Какие кадровые документы можно подписывать ПЭП: полный перечень и правила

Условия легитимности использования ПЭП в кадровом ЭДО

Использование ПЭП становится законным только после подписания соглашения между работодателем и работником о переходе на электронный документооборот (КЭДО). Это соглашение должно быть оформлено на бумаге или подписано УКЭП. В документе фиксируются сроки перехода, перечень документов, которые будут циркулировать в электронном виде, и способ идентификации сторон.

Для того чтобы ПЭП имела юридическую силу, работодатель должен внедрить систему идентификации сотрудника. Допустимыми методами являются:

• использование уникального логина и пароля;
• подтверждение действия через код из СМС, отправленный на номер телефона, привязанный к профилю сотрудника;
• использование корпоративной почты или двухфакторной аутентификации.

Порядок фиксации согласия работника регулируется Трудовым кодексом. Сотрудник должен выразить явное согласие на использование конкретного вида подписи. Если в трудовом договоре указано, что стороны трудового договора взаимодействуют в электронном формате, это должно быть подтверждено отдельным соглашением о КЭДО.

Для делегирования права подписи кадровых документов руководителям подразделений удобно использовать доверенность на подписание документов, которая заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Риски использования ПЭП для критически важных документов

Подписание трудового договора через ПЭП несет высокие риски. В случае судебного разбирательства сотрудник может заявить, что доступ к его учетной записи или телефону имел другой человек. Поскольку ПЭП не гарантирует неизменность документа после подписания (в отличие от УКЭП), суд может признать такой договор недействительным или потребовать дополнительных доказательств волеизъявления работника.

Государственная инспекция труда (ГИТ) при проверках кадрового ЭДО обращает внимание на соответствие типа подписи значимости документа. Если приказ об увольнении или изменение оклада в допсоглашении подписаны ПЭП, инспекция может расценить это как нарушение процедуры оформления трудовых отношений. Это влечет за собой административные штрафы на организацию.

Ключевая разница между ПЭП и УКЭП заключается в доказуемости. УКЭП основана на сертификате аккредитованного удостоверяющего центра, что делает ее юридически эквивалентной собственноручной подписи по умолчанию. ПЭП же считается таковой только в том случае, если обе стороны заранее договорились о правилах ее использования и работодатель может доказать, что подпись была поставлена именно этим сотрудником.

Частые вопросы

Можно ли подписать трудовой договор через ПЭП?

Юридически это возможно, если стороны заключили соглашение о КЭДО, однако это крайне рискованно. Суды часто встают на сторону работника, который отрицает факт подписания договора через ПЭП. Для трудовых договоров и допсоглашений рекомендуется использовать только УКЭП.

Нужно ли подписывать отдельное соглашение о переходе на КЭДО?

Да, это обязательное условие. Без письменного согласия сотрудника (подписанного на бумаге или УКЭП) любой документ, подписанный через ПЭП, будет считаться нелегитимным. Соглашение определяет, какие именно документы переходят в «цифру» и какой метод идентификации используется.

Считается ли код из СМС простой электронной подписью?

Да, код из СМС является одним из самых распространенных способов реализации ПЭП. Он служит идентификатором, подтверждающим, что доступ к устройству имел конкретный сотрудник. Однако такая подпись работает только при наличии предварительного соглашения о КЭДО, где этот метод прямо указан.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений проконсультируйтесь с профильным юристом или бухгалтером.