Кадровые документы в Казахстане: полный перечень и правила оформления

Как правильно оформить кадровые документы

Реквизиты документов должны обеспечивать их юридическую силу. Каждый приказ или договор обязан содержать дату составления, наименование организации, подписи обеих сторон и печать компании (если организация ее использует). Отсутствие даты или подписи работника об ознакомлении делает документ недействительным при трудовом споре.

Порядок ознакомления с локальными актами (правилами внутреннего распорядка, положениями об оплате труда) предполагает подпись работника в экземпляре документа или в специальном листе ознакомления. Подпись должна сопровождаться фразой «С документом ознакомлен» и датой. Это подтверждает, что сотрудник знал о правилах компании до совершения дисциплинарного проступка.

Электронные трудовые договоры оформляются с использованием ЭЦП (электронной цифровой подписи), выданной Национальным удостоверяющим центром РК. Такой документ приравнивается к бумажному с живой подписью. При использовании ЭЦП работодатель обязан обеспечить хранение цифровых сертификатов и подтверждений отправки документа. Чтобы автоматизировать создание таких документов и избежать ошибок в формулировках, используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

Сроки хранения кадровой документации зависят от типа документа. Личные дела и трудовые договоры хранятся в течение 75 лет с момента их создания (для документов, созданных до 2009 года) или в течение 50 лет для более новых. Приказы по личному составу также относятся к документам с длительным сроком хранения, что критически важно при ликвидации предприятия, о чем подробнее рассказано в статье про Ликвидацию АО в 2026 году.

Регистрация трудовых договоров в единой системе учета (ЕСУТ)

Все трудовые договоры в Казахстане подлежат обязательной регистрации в Единой системе учета трудовых договоров (ЕСУТ) через портал Enbek.kz. Срок внесения данных о приеме на работу или увольнении составляет 5 рабочих дней с даты подписания соответствующего документа.

Отсутствие регистрации договора в системе ЕСУТ влечет административную ответственность работодателя. Штрафы налагаются согласно Кодексу об административных правонарушениях РК. Проверки госинспекции труда начинаются с сопоставления данных в реестре Enbek.kz с фактически работающим персоналом.

Если в реестр была внесена ошибочная запись (например, неверная дата начала работы или опечатка в ИИН), корректировка производится через личный кабинет работодателя на портале. Для внесения изменений может потребоваться загрузка скан-копии корректирующего соглашения к трудовому договору или приказа об исправлении ошибки.

Частые вопросы

Нужна ли бумажная копия договора, если он зарегистрирован в ЕСУТ?

Да, бумажная копия с подписями сторон или электронный документ, подписанный ЭЦП, обязательна. Регистрация в ЕСУТ — это уведомление государства о трудовых отношениях, но не замена самого договора. В суде или при проверке будет требоваться именно договор, а не выписка из системы.

Какие документы работодатель вправе требовать при приеме на работу?

Работодатель запрашивает удостоверение личности, документ об образовании, трудовую книжку (при наличии), справку о наличии/отсутствии судимости (для определенных должностей) и медицинскую справку (если работа связана с вредными условиями или пищевой промышленностью). Требование документов, не предусмотренных законом, запрещено.

Обязательно ли вести бумажный табель учета времени?

Закон не обязывает вести табель именно на бумаге. Допускается использование электронных систем учета рабочего времени (СКУД, CRM, специализированное ПО), если данные из них можно выгрузить в виде отчета, подтверждающего фактическое время работы сотрудника.

Информация носит справочный характер. Для получения точной юридической консультации обратитесь к сертифицированному специалисту по трудовому праву Республики Казахстан.