Изменение фамилии сотрудника в кадровых документах: пошаговая инструкция

Как настроить кадровые документы в 1С при смене данных

В системе 1С изменения вносятся через карточку физического лица. Необходимо перейти в раздел «Зарплата и кадры» $\rightarrow$ «Физические лица», выбрать нужного сотрудника и изменить фамилию в соответствующем поле. Важно менять данные именно в карточке физлица, а не только в карточке сотрудника, чтобы история перемещений и начисления сохранились за одним человеком.

После обновления данных в карточке физического лица фамилия автоматически подтянется во все текущие шаблоны приказов, договоров и расчетных листков. Если вы используете типовые формы, система заменит старую фамилию на новую во всех документах, которые будут созданы после даты изменения. Инструкции по первичной настройке системы доступны в материале Кадровые документы в 1С 8.3 Бухгалтерия: как включить и настроить.

Для корректной подачи отчетности в СФР необходимо проверить синхронизацию данных. Смена фамилии требует подачи сведений о персональных данных сотрудника. Если данные в 1С обновлены, форма ЕФС-1 сформируется с актуальной фамилией, что исключит риск отклонения отчета из-за несовпадения данных с реестром ЗАГС.

Подписание кадровых документов электронной подписью

При использовании КЭДО (кадрового электронного документооборота) процесс смены фамилии упрощается. Дополнительное соглашение и приказ направляются сотруднику в электронном виде. Юридическая значимость такого документа равна бумажному, если используется усиленная квалифицированная (УКЭП) или усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).

Процедура выглядит следующим образом:

1. Кадровик создает электронный документ с новой фамилией.
2. Сотрудник подписывает его в личном кабинете КЭДО.
3. Система фиксирует дату и время подписания.

После подписания документов работодатель уведомляет сотрудника о необходимости обновить персональные данные в профиле личного кабинета КЭДО. Это необходимо для того, чтобы последующие уведомления и приказы приходили на актуальное имя. Чтобы избежать ошибок при переходе на цифру, изучите заявление о внесении изменений в кадровые документы: правила оформления и образцы.

Порядок хранения кадровых документов после внесения изменений

Копии документов-оснований (свидетельств о браке или справок ЗАГСа) подшиваются в личное дело сотрудника. Хранить оригиналы этих документов в организации запрещено. Копия должна быть заверена сотрудником или работодателем.

Все кадровые документы, содержащие персональные данные, включая дополнительные соглашения и приказы о смене фамилии, должны храниться в запираемом сейфе для кадровых документов. Доступ к сейфу должен быть ограничен и предоставляться только уполномоченным сотрудникам отдела кадров или бухгалтерии.

Срок хранения документов о смене персональных данных зависит от типа документа:

• Дополнительные соглашения к трудовому договору хранятся вместе с договором до момента увольнения сотрудника и истечения срока исковой давности.
• Приказы по личному составу (о внесении изменений) хранятся 50 лет, если они созданы после 2003 года.

Частые вопросы

Нужно ли заключать новый трудовой договор, если сотрудник поменял фамилию?

Нет, новый договор заключать не нужно. Трудовые отношения продолжаются, меняются только персональные данные. Все изменения фиксируются дополнительным соглашением к действующему трудовому договору.

Как настроить кадровые документы в 1С, чтобы фамилия изменилась везде сразу?

Необходимо изменить фамилию в карточке «Физическое лицо». Поскольку карточка сотрудника связана с карточкой физлица, данные обновятся во всех связанных документах и отчетах автоматически.

Можно ли подписать документы о смене фамилии электронной подписью?

Да, если в компании официально введен КЭДО. Дополнительное соглашение и приказ, подписанные УКЭП или УНЭП, имеют полную юридическую силу и признаются контролирующими органами.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательного решения по оформлению документов рекомендуем проконсультироваться с юристом или профильным специалистом.