Заполнение ЕФС-1 за 2025 год: правила, сроки и образцы разделов

Заполнение ЕФС-1 при приеме на работу и кадровых перемещениях

При приеме сотрудника в штат заполняется подраздел 1.2. Алгоритм действий включает ввод ФИО, СНИЛС и ИНН работника, указание даты приема, должности согласно штатному расписанию и кода мероприятия. В графе «Основание» указывается реквизит приказа (номер и дата).

В подразделе 1.2 особое внимание уделяется кодам мероприятий: «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛНЕНИЕ». При приеме на работу обязательно указывается код тарифной ставки или оклада, если это предусмотрено системой оплаты труда. Если сотрудник переведен на другую должность, в ЕФС-1 отражается дата перевода и наименование новой должности.

Сведения об увольнении оформляются аналогично приему, но с использованием кода «УВОЛНЕНИЕ». В этом случае в форме фиксируется дата расторжения трудового договора и основание. После подачи этих данных работодателю рекомендуется проверить расчет РСВ в 2026 году: порядок заполнения, ставки и сравнение с 2025, чтобы данные о численности сотрудников в СФР и ФНС совпадали.

Заполнение ЕФС-1: раздел 2 и подраздел 2.3

Раздел 2 предназначен для отражения сведений о стаже застрахованных лиц. Здесь фиксируются периоды работы, которые дают право на досрочное назначение страховой пенсии по старости. Данные вносятся по каждому сотруднику, имеющему право на льготный стаж.

Подраздел 2.3 используется для детализации особых условий труда. В нем указываются коды по ОКЯТ (Общероссийский классификатор специальностей рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), которые подтверждают вредность или опасность условий труда.

Неочевидно, но при заполнении подраздела 2.3 часто забывают, что сведения о стаже за 2025 год должны строго соответствовать данным в реестрах по спецоценке условий труда (СОУТ), иначе СФР отклонит отчет при сверке с данными о вредности.

Все данные раздела 2 должны быть синхронизированы с данными персонифицированного учета. Расхождения в периодах работы или кодах должностей приведут к тому, что стаж сотрудника не будет засчитан при назначении пенсии. Для корректного учета выплат по таким сотрудникам используйте РСВ: расчет по страховым взносам в 2026 году – ставки, порядок заполнения и пример расчёта.

Образец заполнения ЕФС-1 и типичные ошибки

При заполнении формы следует придерживаться следующей структуры:

1. Титульный лист: ИНН, КПП, ОГРН организации, период отчетности (2025 год).
2. Подраздел 1.2: Строка 1 — СНИЛС сотрудника; Строка 2 — Дата мероприятия (например, 15.05.2025); Строка 3 — Код «ПРИЕМ»; Строка 4 — Должность «Бухгалтер»; Строка 5 — Основание «Приказ №45 от 15.05.2025».
3. Подраздел 2.3: Код ОКЯТ, соответствующий должности, и период стажа с 01.01.2025 по 31.12.2025.

Критическими ошибками являются некорректные коды ОКЯТ и СЗВСТ. Если код должности не соответствует классификатору или не соотносится с видом деятельности организации, СФР пришлет отказ. Также часто ошибаются в датах: дата приказа не может быть позже даты подачи отчета, а дата мероприятия не может быть позже даты приказа.

Если ошибка обнаружена после отправки, необходимо подать уточняющий расчет. В таком случае в форме ставится признак «Уточненный», указывается номер и дата корректируемого документа, а исправленные данные заменяют ошибочные. Чтобы автоматизировать этот процесс и избежать ручного ввода, используйте сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 через СБИС?

В системе СБИС необходимо перейти в раздел «Отчетность», выбрать форму ЕФС-1 и указать период. При заполнении кадровых мероприятий данные подтягиваются из раздела «Кадры», если вы ведете учет в системе. После проверки всех полей и кодов ОКЯТ отчет подписывается КЭП и отправляется в СФР в один клик.

Нужно ли подавать ЕФС-1, если в 2025 году не было кадровых изменений?

Если в 2025 году не было приемов, переводов и увольнений, а также нет сотрудников с правом на досрочную пенсию (льготный стаж), подавать ЕФС-1 за год не требуется. Форма не является «нулевой» в привычном понимании, она подается только по факту наступления событий.

Где найти онлайн-заполнение ЕФС-1?

Онлайн-заполнение доступно в личном кабинете страхователя на портале СФР или через сертифицированных операторов ЭДО. Использование специализированных сервисов позволяет автоматически проверять коды мероприятий и оснований на соответствие актуальным справочникам 2026 года.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуем проконсультироваться с главным бухгалтером или налоговым консультантом.