сдачи декларации по НДС за 2025 год?

Декларация за каждый квартал 2025 года подается до 25-го числа месяца, следующего за отчетным (25 апреля, 25 июля, 25 октября, 25 января 2026 года).

Можно ли заполнить декларацию по НДС в Excel без 1С?

Да, можно использовать официальный бланк в формате Excel или специализированные шаблоны. Однако в этом случае весь расчет налога, проверка ставок и сверка с первичными документами (счетами-фактурами) выполняются вручную.

Какие данные нужны для декларации по НДС при розничной торговле в 2026 году?

Необходимы данные из книги продаж (выручка по ставкам 20%, 10%, 0%) и книги покупок (суммы НДС от поставщиков, имеющие право на вычет), а также сведения о полученных авансах.

Нужно ли подавать декларацию по НДС ИП, если оборот ниже 2 млн руб?

Если ИП применяет УСН и сумма операций, облагаемых НДС, не превысила 2 млн рублей за квартал, подавать декларацию по НДС не требуется.

Как импортировать данные из 1С 8.3 в форму декларации по НДС?

В 1С необходимо сформировать отчет «Декларация по НДС», проверить его корректность, затем воспользоваться функцией «Сохранить как» или «Экспорт» в формат Excel или XML для последующей загрузки в программу отправки отчетности.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений или подачи отчетности проконсультируйтесь с профильным специалистом или обратитесь в налоговый орган.