Книга учета доходов для ИП на УСН: требования, заполнение и готовые шаблоны

Как вести книгу доходов и расходов ИП при УСН

Структура записей зависит от выбранного объекта налогообложения. Для УСН «Доходы» (6%) фиксируются только поступления. Для УСН «Доходы минус расходы» (15%) фиксируются обе категории операций, а также рассчитывается налоговая база.

При УСН 6% запись расходов в книгу не обязательна по закону, но упрощает внутренний учет и облегчает переход на ставку 15% в будущем. Если вы работаете с маркетплейсами, учитывайте, что в книгу заносится полная сумма продажи товара, а не сумма, пришедшая на счет за вычетом комиссии. Компенсация от маркетплейса: порядок получения, бухгалтерский учет и налоги отражается в учете отдельно.

Расчет налога производится путем суммирования всех доходов за квартал. К полученной сумме применяется ставка 6% или 15% (с вычетом подтвержденных расходов).

Перед подачей декларации проведите контрольную проверку: итоговые суммы в КУДиР должны копейка в копейку совпадать с данными в налоговой декларации по УСН. Любое расхождение станет поводом для требования пояснений от ФНС. Чтобы избежать ошибок, используйте сервис Отчётность ИП на УСН, где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Пример заполнения книги доходов и расходов ИП (подоходный налог) и Excel-шаблон

При заполнении книги используйте хронологический порядок.

Пример записи дохода:

• Дата: 01.03.2026
• Содержание: Продажа товара по договору №5
• Сумма: 150 000 ₽
• Контрагент: ООО «Ромашка»

Пример записи расхода (для УСН 15%):

• Дата: 05.03.2026
• Содержание: Покупка материалов по счету-фактуре №123
• Сумма: 45 000 ₽

В Excel-таблицах для автоматизации расчетов используются формулы. Для расчета налоговой базы при ставке 15% применяется формула: =SUM(Диапазон_Доходов)*Ставка - SUM(Диапазон_Расходов).

Поскольку ФНС не принимает файлы .xlsx, для электронной сдачи книгу нужно конвертировать в XML. Это делается с помощью специализированного ПО или через личный кабинет ИП, где данные из таблицы импортируются в государственную форму. Если в ходе деятельности возникли спорные суммы, например, законная неустойка по договору возмездного оказания услуг: правила, расчёт и учёт, они отражаются в книге как прочие доходы.

Где скачать готовую книгу учета доходов и расходов в Excel и как адаптировать

Готовые формы доступны на официальном сайте ФНС и портале Госуслуг в разделе «Бланки и формы». Рекомендуется скачивать файлы в формате .xlsx без встроенных макросов, чтобы избежать ошибок при открытии и требований безопасности антивирусов.

При адаптации шаблона под свой бизнес:

1. Добавьте дополнительные строки для статей расходов, если ваш вид деятельности предполагает специфические затраты.
2. Измените названия колонок для удобства (например, «Номер заказа» вместо «Номер документа»), но сохраните основные реквизиты по ПБУ 6/02.
3. Настройте фильтры по датам и контрагентам для быстрого поиска операций.

Перед использованием проверьте соответствие шаблона нормам 2026 года. Сверьте перечень обязательных полей с актуальной редакцией ПБУ 6/02. Если вы планируете прекратить деятельность, помните, что КУДиР должна быть закрыта и сохранена даже после того, как вы решите закрыть ИП через личный кабинет: пошаговое руководство 2026.

Частые вопросы

Как оформить книгу учета доходов и расходов в электронном виде?

Создайте таблицу в Excel или используйте бухгалтерский софт. В конце налогового периода документ должен быть подписан УКЭП. Для сдачи в налоговую файл конвертируется в формат XML.

Можно ли использовать Excel вместо бумажного журнала?

Да, закон позволяет вести учет в электронном виде. Главное — обеспечить возможность выгрузки данных в формате, требуемом ФНС, и хранить файл в течение 4 лет.

Нужно ли вести книгу доходов, если ИП на УСН 6%?

Да, ведение КУДиР обязательно для всех предпринимателей на упрощенной системе налогообложения, независимо от выбранного объекта (доходы или доходы минус расходы).

Как рассчитывать подоходный налог по книге доходов и расходов?

Сложите все суммы в колонке «Доходы» за год. Умножьте сумму на ставку (6% или 15%). При ставке 15% вычтите из суммы доходов подтвержденные расходы. Из итоговой суммы налога можно вычесть страховые взносы.

Где скачать шаблон книги учета доходов и расходов для ИП?

Актуальные бланки доступны в личном кабинете налогоплательщика на сайте nalog.gov.ru или в разделе форм на портале Госуслуг.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в ФНС.