Какие кадровые документы хранятся 75 лет: полный перечень и правила учета
Срок хранения 75 лет установлен для кадровых документов, которые подтверждают стаж работы сотрудника и его право на пенсионные выплаты. К ним относятся личные карточки, трудовые договоры, приказы о движении персонала и расчетные ведомости.
Если документ создавался в период с 1945 по 2002 год, срок его хранения составляет 75 лет, а для всех документов, созданных с 2003 года — 50 лет, что часто путают при ревизии старых архивов.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Перечень кадровых документов со сроком хранения 75 лет
Личные карточки сотрудников по форме Т-2 и личные дела хранятся 75 лет, если они заведены до 2003 года. В этих документах фиксируются все основные сведения о работнике, его образовании, перемещениях по службе и награждениях. Если организация перешла на электронный кадровый документооборот (ЭКДО), бумажные оригиналы всё равно подлежат хранению до истечения установленного срока.
Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, а также приказы о приеме на работу, переводах на другие должности и увольнении относятся к документам постоянного или длительного хранения. Чтобы правильно оформить стороны трудового договора: требования к работодателю и работнику, необходимо соблюдать нормы Трудового кодекса, иначе документ может быть признан недействительным при проверке СФР.
Документы по расчету заработной платы, пособий и иных выплат, которые напрямую влияют на размер пенсии, также хранятся 75 лет (для документов до 2003 года). Сюда входят расчетные листки, ведомости начисления зарплаты и приказы о премировании. Эти бумаги являются частью первичной документации: это такие документы, которые подтверждают каждую хозяйственную операцию, и их утрата может привести к невозможности подтвердить стаж сотрудника.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Когда начинает отсчитываться срок хранения 75 лет
Срок хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом создания документа. Например, если приказ о приеме на работу издан в августе 1990 года, отсчет 75 лет начнется с 1 января 1991 года.
Для документов, которые велись непрерывно в течение многих лет, таких как личные карточки Т-2, действует иное правило. Срок хранения отсчитывается с даты последнего внесения записи в документ (например, с даты увольнения сотрудника или смерти). Только после того, как документ перестал пополняться, начинается отсчет 75 или 50 лет.
При ликвидации организации все кадровые документы с длительным сроком хранения нельзя просто уничтожить или оставить у бывшего директора. Они должны быть переданы в государственный или муниципальный архив. В процессе ликвидации АО в 2026 году: порядок, сроки и оформление документов передача архива является обязательным этапом, подтверждаемым актом приема-передачи.
Как хранить и уничтожать документы по истечении срока
Физический архив должен располагаться в помещении, исключающем воздействие влаги, прямых солнечных лучей и грызунов. Документы сгруппированы по годам и алфавиту, перевязаны бечевкой и помещены в папки с описью. Электронные архивы должны иметь систему резервного копирования и обеспечивать доступ к документам в течение всего срока хранения. Для автоматизации контроля сроков и управления документами используйте Legium.pro — сервис, где ИИ поможет систематизировать учет.
Уничтожение документов происходит только после истечения срока хранения и через работу экспертной комиссии (ЭК). В состав комиссии входят руководитель организации, представитель кадровой службы и архивариус. ЭК проверяет каждый документ по описи, определяет возможность его уничтожения и составляет акт об уничтожении, который подписывается всеми членами комиссии.
Уничтожение документов до истечения срока влечет серьезные риски. Если сотрудник обратится в суд для подтверждения стажа или перерасчета пенсии, а работодатель выбросил трудовой договор или личную карточку, компания может быть обязана выплатить компенсацию. В ряде случаев суды обязывают организацию выплатить работнику сумму, эквивалентную недополученным пенсионным выплатам.
Частые вопросы
Нужно ли хранить 75 лет документы сотрудников, которые работали до 2003 года?
Да, для всех документов, созданных до 1 января 2003 года, установлен срок хранения 75 лет. Это связано с тем, что данные документы необходимы для подтверждения стажа в период до перехода на страховую систему пенсионного обеспечения.
Можно ли заменить бумажные личные карточки электронными версиями?
Можно, если в организации официально введен ЭКДО и все документы подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Однако, если карточка Т-2 была заведена в бумажном виде до перехода на цифру, оригинал должен храниться в архиве до истечения срока.
Что будет, если работодатель выбросил трудовой договор через 10 лет?
Работодатель нарушает закон об архивном деле и трудовое законодательство. Если работник не сможет подтвердить стаж в СФР, он имеет право подать в суд. Суд может обязать компанию возместить материальный ущерб, возникший из-за невозможности назначения или увеличения пенсии.
Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений проконсультируйтесь с юристом или бухгалтером.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Заявление на трудоустройство: когда оно нужно и как правильно составить
Разберитесь, в каких случаях заявление на трудоустройство обязательно по ТК РФ, какие данные в него включить и как избежать ошибок при оформлении сотрудника.
Лимит перехода на НДС в 2026 году: актуальные пороги и нюансы
Узнайте, какой лимит доходов в 2026 году позволяет перейти на НДС, как он влияет на ИП и ООО, и какие исключения существуют.
Заключение трудового договора с иностранным гражданином: правила и уведомления
Разберитесь, как правильно заключить трудовой договор с иностранцем, оформить уведомления в МВД и избежать штрафов по ст. 18.15 КоАП РФ в 2026 году.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.