Заполнение ЕФС‑1 в 2026 году: пошаговое руководство и образцы

Заполнение раздела 1.2 «Сведения о доходах» в ЕФС-1 2026

Раздел 1.2 предназначен для отражения сумм выплат, с которых исчисляются страховые взносы. В него включаются все виды доходов: заработная плата, премии, надбавки и компенсационные выплаты, предусмотренные трудовым договором.

Для разных субъектов правила следующие:

• ООО и ИП с сотрудниками: указывают совокупный доход каждого работника за отчетный период.
• Самозанятые: если они выступают в роли работодателей, отражают выплаты своим сотрудникам.

При наличии нескольких направлений бизнеса доходы группируются по кодам ОКВЭД основного и дополнительных видов деятельности. Это позволяет СФР корректно распределять взносы по отраслевым тарифам. Если вы ведете учет нескольких направлений, рекомендуем использовать учет ДДС: что это, как вести и какие нормы действуют в 2026 году для синхронизации выплат с фактическим движением средств.

Типичные ошибки в разделе 1.2:

• Округление сумм до целых чисел (требуется точность до двух знаков после запятой).
• Включение в базу доходов сумм, не облагаемых страховыми взносами.
• Несоответствие итоговой суммы по разделу 1.2 данным в РСВ.

Заполнение раздела 2 и подраздела 2.1 «Расходы» в ЕФС-1 2026

Раздел 2 заполняется при наличии специфических расходов, которые влияют на расчет страховых выплат или требуют отдельного отражения в системе социального страхования. Основным критерием является наличие документально подтвержденных затрат, классифицированных согласно актуальному классификатору СФР.

В подразделе 2.1 производится детальная разбивка расходов по статьям. Если организация является плательщиком НДС, суммы расходов указываются без учета налога. Расчет производится по формуле: «Сумма с НДС / 1.20» (при ставке 20%). Для ИП на УСН НДС не выделяется, указывается полная сумма фактических затрат.

Неочевидно, но в 2026 году для ИП на УСН с доходом до 5 млн руб. раздел 2 заполняется только при наличии расходов; если расходов нет, поле оставляют пустым, а не ставят «0», что уменьшает риск автоматической блокировки формы.

При необходимости детального учета всех операционных затрат используйте форму П-3 отчёт о затратах 2026: пошаговое заполнение, особенности для ИП и сроки подачи, так как ЕФС-1 фиксирует только те расходы, которые имеют отношение к социальному страхованию.

Образец и онлайн-заполнение ЕФС-1 через СБИС в 2026 году

Актуальный образец формы в формате PDF и XML доступен для скачивания на официальном портале ФНС в разделе «Формы отчетности». Однако ручное заполнение файла в текстовом редакторе недопустимо из-за риска нарушения структуры XML-схемы.

Оптимальный способ подачи — использование сервиса ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Процесс отправки через СБИС в 2026 году выглядит так:

1. Регистрация и вход в личный кабинет с помощью УКЭП.
2. Выбор формы ЕФС-1 в каталоге отчетов.
3. Заполнение данных (или импорт из 1С). Система автоматически подставит реквизиты организации.
4. Прохождение онлайн-валидации. Сервис СБИС в реальном времени проверяет форму на наличие пропусков, ошибок в СНИЛС и некорректных сумм.
5. Подписание документа электронной подписью и отправка в СФР.

После отправки формируется отчет о проверке. Если СФР обнаружит расхождения, в СБИС придет уведомление об ошибке с указанием конкретного поля. В этом случае необходимо внести правки и отправить уточненный расчет.

Частые вопросы

Как заполнить раздел 2 ЕФС-1 в 2026 году?

Раздел 2 заполняется только при наличии соответствующих расходов. Необходимо распределить суммы по статьям классификатора, исключить НДС (для плательщиков налога) и указать итоговую сумму. Если вы ИП на УСН с доходом до 5 млн руб. и расходов нет, поле оставляют пустым.

Можно ли отправить ЕФС-1 онлайн через СБИС?

Да, СБИС поддерживает полную автоматизацию подачи ЕФС-1. Сервис обеспечивает валидацию данных перед отправкой, что исключает возврат отчета из-за технических ошибок в XML-файле.

Нужен ли электронный подписант для подачи ЕФС-1 в 2026 году?

Да, подача ЕФС-1 в электронном виде возможна только с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), выданной аккредитованным удостоверяющим центром или ФНС.

Как правильно оформить раздел 1.2 при наличии нескольких видов доходов?

Все виды доходов (оклад, премии, бонусы) суммируются по каждому сотруднику. Если деятельность ведется по разным ОКВЭД, доходы группируются соответствующим образом согласно требованиям СФР для 2026 года.

Какие штрафы предусмотрены за ошибки в разделе 1.2 ЕФС-1?

За подачу недостоверных сведений или нарушение сроков предусмотрены административные штрафы согласно КоАП РФ. Сумма штрафа зависит от размера ошибки и статуса налогоплательщика (ИП или ООО).

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в СФР.