Как правильно вести кадровые документы в организации: полный перечень и правила оформления

Правила оформления и подписания кадровых документов

Работник должен быть ознакомлен с ПВТР и иными локальными актами под подпись до момента подписания трудового договора. Факт ознакомления фиксируется либо отдельной подписью в самом документе, либо в листе ознакомления. Если сотрудник не подписал ЛНА, работодатель не сможет привлечь его к дисциплинарной ответственности за нарушение этих правил.

При изменении условий труда (оклад, график, должность) работодатель издает приказ и заключает дополнительное соглашение. Срок уведомления сотрудника об изменении условий договора по инициативе работодателя составляет два месяца. В случае расторжения договора за невыполнение обязанностей важно строго соблюдать процедуру, чтобы избежать судебных рисков — подробнее об этом в статье про увольнение по статье за невыполнение обязанностей.

В 2026 году кадровый электронный документооборот (КЭДО) стал стандартом для большинства компаний. Для его внедрения необходимо:

1. Издать приказ о переходе на КЭДО.
2. Получить согласие работника на электронное взаимодействие.
3. Использовать оператора КЭДО или собственную систему, обеспечивающую юридическую значимость подписи (УНЭП или УКЭП).

Реквизиты документов должны быть четкими и однозначными. Дата в приказе — это дата его подписания, а не дата вступления в силу. Подпись должна быть разборчивой, с расшифровкой (фамилия, инициалы). Использование электронных подписей в КЭДО заменяет физическую печать и рукописный росчерк.

Для автоматизации подготовки таких документов и исключения ошибок в формулировках используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

Сроки хранения и порядка уничтожения кадровой документации

Сроки хранения зависят от даты создания документа. Личные дела, трудовые договоры и приказы по личному составу, созданные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Документы, созданные до этой даты, подлежат хранению 75 лет. Это необходимо для подтверждения стажа сотрудников при выходе на пенсию.

Приказы по личному составу и расчетные ведомости хранятся в архиве организации. Ведомости по выплате заработной платы хранятся 50 лет (для документов после 2003 года). В случае перехода на электронный архив данные должны быть дублированы на защищенных носителях с регулярным бэкапом.

Списание документов с истекшим сроком хранения происходит по следующей процедуре:

1. Составляется опись документов, подлежащих уничтожению.
2. Создается постоянно действующая комиссия по списанию (минимум 3 человека).
3. Издается приказ об уничтожении документов.
4. Составляется акт об уничтожении, который подписывается всеми членами комиссии.

Архив в офисе должен быть организован в отдельном помещении или закрытом шкафу с ограниченным доступом. Это обусловлено наличием персональных данных. Помещение должно быть сухим, оборудованным средствами пожаротушения и иметь систему контроля доступа, чтобы исключить утечку информации.

Частые вопросы

Можно ли полностью отказаться от бумажных кадровых документов?

Да, если в организации внедрен КЭДО и все сотрудники дали письменное или электронное согласие на переход в цифровой формат. В этом случае трудовые договоры, приказы и заявления подписываются электронно и хранятся в системе оператора.

Что будет, если в организации нет правил внутреннего трудового распорядка?

Работодатель может получить штраф от ГИТ за нарушение трудового законодательства. Кроме того, без ПВТР невозможно законно наложить дисциплинарное взыскание (замечание или выговор) на сотрудника, так как нет зафиксированного стандарта поведения и режима работы.

Нужно ли заводить личное дело на каждого сотрудника?

Законодательство не обязывает заводить «личное дело» в строгом понимании, но обязывает хранить документы по личному составу. На практике удобнее всего собирать договор, приказы, копии паспорта, СНИЛС и диплома в одну папку (личное дело) для быстрого поиска при проверках или запросах из ПФР.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется проконсультироваться с профильным юристом или бухгалтером.