Книга учета доходов и расходов УСН доходы минус расходы: правила, пример заполнения и Excel‑шаблон
Книга учета доходов и расходов (КУДиР) при УСН «доходы минус расходы» — это основной регистр налогового учета, на основании которого рассчитывается сумма налога. Она обязательна для всех ИП и ООО на данной системе налогообложения согласно ст. 346.12 НК РФ.
При УСН «доходы-минус-расходы» расходы учитываются только при наличии первичных документов, а условные нормы (например, 10 % от дохода) не применимы.
Попробуйте прямо в статье
ИИ заполнит расчёт по вашим цифрам — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Книга учета доходов и расходов ИП при УСН «доходы-минус-расходы»: обязательные реквизиты и порядок ведения
Ведение КУДиР регулируется ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и ст. 346.12 НК РФ. Для налоговой проверки книга должна содержать четкую хронологию операций, подтверждающую каждую сумму, указанную в декларации.
Обязательные реквизиты и колонки книги:
- Дата и номер первичного документа (платежное поручение, приходный кассовый ордер, чек ККТ).
- Наименование контрагента (поставщика или покупателя).
- Содержание операции (например, «Оплата за товар по договору №1»).
- Сумма дохода (поступает на расчетный счет или в кассу).
- Сумма расхода (оплаченные товары, услуги, аренда, зарплата).
- Итоговый остаток (налоговая база) за отчетный период.
Согласно приказу Минфина 04-04-2022, книгу можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. При бумажном варианте листы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью ИП. При электронном — данные должны храниться в формате, исключающем случайное изменение записей.
Записи вносятся ежедневно по мере совершения операций. Итоговый контроль и подведение баланса за год проводятся до 31 марта следующего года. Если вы используете другие режимы налогообложения, например, патент, изучите, как выглядит книга учета доходов для ИП на ПСН, чтобы не допустить смешения потоков в учете.
Не считать вручную. Декларация по УСН — заполнить онлайн, реквизиты подставятся по ИНН.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Как заполнить книгу учета доходов и расходов: пример формы и расчёт подоходного налога
Для расчета налога используется формула: (Доходы − Расходы) × Ставка налога. В 2026 году стандартная ставка составляет 15%, однако для субъектов малого бизнеса с доходом до 150 млн рублей в год может применяться пониженная ставка 5% (в зависимости от регионального законодательства).
Пример заполнения для ИП с доходом 2 млн руб. и расходами 1,2 млн руб.:
- В колонку «Доходы» вносятся все поступления: 2 000 000 руб.
- В колонку «Расходы» вносятся подтвержденные затраты: 1 200 000 руб.
- Налоговая база: 2 000 000 − 1 200 000 = 800 000 руб.
- Сумма налога (при ставке 15%): 800 000 × 0,15 = 120 000 руб.
Расходы признаются только после их фактической оплаты и при наличии закрывающих документов. К ним относятся:
- Договор с контрагентом.
- Товарная накладная (ТОРГ-12) или УПД.
- Акт оказанных услуг.
- Платежное поручение с отметкой банка или чек.
Если в ходе работы возникли разногласия по суммам с партнером, рекомендуется составить акт сверки онлайн, чтобы привести данные в КУДиР в соответствие с фактическими платежами.
Итоговая запись в книге за год служит базой для заполнения налоговой отчетности. На основе данных из КУДиР формируется Декларация по УСН, которая в сервисе заполняется автоматически по ИНН.
Книга учета доходов и расходов в Excel: где скачать шаблон и как использовать
Для упрощения учета предприниматели используют Excel-таблицы. Можно скачать официальные формы, рекомендованные Минфином, или использовать бесплатные шаблоны, адаптированные под текущие требования 2026 года.
Требования к электронному учету в Excel:
- Наличие всех обязательных колонок согласно НК РФ.
- Хранение первичных документов в цифровом виде (сканы, PDF).
- При подаче книги в налоговую (по требованию) файл должен быть сохранен в формате PDF и подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП).
Автоматизация в Excel позволяет настроить формулы для мгновенного подсчета суммы доходов, расходов и предварительного налога. Это исключает арифметические ошибки, которые часто становятся причиной штрафов при проверках.
Ограничения при использовании таблиц: запрещено менять структуру колонок, объединять ячейки в основных разделах или удалять обязательные поля без согласования с налоговым органом. Любое отклонение от формы может привести к признанию книги недействительной.
Частые вопросы
Как вести книгу учета доходов и расходов в электронном виде?
Используйте специализированное ПО или таблицы Excel. Главное — обеспечить сохранность данных и возможность выгрузки книги в PDF с приложением ЭП. Каждая запись должна строго соответствовать первичным документам по дате и сумме.
Где скачать готовый шаблон книги учета доходов и расходов для ИП?
Шаблоны доступны на официальном сайте ФНС, в бухгалтерских сервисах или в профильных сообществах для предпринимателей. При выборе шаблона убедитесь, что он актуален для 2026 года и содержит все необходимые поля для УСН «доходы минус расходы».
Можно ли учитывать расходы без первичных документов?
Нет. Согласно НК РФ, любой расход, не подтвержденный чеком, актом или накладной, будет исключен из налоговой базы при проверке. Это приведет к доначислению налога, пеням и штрафам.
Какие штрафы за несвоевременное ведение книги учета доходов и расходов?
За неведение КУДиР или ее ведение с грубыми ошибками предусмотрен штраф по ст. 120 НК РФ. Если отсутствие книги привело к занижению налоговой базы, сумма штрафа составит 20% от неуплаченной суммы налога (но не менее 1 000 руб.).
Какая ставка налога применяется к доходам-расходам у малого ИП?
Основная ставка в 2026 году — 15%. Регионы имеют право снижать её до 5% для малого бизнеса с годовым доходом до 150 млн рублей. Точную ставку для вашего региона нужно проверять в местном законе о налоговых льготах.
Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в налоговый орган.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Подготовим «Декларация по УСН» — а вот что вы получаете вместе с этим.
Реквизиты сами
Вводите ИНН — название, адрес, КПП, ОГРН и банковские данные подставятся из ЕГРЮЛ. Ошибиться в реквизитах негде.
Проверка перед сдачей
ИИ смотрит документ до отправки: пустые обязательные поля, суммы, которые не сходятся, неверные коды.
Подпись без принтера
Готовый файл подписывается онлайн и уходит контрагенту по ссылке — юридическая сила по 63-ФЗ, ст. 160 ГК.
Всё лежит в одном месте
Документ остаётся в архиве компании: со сроками, статусом подписания и историей изменений.
Legium.pro
Не делать это руками
Подготовим «Декларация по УСН».
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Нужен готовый документ?
Этот документ можно заполнить онлайн — реквизиты подставятся по ИНН.
Подготовить: Декларация по УСН Сначала посмотреть страницу услугиПохожие статьи
Амортизация подвески автомобиля: расчёт, проводки и примеры по пробегу
Подробный расчёт амортизации подвески автомобиля за 1 км, 1000 км и год, примеры бухгалтерских проводок и особенности учёта подержанных машин.
Амортизация автомобиля: сколько процентов в год и как рассчитать по пробегу
Узнайте актуальные ставки амортизации автомобиля в 2026 году, формулы расчёта за 1 км и 1000 км, а также бухгалтерские проводки и особенности для подержанных машин.
РСВ при ликвидации: когда сдавать отчёт
Узнайте точный срок сдачи РСВ при ликвидации ИП и ООО, какие формы нужны и обязательны ли отчёты для АУСН и ПКО РСВ.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.