Книга учета доходов и расходов ИП: пример заполнения и Excel‑шаблон
Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — это основной регистр налогового учета ИП, на основании которого рассчитывается сумма налога. Она ведется в течение всего периода применения специального налогового режима и хранится в течение пяти лет после окончания налогового периода.
При УСН «доходы – расходы» расходы, не внесённые в книгу, не учитываются при расчёте налога, даже если они подтверждены чеками.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Книга учета доходов и расходов ИП: требования и форма
Порядок ведения КУДиР регламентируется ст. 346.21 НК РФ и приказом Минфина № 03-нк от 2024 года. Для организаций также могут применяться принципы ПБУ 6/02, однако для ИП приоритетными являются нормы Налогового кодекса.
Книга должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- Дата совершения операции.
- Порядковый номер записи.
- Сумма дохода (для всех режимов УСН).
- Сумма расхода (для УСН «доходы минус расходы»).
- Остаток/итоговая сумма за период.
- Подпись индивидуального предпринимателя.
Допускается два варианта ведения учета. Первый — бумажный журнал, который прошивается, нумеруется и скрепляется печатью (при наличии). Второй — электронный документ, который формируется в системе электронного документооборота (СЭДО) и передается в ФНС. Чтобы исключить ошибки в первичных документах, используйте Legium.pro — сервис, где ИИ автоматизирует рутинную работу с документами.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Книга учета доходов расходов ИП при УСН
Требования к заполнению книги зависят от выбранного объекта налогообложения.
На УСН «доходы минус расходы» (ставка 15% в 2026 году) ведение КУДиР обязательно в полном объеме. В ней отражаются все поступления и все документально подтвержденные затраты, перечень которых ограничен ст. 346.16 НК РФ. Только те суммы, что занесены в книгу, уменьшают налоговую базу.
На УСН «доходы» (ставка 6% в 2026 году) ИП обязан фиксировать только доходы. Раздел расходов в этом случае не заполняется, так как затраты не влияют на сумму налога. Тем не менее, ведение внутреннего учета расходов рекомендуется для контроля рентабельности бизнеса. Если вы перешли на патент, изучите книгу учета доходов для ИП на ПСН, так как правила там отличаются.
Расчет налога производится на основе итоговых сумм в КУДиР за налоговый период. Согласно ФЗ-402 от 2023 года «О бухгалтерском учете», электронные записи в книге имеют юридическую силу при условии их подписания усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Если за год деятельность не велась, подается нулевая декларация УСН.
Пример заполнения книги учета доходов и расходов ИП для подоходного налога (Excel)
Для упрощения учета предприниматели часто используют Excel-таблицы, которые затем переносятся в официальную форму КУДиР. В шаблоне создаются следующие колонки: «Дата», «Описание операции», «Доход», «Расход», «Налоговая база».
Пример записи в таблице:
- 15.03.2026 | Оказание консультационных услуг по договору №1 | 150 000 ₽ | — | 150 000 ₽
- 17.03.2026 | Закупка расходных материалов (чеки №45, №46) | — | 30 000 ₽ | 120 000 ₽
Для расчета подоходного налога (НДФЛ 13% для физических лиц или соответствующих ставок для ИП на ОСНО) используется формула: (Сумма доходов - Сумма расходов) × Ставка налога. В примере выше: (150 000 - 30 000) × 13% = 15 600 ₽.
Чтобы скачать шаблон книги учета в Excel, перейдите в раздел «Шаблоны» на сайте вашего обслуживающего банка или в личном кабинете налогоплательщика. При работе с контрагентами важно своевременно проводить сверки, для чего можно использовать инструкцию о том, как сделать акт сверки онлайн.
Частые вопросы
Как правильно заполнить книгу учета доходов и расходов ИП?
Записи вносятся в хронологическом порядке. Сначала фиксируется дата операции, затем сумма дохода или расхода. Суммы указываются в рублях. В конце каждого налогового периода (календарного года) подводится итог, ставится дата и подпись ИП.
Можно ли использовать Excel для книги учета доходов и расходов ИП?
Да, Excel удобен для оперативного учета и автоматического расчета сумм. Однако для налоговой проверки или подачи в ФНС данные из Excel должны быть перенесены в установленную законом форму КУДиР и распечатаны либо подписаны ЭЦП.
Где скачать образец книги учета доходов и расходов ИП?
Актуальные формы КУДиР доступны в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант), в личном кабинете ИП на сайте nalog.ru или в сервисах бухгалтерского сопровождения.
Какие штрафы предусмотрены за неправильное ведение книги учета доходов и расходов ИП?
За неведение КУДиР или ее грубое нарушение предусмотрен штраф по ст. 120 НК РФ. Сумма штрафа зависит от того, привело ли это к занижению налоговой базы. Если ошибки не повлияли на сумму налога, может быть вынесено предписание об устранении нарушений.
Нужна ли книга учета доходов и расходов ИП, если я на упрощённой системе налогообложения?
Да, ведение КУДиР является обязательным требованием для всех ИП на УСН (как «Доходы», так и «Доходы минус расходы»). Отсутствие книги при проверке приведет к тому, что налоговая инспекция может аннулировать все заявленные расходы и доначислить налог с полной суммы выручки.
Информация носит справочный характер. Для получения точных расчетов и оформления документов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Как проверить контрагента по ИНН на сайте налоговой: бесплатные сервисы и риски
Инструкция по использованию сервисов ФНС для проверки контрагента по ИНН и правила подтверждения реальности сделок по ст. 54.1 НК РФ для защиты от доначислений.
Как проверить контрагента по ИНН на сайте ЦБ и ФНС: бесплатные способы и риски
Инструкция по проверке контрагента по ИНН через реестры ФНС и правила обеспечения должной осмотрительности согласно ст. 54.1 НК РФ для защиты от налоговых рисков.
СЗВ ТД ЕФС‑1 кто сдает: обязательные лица и порядок сдачи
Кто обязан сдавать ЕФС‑1 в 2026 году, какие сроки и как правильно подать корректировку через СФР – подробный ответ.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.