ЕФС-1 для дистанционного работника: сроки и правила подачи

Как заполнить ЕФС-1 для сотрудника на удаленке

В подразделе 1.1 формы ЕФС-1 необходимо указать условия выполнения работы. Для дистанционных сотрудников в соответствующих полях фиксируется характер работы: полностью дистанционный или комбинированный. Комбинированный режим подразумевает чередование работы в офисе и удаленно, что должно быть закреплено в трудовом договоре.

В графе с наименованием должности указывается позиция сотрудника согласно штатному расписанию. Дистанционный статус не меняет код должности по ОКПДТР или ОКЗ, если специфика функций остается прежней. Если должность создана специально для удаленного режима, в наименовании можно добавить уточнение «дистанционный», но это не является обязательным требованием СФР.

Данные о месте работы указываются по адресу регистрации организации (головному офису или филиалу), к которому прикреплен сотрудник. Регион фактического проживания удаленщика в форме ЕФС-1 не отражается, так как отчетность подается по месту регистрации работодателя. Чтобы избежать ошибок в реквизитах и кодах, используйте ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой данных по ИНН.

Особенности подачи ЕФС-1 при переходе на дистанционную работу

При изменении условий трудового договора с офисного режима на дистанционный подавать новую форму ЕФС-1 не требуется, если не меняется статус застрахованного лица или его должность. Сведения о приеме подаются единожды. Однако, если перевод сопровождается изменением должности или переводом в другой структурный отдел, оформляется соответствующее уведомление.

Если перевод на удаленку оформляется дополнительным соглашением, срок уведомления СФР зависит от того, меняются ли данные, влияющие на страховой стаж или условия оплаты труда, требующие отражения в отчетности. В большинстве случаев простой перевод на дистанционный режим без смены должности не требует подачи отдельной формы ЕФС-1.

Процедура подачи различается при постоянном и временном переводах:

1. Постоянный перевод фиксируется в трудовом договоре или допсоглашении. Если нет смены должности, ЕФС-1 не подается.
2. Временный перевод (по инициативе работодателя в связи с ЧС или по просьбе работника) оформляется приказом. Такой перевод также не требует подачи ЕФС-1, так как не является приемом, увольнением или изменением условий, влияющих на страховой стаж.

После оформления кадровых изменений не забудьте проверить, нужно ли сдавать 6-НДФЛ ИП без работников в 2026 году, если ваш штат сократился или изменился. Также при работе с персоналом важно правильно применять налоговые вычеты, например, узнать, как уменьшить НДФЛ с заработной платы на детей: правила и суммы в 2026 году.

Частые вопросы

Нужно ли подавать ЕФС-1, если дистанционный работник подписал договор электронной подписью?

Да, способ подписания договора (бумажный или электронный) не освобождает работодателя от обязанности уведомить СФР. Срок подачи отсчитывается от даты подписания документа электронной подписью.

Влияет ли регион проживания дистанционного сотрудника на подачу ЕФС-1?

Нет, не влияет. Отчетность подается в территориальный орган СФР по месту регистрации работодателя. Данные о городе или стране проживания сотрудника в форму ЕФС-1 не вносятся.

Что делать, если забыли подать ЕФС-1 на удаленщика вовремя?

Необходимо подать форму как можно скорее, даже если срок уже истек. Подача с опозданием лучше, чем полное отсутствие сведений, так как это может снизить сумму штрафа при проверке или позволить избежать его в случае первого нарушения.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в СФР.