Кадровые документы на сотрудника: полный перечень и правила оформления в 2026 году

Документы по личному составу в процессе трудовой деятельности

Любое изменение условий труда — смена должности, изменение оклада или графика работы — фиксируется дополнительным соглашением к трудовому договору. Соглашение подписывается обеими сторонами, после чего издается приказ об изменении условий труда.

Отпуска регистрируются на основании ежегодного графика, который утверждается до конца декабря текущего года на следующий год. Если сотрудник берет отпуск вне графика, он пишет заявление, на основании которого работодатель издает приказ. Лист ознакомления с графиком отпусков является обязательным документом для проверки ГИТ.

Дисциплинарные взыскания (замечание, выговор, увольнение) оформляются строго по процедуре: работодатель запрашивает письменное объяснение от сотрудника, дает ему два рабочих дня на ответ, после чего издает приказ о взыскании. Поощрения (премии, грамоты) оформляются приказом, где указывается основание и размер выплаты.

Отсутствие на рабочем месте документируется в зависимости от причины. По болезни сотрудник предоставляет электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН), который поступает в компанию автоматически через СФР. В случае прогула работодатель составляет акт об отсутствии на рабочем месте и запрашивает объяснительную записку.

Кадровые документы при увольнении сотрудника

Процедура расторжения договора начинается с заявления об увольнении по собственному желанию или уведомления от работодателя. На основании этого документа издается приказ о прекращении трудового договора, с которым сотрудник должен быть ознакомлен под подпись в течение трех рабочих дней. При сложных конфликтах или систематических нарушениях применяется увольнение по статье за невыполнение должностных обязанностей, требующее тщательного сбора доказательств.

В последний рабочий день работодатель обязан выдать трудовую книжку или справку СТД-Р (если ведется электронная книжка). Сведения об увольнении в форму ЕФС-1 подаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

В день увольнения производится полный расчет: выплата зарплаты за отработанное время и компенсация за все неиспользованные дни отпуска. Сотруднику выдаются справки о доходах и суммах налога физического лица (бывшая 2-НДФЛ) и выписки из счетов (если применимо).

Сроки хранения кадровых документов зависят от даты их создания. Документы, созданные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет до достижения сотрудником пенсионного возраста или смерти. Личные дела, приказы по личному составу и ведомости по зарплате относятся к документам постоянного или длительного хранения.

Частые вопросы

Можно ли заменить бумажные кадровые документы электронными?

Да, при условии внедрения системы КЭДО и издания соответствующего локального нормативного акта. Сотрудник должен подписать согласие на электронный документооборот. В этом случае трудовой договор, приказы и заявления подписываются электронными подписями (ЭП), а бумажные копии не создаются.

Что будет, если не оформить один из обязательных документов?

Отсутствие трудового договора или несвоевременная подача сведений в СФР влечет административные штрафы по КоАП РФ. Для юридических лиц суммы могут достигать десятков тысяч рублей за каждого сотрудника. Кроме того, отсутствие документов делает невозможным законное увольнение сотрудника «по статье» или взыскание с него материального ущерба.

Обязательно ли заводить личное дело на каждого сотрудника?

Закон не обязывает работодателя формировать именно «личное дело» в виде папки. Однако работодатель обязан хранить все первичные документы по личному составу. Сбор документов в одно дело упрощает поиск информации при проверках и передачу архива при ликвидации организации.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется проконсультироваться с профильным юристом или бухгалтером.