Как заполнить ЕФС-1 онлайн и распечатать бесплатно: пошаговая инструкция

Как заполнить ЕФС-1: основные правила и сроки 2026 года

Форма ЕФС-1 объединяет в себе несколько видов сведений. Раздел по стажу и трудовой деятельности заполняется при возникновении страхового события: приеме на работу, переводе на другой вид работы или увольнении. В этом разделе фиксируется дата события, код мероприятия и сведения о стаже. Раздел по взносам на травматизм заполняется ежеквартально для отражения суммы начисленных взносов.

Сроки подачи сведений о трудовой деятельности в 2026 году регулируются законом о социальном страховании. Сведения о приеме, переводе или увольнении сотрудника должны быть направлены в СФР не позднее следующего рабочего дня после даты издания соответствующего приказа или распоряжения работодателя. Нарушение этого срока влечет административный штраф.

Если в организации нет сотрудников или за отчетный период отсутствовали движения по кадрам и начисления по травматизму, подается «нулевая» форма. В таком случае заполняются только общие сведения о работодателе (ИНН, КПП, ОГРН), а числовые показатели в разделах остаются нулевыми или не заполняются, в зависимости от требований конкретного подраздела.

При подготовке кадровой отчетности важно синхронизировать данные с налоговой отчетностью. Например, если вы отражаете выплаты сотрудникам, проверьте, чтобы суммы совпадали с данными, которые указываются в актуальной форме 6-НДФЛ в 2026 году: правила заполнения и сроки подачи.

Как распечатать ЕФС-1 после заполнения

После того как форма заполнена в личном кабинете СФР, ее можно сохранить в формате PDF. Это необходимо для архивного хранения копии отчета в бухгалтерии организации. PDF-файл является неизменяемым документом, что гарантирует сохранность данных в том виде, в котором они были отправлены в фонд.

Печать документа в бумажном виде допускается в исключительных случаях, когда электронная подача невозможна или требуется предоставить физическую копию в контролирующие органы по запросу. В этом случае форма распечатывается из интерфейса программы или портала.

Распечатанная форма ЕФС-1 считается действительной только при наличии «живой» подписи руководителя организации и печати (при ее наличии). Подпись ставится в специально отведенном поле в нижней части документа. Если отчет подавался электронно, распечатанная копия служит лишь информационным дубликатом и не заменяет собой электронный оригинал с УКЭП.

Если компания находится в процессе ликвидации, помимо кадровой отчетности, необходимо подготовить финальные расчеты по налогам, включая отчет 6-НДФЛ при ликвидации ИП: сроки подачи и правила заполнения.

Частые вопросы

Можно ли подать ЕФС-1 на бумаге через почту?

Да, такая возможность предусмотрена законом, но она доступна только в случаях, когда работодатель не имеет технической возможности подавать отчетность в электронном виде. Документ отправляется заказным письмом с описью вложения в территориальный орган СФР.

Нужно ли подавать ЕФС-1, если в компании нет сотрудников?

Да, если организация зарегистрирована как страхователь в СФР, она обязана подавать отчетность. В случае отсутствия работников подается нулевая форма ЕФС-1 по взносам на травматизм в установленные квартальные сроки.

Где взять бесплатную форму ЕФС-1 для заполнения вручную?

Актуальный бланк формы можно скачать в разделе «Документы» на официальном сайте СФР или сформировать в личном кабинете страхователя. Использование старых шаблонов из интернета недопустимо, так как структура формы меняется несколько раз в год.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за помощью в поддержку сервиса.