Заполнение ЕФС‑1 за год: пошаговое руководство, образцы и онлайн‑форма

Заполнение раздела 2 и подраздела 1.2 в ЕФС-1

Раздел 2 предназначен для отражения сведений о доходах сотрудников, с которых исчислялись страховые взносы, а также данных об удержаниях и фактически уплаченных налогах. Здесь указываются суммы выплат по каждому застрахованному лицу, разделенные по видам доходов.

Подраздел 1.2 используется для фиксации изменений в трудовой деятельности. В нем указываются:

• дата начала действия трудового договора;
• дата окончания договора (при увольнении);
• сведения о переводах на другую должность или изменении условий оплаты труда.

При корректировке условий договора в подразделе 1.2 фиксируется дата изменения и новая формулировка должности или ставки. Например, для сотрудника, переведенного с 0.5 на полную ставку, создается запись с указанием даты приказа о переводе и нового размера оплаты. Для разных категорий работников (внутренних совместителей, дистанционных сотрудников) записи различаются кодами условий труда и типами договоров.

ЕФС-1 при приеме на работу и увольнении: что указывать

При найме сотрудника в форму вносятся данные о дате начала работы, наименовании должности в соответствии со штатным расписанием и установленной ставке. Также указываются основания для возможных удержаний из заработной платы, если они предусмотрены договором или законом.

Запись об увольнении оформляется путем указания даты расторжения договора и причины увольнения (со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ). В расчетной части отражаются все итоговые выплаты: компенсации за неиспользованный отпуск, выходные пособия и окончательный расчет по зарплате.

Налоговые органы и СФР при проверке этих разделов сопоставляют даты приема и увольнения с данными о выплатах. Расхождения в датах или отсутствие записей о приеме при наличии выплат приводят к штрафам за нарушение сроков подачи сведений. Если компания сдает и другую отчетность, стоит проверить новые формы статистической отчётности 2026: изменения, сроки и инструкция заполнения, чтобы избежать ошибок в общих данных о численности персонала.

Образцы и онлайн-заполнение ЕФС-1 через СБИС

Официальные образцы форм публикуются на сайтах СФР и ФНС, однако для подачи они должны быть конвертированы в формат XML. В системе СБИС эти формы уже адаптированы под актуальные требования 2026 года и доступны в виде интерактивных шаблонов.

Процесс заполнения в СБИС состоит из трех этапов:

1. Импорт данных: система подтягивает сведения о сотрудниках из кадрового учета или 1С.
2. Проверка валидности: встроенный алгоритм подсвечивает пустые обязательные поля или некорректные коды.
3. Отправка: документ подписывается КЭП и уходит в ФНС в один клик.

Использование автоматизированных систем позволяет избежать ручного расчета налогов, так как СБИС сам вычисляет суммы взносов на основе введенных доходов. Предупреждения об ошибках срабатывают до отправки документа, что минимизирует риск получения уведомления о некорректно заполненном отчете. Оптимизировать этот процесс можно через сервис ЕФС-1 (сведения для СФР) — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Частые вопросы

Как правильно заполнить ЕФС-1 онлайн?

Необходимо использовать личный кабинет налогоплательщика или сертифицированного оператора ЭДО. Заполните реквизиты организации, внесите данные о сотрудниках в соответствующие разделы, проверьте корректность дат и подпишите документ усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Можно ли использовать СБИС для заполнения ЕФС-1?

Да, СБИС поддерживает актуальные формы ЕФС-1. Система автоматизирует импорт данных из бухгалтерских программ, проверяет форму на ошибки и обеспечивает передачу документа в ФНС и СФР по защищенным каналам связи.

Нужно ли указывать сведения о приёме на работу в ЕФС-1?

Да, сведения о приеме на работу вносятся в подраздел 1.2. Это обязательное требование для учета стажа сотрудника и контроля правильности начисления страховых взносов.

Как заполнять подраздел 1.2 в ЕФС-1?

В этом подразделе указываются даты начала и окончания трудовых отношений, сведения о переводах и изменениях условий договора. Каждая запись должна содержать дату события и соответствующий код основания.

Где взять образец ЕФС-1 для заполнения?

Актуальные бланки доступны на официальных ресурсах СФР и ФНС. Для упрощения работы рекомендуется использовать интерактивные формы в системах отчетности, которые автоматически обновляются при изменении законодательства.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по вопросам налогообложения и отчетности рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в контролирующие органы.