Как привести кадры в порядок: пошаговый чек-лист по аудиту кадрового делопроизводства

Что делать, если кадровые документы оформлены с ошибками

Ошибки в приказах или договорах исправляются разными способами в зависимости от их критичности. Опечатки в датах или фамилиях в приказах можно исправить зачеркиванием одной чертой, написанием верного значения сверху, заверением подписью кадровика и печатью организации. Если ошибка допущена в трудовом договоре, единственным законным способом является оформление дополнительного соглашения. Ознакомьтесь с тем, как подготовить подписанное дополнительное соглашение, чтобы изменения имели юридическую силу.

Восстановление отсутствующих документов (например, утерянного приказа о приеме) производится путем составления акта об утере и издания нового приказа «в порядке восстановления». В документе указывается фактическая дата приема сотрудника, но дата издания приказа ставится текущая. Это легализует отношения с персоналом без нарушения закона.

Оформление документов «задним числом» (постановка старой даты на новый документ) несет высокие риски. ГИТ легко выявляет такие подлоги через анализ дат в СФР (бывший ПФР) и по экспертизе чернил или бумаги. При обнаружении таких фактов работодателю грозят штрафы по КоАП РФ, а в случае трудовых споров суд встанет на сторону работника, так как документ будет признан недостоверным.

Для быстрого наведения порядка в документах и автоматизации рутины используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

Как поддерживать кадры в порядке: график актуализации документов

Систематический порядок требует ежегодного цикла обновлений. График отпусков утверждается до конца декабря на следующий год. ПВТР и Положение об оплате труда пересматриваются при изменении законодательства или смене структуры компании. Если меняются должностные обязанности или оклад, оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе.

Сроки хранения документов регулируются архивным законодательством:

• Личные дела, трудовые договоры, приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении) — хранятся 50 лет (для документов, созданных после 2003 года).
• Графики отпусков, табели учета рабочего времени — хранятся 5 лет.
• Переписка по кадровым вопросам — от 3 до 5 лет.

Переход на КЭДО (кадровый электронный документооборот) позволяет полностью отказаться от бумажных архивов. При внедрении КЭДО работодатель издает приказ о переходе, заключает с сотрудниками соглашения об электронном взаимодействии и использует сертифицированные системы. Это исключает потерю документов, ошибки в датах и необходимость физического сбора подписей.

Частые вопросы

Какие штрафы грозят, если кадры не в порядке?

За нарушение трудового законодательства (отсутствие ЛНА, ошибки в договорах, отсутствие подписей) предусмотрены штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ. Для ИП и должностных лиц суммы составляют от 1 000 до 5 000 рублей за каждое нарушение. Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении штрафы увеличиваются.

Нужно ли переоформлять все договоры, если нашли одну общую ошибку?

Если ошибка носит технический характер и не меняет сути условий труда (например, опечатка в названии организации), достаточно составить одно общее дополнительное соглашение к каждому договору. Если ошибка критическая (не указан срок договора или размер оклада), требуется пересмотр условий через допсоглашения.

Можно ли хранить кадровые документы в электронном виде?

Да, если в компании официально введен КЭДО. В этом случае документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП). Простое сканирование бумажных документов не заменяет оригиналы — сканы имеют статус копий и не являются полноценной заменой первичного документа при проверке.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется проконсультироваться с профильным юристом или бухгалтером.