Личный листок по учету кадров: сведения, корректировка и сроки сдачи
При увольнении сведения о персонифицированном учете можно сдавать в электронном виде через личный кабинет работодателя, и такой способ считается равносильным бумажному, если документ подписан электронной подписью.
Личный листок по учету кадров — это внутренний документ организации, в котором фиксируются сведения индивидуального персонифицированного учета сотрудника. Он служит базой для формирования отчетности и контроля трудового стажа, условий оплаты труда и кадровых перемещений.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Сведения индивидуального персонифицированного учета: что включают и как вести
Сведения персонифицированного учета — это совокупность данных о работнике, которые позволяют однозначно идентифицировать его в системе учета и отчетности. В личный листок вносятся следующие обязательные реквизиты:
- Полные фамилия, имя и отчество (ФИО).
- Дата и место рождения.
- Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).
- Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан).
- Сведения о трудовом договоре: номер, дата заключения, срок действия.
Порядок фиксирования изменений предполагает внесение записей в личный листок в режиме реального времени. Запись делается при приеме на работу, переводе на другую должность, изменении оклада или графика работы. Каждая запись должна быть подтверждена ссылкой на соответствующий приказ или дополнительное соглашение к трудовому договору.
Данные хранятся в течение 5 лет после увольнения сотрудника или ликвидации организации. Доступ к информации может быть предоставлен в электронном виде через внутренние системы кадрового учета или по официальному запросу работника. Для систематизации всех затрат на персонал и управления бюджетом компании используйте учет расходов и доходов онлайн, чтобы видеть связь между штатным расписанием и финансовыми потоками.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Заявление о корректировке сведений в личном листке по учету кадров
Если в личный листок закралась ошибка или сотрудник сменил паспортные данные, оформляется заявление о корректировке сведений индивидуального персонифицированного учета. Стандартная форма заявления должна содержать:
- Реквизиты работодателя (название организации, ИНН).
- Данные сотрудника (ФИО, должность, табельный номер).
- Четкое указание исправляемых данных: «было» и «стало».
- Основание для корректировки (например, копия нового паспорта или свидетельство о браке).
Порядок подачи зависит от принятого в компании документооборота. Заявление подается в отдел кадров в бумажном виде или через корпоративный электронный портал. Документ в обязательном порядке подписывается сотрудником и утверждается руководителем организации или начальником отдела кадров.
Срок рассмотрения заявления и внесения изменений в учетную систему составляет до 10 календарных дней с даты получения документа. После внесения правок работодатель обязан уведомить сотрудника о том, что сведения обновлены. Если вам требуется автоматизировать работу с документами и кадровыми данными, попробуйте Legium.pro — форма прямо в этой статье: оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.
Сроки сдачи и порядок предоставления сведений о персонифицированном учете, в том числе при увольнении
Общий срок сдачи сведений о персонифицированном учете составляет 30 календарных дней после окончания отчетного периода. В этот период работодатель сверяет данные личных листков с данными, переданными в государственные органы.
При увольнении сведения персонифицированного учета должны быть предоставлены работодателем в течение 10 календарных дней с даты расторжения трудового договора. Это касается как передачи данных в архив, так и выдачи необходимых справок сотруднику. Своевременная передача данных позволяет избежать конфликтов при расчете выходных пособий и компенсаций за неиспользованный отпуск.
Способы сдачи сведений:
- Бумажный вариант: передача документов в отдел кадров с отметкой о получении.
- Электронный вариант: загрузка данных через личный кабинет работодателя с использованием КЭП.
Просрочка сдачи сведений влечет за собой административные штрафы для работодателя. Кроме того, некорректные или несвоевременно поданные данные могут привести к задержкам в расчете страховых выплат и компенсаций сотруднику, что дает ему право требовать материальную компенсацию за простой. Для контроля всех финансовых обязательств перед персоналом рекомендуется внедрить управленческий учет ДДС, чтобы планировать выплаты при увольнении заранее.
Частые вопросы
Как заполнить личный листок по учету кадров?
Заполнение начинается с внесения персональных данных сотрудника на основании паспорта и СНИЛС. Далее в хронологическом порядке заносятся сведения о приеме на работу, переводах и изменениях условий труда. Каждая запись должна соответствовать приказу по личному составу.
Какие сведения обязательны в индивидуальном персонифицированном учете?
Обязательными являются ФИО, дата рождения, ИНН, паспортные данные и реквизиты трудового договора. Без этих данных идентификация сотрудника в государственных информационных системах невозможна.
Как подать заявление о корректировке сведений в личном листке?
Необходимо составить заявление в свободной или утвержденной форме, указать ошибочные данные и корректные значения, приложить подтверждающий документ (например, новый паспорт) и передать его в отдел кадров.
Какие сроки сдачи сведений о персонифицированном учете?
Общий срок — 30 календарных дней после отчетного периода. При увольнении сотрудника сведения должны быть предоставлены в течение 10 календарных дней.
Можно ли менять сведения после их сдачи?
Да, сведения корректируются на основании заявления сотрудника или при обнаружении ошибки в ходе внутренней проверки. Изменения вносятся в личный листок и синхронизируются с отчетностью в следующем отчетном периоде.
Информация носит справочный характер. Для получения точных инструкций по вашему случаю обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или юристу.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Как подать корректировку ЕФС‑1 в «Контуре»: пошаговое руководство
Подайте корректировку ЕФС‑1 в системе «Контур» за 5 минут: пошаговая инструкция, сроки, варианты через Госуслуги, СФР и для ГПХ.
Трудовой договор с сотрудником ПВЗ: образец, скачивание и особенности для ИП
Полный разбор трудового договора с сотрудником ПВЗ: обязательные реквизиты, где скачать образец и как оформить договор для ИП в 2026 году.
Трудовой договор с сотрудником ПВЗ ВБ: образец и пошаговая инструкция
Скачайте готовый образец трудового договора с сотрудником ПВЗ ВБ, узнайте обязательные пункты и особенности для ИП – всё за 5 минут.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.