Как настроить кадровые документы в 1С: пошаговое руководство по автоматизации

Подписание кадровых документов электронной подписью

Для внедрения КЭДО в 1С активируется соответствующий модуль в настройках. Система позволяет настроить маршруты согласования: от создания черновика кадровиком до подписания руководителем и сотрудником. В настройках модуля указывается способ передачи документов (через внутренний портал, почту или сторонние операторы).

При выборе типа подписи организация руководствуется требованиями закона о цифровой подписи:

• УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) — имеет полную юридическую силу, выдается аккредитованными центрами, подходит для всех типов документов.
• УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) — создается внутри системы КЭДО, требует заключения соглашения между работодателем и работником о признании такой подписи равнозначной собственноручной.

Процесс перехода на КЭДО начинается с издания приказа о переходе на электронный документооборот и ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами (ЛНА). Сотрудник подписывает документ об ознакомлении с правилами КЭДО на бумаге, после чего в 1С создается электронный профиль пользователя с привязкой к его электронной подписи.

Порядок хранения и восстановление кадровых документов

Электронный архив в 1С организуется через привязку скан-копий бумажных документов к соответствующим записям в базе. Для быстрого поиска используются фильтры по периоду, подразделению или ФИО сотрудника. Все документы индексируются, что позволяет найти приказ о переводе или отпуске за несколько секунд.

Сроки хранения кадровых документов регулируются нормами архивного дела и зависят от даты создания документа:

• Личные дела и трудовые договоры, созданные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
• Документы, созданные до этой даты, хранятся 75 лет.
• Приказы по личному составу, не имеющие долгосрочного значения, хранятся 5 лет.

Для контроля актуальности состава документов рекомендуется проверить кадровые документы, которые должны быть в организации в 2026 году.

Восстановление данных в 1С осуществляется двумя способами. Если документ был помечен на удаление, его можно восстановить через список «Помеченные объекты». Если же запись была удалена физически, восстановление возможно только из резервной копии базы данных (бэкапа) на определенную дату. Для предотвращения таких ситуаций рекомендуется настроить права доступа, запретив рядовым пользователям удаление кадровых записей.

Отражение изменений данных сотрудника в документах

Изменение персональных данных, например, фамилии в связи с замужеством или разводом, оформляется через документ «Кадровый перевод». В поле «Основание» указывается серия и номер нового паспорта или свидетельства о браке. После проведения документа система фиксирует дату изменения данных, что позволяет сохранить историю всех предыдущих фамилий сотрудника.

При правильной настройке шаблонов данные в новых приказах и договорах обновляются автоматически. Однако старые, уже подписанные документы остаются неизменными. Чтобы зафиксировать изменения в действующих соглашениях, оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Правила такого оформления описаны в материале заявление о внесении изменений в кадровые документы: правила оформления и образцы.

Синхронизация с Социальным фондом России (СФР) происходит через отправку соответствующего сообщения (сведений о персонифицированном учете). В 1С создается отчет, который передается в СФР в электронном виде. Это позволяет актуализировать данные о сотруднике в государственном реестре без подачи бумажных уведомлений.

Частые вопросы

Сколько хранятся кадровые документы в организации?

Основные документы по личному составу (личные дела, трудовые договоры) хранятся 50 лет, если они созданы после 2003 года, и 75 лет, если созданы ранее. Вспомогательные документы (графики отпусков, табели) обычно хранятся от 1 до 5 лет.

Как восстановить удаленные кадровые документы в 1С?

Если документ помечен на удаление, перейдите в «Администрирование» $\rightarrow$ «Обслуживание» $\rightarrow$ «Удаление помеченных объектов» и отмените пометку. Если документ удален полностью, потребуется восстановление всей базы из последнего доступного бэкапа.

Нужно ли переподписывать все документы при изменении фамилии сотрудника?

Переподписывать старые приказы и договоры не нужно. Необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ о внесении изменений в кадровые данные, приложив копию документа-основания (паспорта или свидетельства).

Информация носит справочный характер. Для применения норм в конкретной ситуации рекомендуется проконсультироваться с юристом или бухгалтером.