Документы кадровой службы: обязательные формы, хранение и электронный учет

Хранение кадровых документов: бумажные и электронные формы

Бумажные кадровые документы должны храниться в условиях, исключающих их повреждение, потерю или доступ посторонних лиц. Это означает использование запирающихся шкафов или специализированных архивов с регулируемой влажностью и температурой. Документы группируются по типам (например, все приказы в одной папке, договоры — в другой) и описируются.

Переход на электронный архив требует соблюдения норм ФЗ «Об электронной подписи» и приказов Минтруда. Электронный документ признается равнозначным бумажному, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), если это предусмотрено внутренним соглашением сторон.

Для легитимного электронного архива организация должна:

1. Издать приказ о переходе на электронный кадровый документооборот (ЭКДО).
2. Заключить с каждым сотрудником соглашение об использовании ЭКДО.
3. Обеспечить хранение документов в формате, исключающем их несанкционированное изменение.

При переходе на цифровой формат важно четко разграничить права доступа. Должностная инструкция специалиста по кадрам должна содержать пункт об ответственности за сохранность персональных данных и управление электронным архивом.

Электронные кадровые документы: создание, подпись и доступ

Электронный кадровый документ имеет юридическую силу, если он создан в системе ЭКДО, интегрированной с государственными информационными системами, или подписан УКЭП. Основным требованием является возможность идентификации подписанта и неизменность текста документа после его подписания.

Оформление электронного трудового договора происходит в несколько этапов:

1. Создание проекта договора в системе ЭКДО.
2. Направление документа на подпись работнику через личный кабинет.
3. Подписание документа обеими сторонами с помощью ЭЦП.
4. Регистрация договора в реестре и автоматическая отправка сведений о приеме в Социальный фонд России (СФР).

Приказ о приеме на работу в электронном виде оформляется аналогично. В системе создается электронная форма приказа, которая маршрутизируется на согласование руководителю и подписывается им. Сотрудник может быть ознакомлен с приказом путем проставления электронной отметки «Ознакомлен» с использованием УНЭП.

Все электронные документы должны быть доступны для выгрузки в форматах, поддерживаемых государственными органами (обычно PDF или XML). При этом работодатель обязан обеспечить работнику доступ к его электронным документам по первому требованию.

Частые вопросы

Какой срок хранения трудовых договоров?

Срок хранения трудовых договоров, заключенных после 2003 года, составляет 50 лет. Для договоров, заключенных до этой даты, срок составляет 75 лет.

Можно ли хранить кадровые документы только в электронном виде?

Да, если в компании введен ЭКДО, подписаны соответствующие соглашения с сотрудниками и используются законные виды электронных подписей. В этом случае бумажные дубликаты создавать не обязательно.

Как оформить электронный приказ о приеме на работу?

Приказ создается в системе ЭКДО, подписывается руководителем УКЭП и направляется работнику для ознакомления. Факт ознакомления фиксируется электронной подписью сотрудника.

Какие документы обязательны при увольнении работника?

Работодатель обязан выдать: трудовую книжку (или справку СТД-Р), расчетный листок, справку о доходах и суммах налога физического лица, а также выписку из ПФР/СФР о стаже.

Нужно ли вести отдельный журнал учета кадровых документов?

Законодательство не требует ведения единого «журнала учета», но рекомендуется вести реестры приказов и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется проконсультироваться с профильным юристом или бухгалтером.