Документы, необходимые для трудоустройства: полный список в 2026 году
Для трудоустройства в 2026 году кандидат должен предоставить паспорт, трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности), СНИЛС и ИНН. В зависимости от должности потребуются документы об образовании, военный билет или медицинская книжка.
Работодатель не имеет права отказывать в приеме на работу из-за отсутствия документов, которые не предусмотрены законом, даже если они прописаны во внутреннем регламенте компании.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Какие документы необходимы для трудоустройства по закону
Базовый перечень документов установлен Трудовым кодексом. Без этого набора оформить трудовой договор невозможно:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
- Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-ПФР). Если сотрудник перешел на электронный формат, бумажный оригинал остается у него на руках.
- СНИЛС. Страховой номер необходим для передачи данных в Социальный фонд России.
- ИНН. Идентификационный номер налогоплательщика требуется для корректного перечисления НДФЛ. Чтобы узнать, как платить НДФЛ за сотрудников в 2026 году: сроки, суммы и правила, изучите актуальный порядок налогового администрирования.
Для специальностей, требующих подтвержденной квалификации (врачи, инженеры, бухгалтеры, водители), обязательны дипломы об образовании, аттестаты или сертификаты о профессиональной подготовке. Без них назначение на должность будет незаконным.
Военнообязанные граждане предоставляют военный билет или иной документ воинского учета. Это необходимо работодателю для передачи сведений в военкомат в установленные сроки.
Справка об отсутствии судимости требуется только для определенных категорий должностей: педагогов, работников органов управления, сотрудников авиационной безопасности и некоторых других позиций, где это прямо предусмотрено федеральным законодательством.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Дополнительные документы при приеме на работу
Существуют документы, которые не являются обязательными для всех, но требуются в конкретных ситуациях.
Справка о доходах и суммах налога физического лица (бывшая 2-НДФЛ) за текущий год предоставляется по желанию сотрудника. Она нужна, чтобы новый работодатель мог правильно рассчитать налоговые вычеты и стандартные deductions. Если вы планируете оформить возврат части НДФЛ для семей с детьми: правила и документы в 2026 году, эта справка станет основанием для учета доходов с предыдущего места работы.
Медицинская книжка или заключение врача обязательны для тех, кто работает в общепите, торговле продуктами, образовании, медицине или в условиях вредного производства. Расходы на прохождение медосмотра обычно берет на себя компания.
Справку о регистрации по месту жительства или пребывания запрашивают только в том случае, если в паспорте отсутствует соответствующий штамп или отметка.
Для автоматизации кадрового документооборота и исключения ошибок в оформлении используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.
Какие документы работодатель требовать не может
Закон строго ограничивает перечень сведений, которые компания может запрашивать у кандидата. Требование документов, не предусмотренных Трудовым кодексом, является нарушением.
Запрещено требовать оригинал диплома об образовании для его хранения в личном деле. Работодатель имеет право снять копию с документа, но оригинал должен остаться у владельца. Также незаконно требовать любые залоговые документы или денежные депозиты при приеме на работу.
Работодатель не вправе запрашивать сведения, не имеющие отношения к деловым качествам сотрудника. К ним относятся:
- Данные о вероисповедании или политических взглядах.
- Сведения о семейном положении, наличии детей или планах по их рождению.
- Информация о национальности или расовой принадлежности.
Отказ в приеме на работу по таким основаниям является дискриминацией и может быть обжалован в суде или через трудовую инспекцию. Если вы нанимаете персонал как ИП и хотите оптимизировать свои расходы, проверьте лимит ИП на УСН в 2026 году: пороги по доходам, сотрудникам и имуществу, чтобы не превысить допустимое количество штатных единиц.
Частые вопросы
Нужно ли предоставлять бумажную трудовую книжку, если она электронная?
Нет, если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК), он предоставляет справку СТД-Р или СТД-ПФР. Бумажная книжка в этом случае хранится у самого работника.
Что делать, если паспорт находится на замене?
Предоставить временное удостоверение личности, выданное МВД на период оформления паспорта. Этот документ имеет полную юридическую силу для заключения трудового договора.
Обязателен ли ИНН при трудоустройстве?
Да, ИНН необходим для идентификации налогоплательщика в базе ФНС. Если у кандидата нет номера, работодатель может самостоятельно запросить его в налоговой службе по паспортным данным сотрудника.
Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется проконсультироваться с юристом или бухгалтером.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
ТОРГ-12: что это за документ и как его правильно заполнять в 2026 году
Разбираем назначение накладной ТОРГ-12, правила её заполнения и отличия от УПД для учета товаров в России согласно актуальным нормам 2026 года.
Реестр товарных накладных: правила ведения, образцы и отличия от транспортных документов
Узнайте, как правильно вести реестр товарных накладных в 2026 году, чем он отличается от транспортной накладной и где скачать актуальные бланки документов.
Гарантийное письмо от организации: правила оформления для налоговой и работодателя
Разбираем, как составить гарантийное письмо для регистрации юридического адреса по закону № 129-ФЗ и для приема соискателя на работу.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.