Если в персонифицированные сведения забыли включить сотрудника: что делать

Как исправить персонифицированные сведения: пошаговый порядок

Сформируйте уточнённые сведения по форме ЕФС-1 с признаком отмены или корректировки. Признак указывается в соответствующем поле отчёта: если в исходной версии сотрудник отсутствовал, подаётся корректирующая форма, а если данные по нему были указаны неверно — отменяющая с последующей корректной подачей.

Укажите в отчёте только того сотрудника, которого забыли включить, — повторно подавать данные по всем работникам не нужно. Это прямо предусмотрено порядком заполнения ЕФС-1: уточнённые сведения подаются по тем застрахованным лицам, по которым обнаружены расхождения. Подача полного списка сотрудников только увеличит риск новых ошибок и замедлит обработку отчёта.

Подайте сведения в СФР тем же способом, которым сдаёте регулярную отчётность: через оператора или личный кабинет. Если вы отчитываетесь через оператора электронного документооборота, уточнённые сведения отправляются тем же каналом. Если сдаёте отчётность через личный кабинет страхователя на сайте СФР — используйте его. Сроки приёма уточнённых сведений те же, что и для регулярных: отчёт, поданный после 25-го числа, считается поданным с нарушением срока.

Сохраните подтверждение отправки и квитанцию о приёме отчёта — они понадобятся при споре со СФР. Квитанция о приёме подтверждает дату и факт подачи уточнённых сведений. Если СФР попытается оштрафовать за несвоевременную подачу, именно этот документ станет доказательством того, что ошибка была исправлена добровольно и до обнаружения расхождения фондом.

Сроки подачи персонифицированных сведений и последствия пропуска

Сведения о сотрудниках подаются ежемесячно не позднее 25-го числа следующего месяца. Эта норма действует с 2023 года, когда персонифицированные сведения стали частью единой формы ЕФС-1. За январь отчёт подаётся до 25 февраля, за февраль — до 25 марта и так далее. Если 25-е число выпадает на выходной, срок переносится на следующий рабочий день.

Если забыли включить сотрудника, подать уточнённые сведения можно в любой момент, но штраф зависит от того, когда ошибка обнаружена. Если вы сами нашли ошибку и подали корректировку до того, как СФР обнаружил расхождение, штраф не грозит. Если же фонд нашёл ошибку первым и запросил пояснения, штраф составит 500 рублей за каждого сотрудника, данные по которому не были представлены или были неполными.

СФР может запросить пояснения при расхождении данных, и на ответ даётся ограниченное время. При обнаружении расхождений между данными страхователя и информацией, имеющейся в СФР, фонд направляет уведомление. На ответ даётся пять рабочих дней с момента получения уведомления. Если пояснения не представлены, СФР может составить акт о нарушении и привлечь к ответственности.

Регулярная сверка с СФР помогает находить ошибки до того, как они станут поводом для штрафа. Проверяйте данные о застрахованных лицах в личном кабинете страхователя, сверяйте списки сотрудников с фактически работающими. Особенно важно делать это после приёма и увольнения сотрудников, а также при изменении данных — фамилий, паспортных данных, СНИЛС.

Частые вопросы

Какой штраф за персонифицированные сведения в 2026 году?

За непредставление или неполное представление персонифицированных сведений штраф составляет 500 рублей за каждого сотрудника, в отношении которого сведения не поданы или поданы не полностью. Если отчёт подан с нарушением срока, но данные по всем сотрудникам указаны верно, штраф также составит 500 рублей за каждого застрахованного лица. Должностное лицо — например, руководитель организации или ИП — дополнительно может быть оштрафовано на сумму от 300 до 500 рублей по статье 15.33 КоАП. Если ошибка исправлена добровольно до обнаружения расхождения СФР, штраф не применяется.

Можно ли исправить персонифицированные сведения после сдачи отчёта?

Да, можно. Для этого подаётся уточнённая форма ЕФС-1 с признаком отмены или корректировки. Если в исходном отчёте сотрудник был ошибочно включён, подаётся отменяющая форма, а затем корректная. Если сотрудник не был включён вовсе, достаточно подать корректирующую форму с данными по нему. Уточнённые сведения можно подать в любой момент, но от того, когда именно вы это сделаете — до или после обнаружения ошибки СФР, — зависит применение штрафа.

Что будет, если не подать персонифицированные сведения вовремя?

За несвоевременную подачу персонифицированных сведений предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждого сотрудника, данные по которому не представлены в срок. Кроме того, должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности по статье 15.33 КоАП — штраф от 300 до 500 рублей. Если отчёт не подан вообще, СФР может также запросить пояснения, а при их отсутствии — составить акт о нарушении. Подача отчёта после срока, но до обнаружения нарушения фондом, не освобождает от штрафа за просрочку, но позволяет избежать дополнительных санкций за непредставление сведений.

Нужно ли подавать уточнённые сведения, если ошибку нашёл сам СФР?

Да, нужно. Если СФР обнаружил расхождение и направил уведомление, страхователь обязан представить пояснения в течение пяти рабочих дней. Если расхождение подтвердилось, необходимо подать уточнённые сведения. При этом штраф в размере 500 рублей за каждого сотрудника будет применён, поскольку ошибка обнаружена фондом, а не страхователем самостоятельно. Подача уточнённых сведений после уведомления СФР не отменяет штраф, но позволяет закрыть расхождение и избежать дальнейших санкций.

Как подать персонифицированные сведения, если сотрудник был принят на работу в середине месяца?

Сотрудник, принятый на работу в середине месяца, включается в персонифицированные сведения за тот месяц, в котором он фактически начал работать. Например, если сотрудник принят 15 марта, он включается в отчёт за март, который подаётся до 25 апреля. Данные о нём указываются в разделе 2 формы ЕФС-1 с датой начала работы — 15 марта. Если сотрудник был принят и уволен в одном месяце, он также включается в отчёт за этот месяц: указываются обе даты — приёма и увольнения. Если сотрудник принят в последний день месяца, он включается в отчёт за этот месяц.

Информация носит справочный характер, не является официальной консультацией и не заменяет разъяснения уполномоченных органов. Для конкретной ситуации рекомендуем обратиться к специалисту или в СФР.