Как составить акт сверки расчетов: правила оформления и образцы

Дебет в акте сверки: как понять документ и не ошибиться

Логика акта сверки основана на принципе зеркального отражения. То, что одна компания записывает в дебет, другая записывает в кредит. Для поставщика дебет означает возникновение задолженности покупателя перед ним (отгрузка товара), а для покупателя эта же операция отражается в кредите как возникновение его обязательства перед поставщиком.

Интерпретация итогового сальдо зависит от того, чьими данными вы руководствуетесь:

• Положительное сальдо по дебету (для поставщика) означает, что контрагент должен вам деньги.
• Отрицательное сальдо (кредитовое) означает, что вы имеете переплату или должны товар/услуги контрагенту.

При поиске расхождений анализируйте каждую строку. Чаще всего ошибки возникают из-за разницы в датах: одна сторона фиксирует отгрузку по дате накладной, а другая — по дате фактического получения товара. Также проверяйте суммы платежей: банковская комиссия может привести к тому, что покупатель отправил полную сумму, а поставщик получил ее с вычетом процента банка.

Акт сверки расчетов: шаблон и образец заполнения

В верхней части документа укажите обязательные реквизиты: полные наименования обеих компаний, ИНН, ОГРН, период, за который проводится сверка (например, с 01.01.2026 по 31.12.2026), и валюту расчетов.

Структура таблицы должна быть разделена на две основные части: «По данным организации А» и «По данным организации Б». В каждой части предусмотрены колонки «Дебет» и «Кредит». Это позволяет наглядно увидеть, в какой именно операции возникло расхождение, если суммы в колонках не совпадают. Чтобы не заполнять таблицу вручную, используйте Акт сверки взаиморасчётов — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Раздел с подписями располагается в нижней части листа. Предусмотрите поля для подписи руководителя и главного бухгалтера обеих сторон, а также место для отметки «С данными согласен» или «Имеются расхождения».

Как в СБИС отправить акт сверки и использовать ЭДО

Для отправки документа через СБИС используйте встроенный конструктор или загрузите готовый файл в формате PDF или XML. Система автоматически подтянет реквизиты контрагента из базы данных, если он также зарегистрирован в ЭДО.

После создания документа настройте маршрут отправки. В СБИС можно отслеживать статус документа в реальном времени: «Доставлен», «Прочитан», «Подписан» или «Отклонен». Если контрагент обнаружил ошибку, он может отправить документ на доработку с комментарием к конкретной строке.

Электронная подпись (КЭП) придает документу полную юридическую значимость. Подписанный через ЭДО акт сверки приравнивается к бумажному документу с живой подписью и печатью. Он принимается судами и налоговыми органами как доказательство признания долга, что избавляет от необходимости обмениваться бумажными оригиналами курьером.

Частые вопросы

Как понять акт сверки, если я не бухгалтер?

Смотрите на итоговую сумму внизу таблицы. Если сумма стоит в колонке «Дебет» (по вашим данным), значит, вам должны. Если в «Кредите» — значит, должны вы. Если суммы в колонках «По данным организации А» и «По данным организации Б» совпадают, значит, учет у обеих компаний ведется корректно.

Нужно ли обязательно подписывать акт сверки?

Закон не обязывает компании проводить сверку ежемесячно, но это необходимо для контроля дебиторской и кредиторской задолженности. Подписание акта критически важно перед закрытием года или при возникновении споров, так как это фиксирует сумму долга и прерывает срок исковой давности.

Что делать, если данные в акте сверки не совпадают?

Не подписывайте документ. Запросите у контрагента выписку по вашему счету или копии первичных документов по спорным операциям. Сопоставьте даты и суммы, найдите пропущенный платеж или неучтенную накладную. После исправления ошибок сформируйте новый акт и отправьте его на повторное согласование.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и оформления документов проконсультируйтесь с профильным специалистом.