Кадровые документы в ВШЭ: правила оформления и требования к документации

Порядок подачи и согласования кадровых документов

Документ проходит трехэтапный маршрут согласования. Сначала инициатор (сотрудник или руководитель отдела) подготавливает проект документа или заявление. Затем документ подписывается руководителем соответствующего подразделения (деканатом, дирекцией школы или департаментом). Финальный этап — передача документа в отдел кадров для проверки на соответствие нормам права и регистрации в журнале.

При изменении условий труда или переводе на другую должность документы должны быть предоставлены не позднее чем за один месяц до даты вступления изменений в силу. В случае перевода внутри университета оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о переводе. Срок подписания приказа — не позднее трех рабочих дней с момента принятия решения.

Для ускорения процессов университет использует систему электронного документооборота (ЭДО). Кадровые приказы, уведомления об отпусках и заявления о предоставлении выходных дней подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, и автоматически попадает в личное дело сотрудника. Чтобы автоматизировать работу с такими документами и избежать ошибок в формулировках, используйте Legium.pro — форма прямо в этой статье: оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

Хранение и архив кадровых документов в университете

Личные дела сотрудников и трудовые договоры хранятся в архиве университета в соответствии с федеральным законом об архивном деле. Срок хранения документов по личному составу, созданных после 2003 года, составляет 50 лет. Документы, созданные до этой даты, хранятся 75 лет. Это необходимо для подтверждения трудового стажа сотрудников при выходе на пенсию.

Доступ к персональным данным ограничен. Сведения из личного дела предоставляются только уполномоченным сотрудникам отдела кадров и руководителям подразделений. Справки о стаже и копии приказов выдаются сотруднику по письменному заявлению в течение трех рабочих дней. Все операции по выдаче документов фиксируются в реестре учета.

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения происходит по утвержденному графику. Составляется акт о выделении документов к уничтожению, который согласовывается с архивной службой. Документы уничтожаются способом, исключающим возможность восстановления данных (шредирование). Все этапы утилизации фиксируются в акте об уничтожении, который хранится в архиве бессрочно.

Частые вопросы

Где найти актуальные шаблоны кадровых документов ВШЭ?

Шаблоны доступны во внутреннем корпоративном портале университета в разделе «Кадровое делопроизводство». Также актуальные формы можно запросить напрямую у специалиста отдела кадров вашего подразделения.

Можно ли подать кадровые документы в электронном виде?

Да, если сотрудник подключен к системе ЭДО университета. В этом случае заявление или согласие подписывается электронной подписью и направляется через внутреннюю систему маршрутизации документов.

В какой срок сотрудник должен предоставить документы при приеме на работу?

Документы предоставляются до момента подписания трудового договора. В случае предоставления документов позже, работодатель вправе отложить выход сотрудника на работу до полного комплектования личного дела.

Информация носит справочный характер. Для получения точных инструкций обратитесь в отдел кадров вашего подразделения или к актуальной редакции локальных нормативных актов университета.