Заполнение ЕФС-1 за 1 квартал 2026 года: правила, сроки и образцы

Заполнение ЕФС-1: раздел 2 и подраздел 2.3

Раздел 2 формы ЕФС-1 предназначен для предоставления сведений о периодах работы сотрудников, которые включаются в страховой стаж. Алгоритм заполнения начинается с формирования списка застрахованных лиц, по которым за отчетный квартал возникли особые условия стажа (например, работа в северных регионах или вредные условия труда).

В подразделе 2.3 указываются конкретные коды периодов. Каждый период характеризуется кодом, который определяет вид стажа: специальный, льготный или обычный. Необходимо точно указать даты начала и окончания периода, а также соответствующий код согласно классификатору СФР.

Неочевидно, но при заполнении подраздела 2.3 за 1 квартал 2026 года ошибка в одном символе кода периода приведет к автоматическому отказу в приемке всего файла, а не только конкретной строки. Это связано с ужесточением алгоритмов автоматизированной проверки данных в СФР.

Перед отправкой данные подраздела 2.3 сверяются с первичными документами: трудовыми договорами, приказами о переводе и сведениями из системы кадрового учета. Любое расхождение в датах даже на один день может стать причиной запроса дополнительных пояснений от фонда.

Заполнение ЕФС-1: подраздел 1.2 и сведения при приеме на работу

Подраздел 1.2 используется для передачи сведений о трудовой деятельности (бывшая форма СЗВ-ТД). Здесь отражаются факты приема на работу, увольнения, перевода на другую должность, изменения сведений о сотруднике или изменения условий трудового договора.

Сроки подачи сведений по подразделу 1.2 строго регламентированы: уведомление в СФР направляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или заключения договора. Например, если сотрудник принят 15 марта, отчет должен быть отправлен до 16 марта включительно.

Ежедневные уведомления по подразделу 1.2 не дублируются в итоговом квартальном отчете. Квартальная форма ЕФС-1 содержит сведения о стаже (раздел 2), в то время как кадровые события передаются потоком в течение всего квартала. Чтобы избежать штрафов, рекомендуем использовать ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Синхронизация этих данных критически важна для корректного формирования отчетности по взносам. Параллельно с кадровыми сведениями работодатель готовит Расчет РСВ за 1 квартал 2026: ставки, порядок заполнения и изменения, где отражаются суммы выплат по тем же сотрудникам.

ЕФС-1 заполнение: образец и проверка ошибок

Перед отправкой формы рекомендуется пройти по чек-листу проверки:

1. Соответствие СНИЛС сотрудника актуальным данным (ошибки в одной цифре делают запись недействительной).
2. Правильность кодов ОКЯТ для подразделений и кодов профессий по ОКПДТР.
3. Отсутствие пересекающихся периодов стажа в подразделе 2.3 для одного сотрудника.
4. Наличие всех обязательных реквизитов организации в шапке документа.

Типичные ошибки часто связаны с использованием устаревших кодов профессий. С 2026 года СФР блокирует приемку отчетов с кодами, которые были исключены из классификатора. Также часто ошибаются в указании кодов подразделений, если организация имеет филиалы в разных регионах.

Если СФР прислал уведомление об отказе в приемке, необходимо изучить код ошибки в сопроводительном письме. Если ошибка техническая (формат файла), отчет пересоздается и отправляется заново. Если ошибка содержательная (неверный код стажа), подается корректирующая форма с пометкой «корректирующая» и указанием номера исходного документа.

Для полной картины налоговой нагрузки за период изучите Расчет по страховым взносам (РСВ) за I квартал 2026: ставки, порядок и пример, чтобы данные в ЕФС-1 и РСВ не противоречили друг другу.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 через СБИС?

В системе СБИС необходимо перейти в раздел «Отчетность», выбрать форму ЕФС-1 и указать отчетный период (1 квартал 2026). Система позволяет импортировать данные из 1С или заполнить их вручную. После ввода сведений программа проводит автоматическую проверку на наличие пустых обязательных полей и ошибок в форматах дат.

Нужно ли подавать ЕФС-1, если за 1 квартал не было кадровых изменений?

Если в организации не было приемов, увольнений, переводов и других событий, отражаемых в подразделе 1.2, «нулевой» отчет по этому подразделу не подается. Однако, если организация обязана предоставлять сведения о стаже (раздел 2) и за квартал не возникло периодов специального стажа, квартальный отчет также не подается.

Можно ли заполнить ЕФС-1 онлайн?

Да, заполнение возможно через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через специализированные сервисы ЭДО. Онлайн-заполнение позволяет избежать ошибок ручного ввода благодаря интеграции с государственными реестрами, где данные о сотрудниках подтягиваются автоматически по СНИЛС.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по учету и отчетности проконсультируйтесь с главным бухгалтером или налоговым консультантом.