Не вовремя сдали ЕФС‑1 штраф: как избежать и что делать

Сроки и способы сдачи ЕФС-1

Крайний срок сдачи годового отчета ЕФС-1 — 15 марта текущего года. Для отдельных подразделов (например, сведений о стаже или трудовой деятельности) действуют иные сроки, но общая годовая отчетность привязана к этой дате.

Основной способ подачи — электронный через сайт СФР (система «Федеральный реестр») или с помощью операторов электронного документооборота. Бумажная форма допускается только в исключительных случаях, когда работодатель технически не имеет возможности обеспечить электронный доступ к системе.

При пропуске срока необходимо действовать незамедлительно:

1. Сформировать и отправить отчет (первичный или корректирующий).
2. Дождаться уведомления о штрафе или самостоятельно оплатить пеню, если это предусмотрено решением фонда.
3. Сохранить подтверждение отправки документа для предоставления в суд или СФР при оспаривании суммы.

Для автоматизации процесса и исключения ошибок в реквизитах используйте сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой данных по ИНН.

Как сдавать корректирующий ЕФС-1 (подраздел 1.2)

Корректировка подраздела 1.2 требуется, если после сдачи основного отчета обнаружились ошибки в суммах доходов, выплаченных сотрудникам, или неверно указаны расходы на страхование.

При заполнении корректирующей формы в подразделе 1.2 необходимо указать:

• Номер и дату первичного отчета, который исправляется.
• Прежние (ошибочные) суммы.
• Исправленные (верные) суммы.
• Краткое обоснование причины изменения данных.

В СБИС корректировка подается путем создания новой формы с типом «корректирующая», загрузки данных и подписания документа усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭЦП). Для тех, кто использует АУСН (автоматизированную упрощенную систему налогообложения), подача осуществляется через личный кабинет налогоплательщика, где часть данных подтягивается автоматически из системы учета.

Ошибки в кадровом учете могут привести к более серьезным последствиям, чем простой штраф за отчетность. Рекомендуется проверить, что грозит предпринимателю за неоформленного работника, чтобы избежать комплексных проверок СФР и ФНС.

ЕФС-1 для разных категорий налогоплательщиков

Требования к сдаче отчета различаются в зависимости от статуса плательщика и режима налогообложения.

Самозанятые. Лица, применяющие налог на профессиональный доход (НПД), не являются работодателями и не сдают ЕФС-1. Обязанность по подаче возникает только в случае перехода на УСН или иную систему, при которой самозанятый нанимает сотрудников в штат.

Внутреннее совместительство. Если сотрудник работает в одной организации на двух разных должностях по совместительству, декларация подается работодателем-плательщиком. Сведения о каждой должности отражаются в соответствии с требованиями к заполнению разделов о трудовой деятельности.

Налогоплательщики на УСН и АУСН. Для компаний на «упрощенке» порядок заполнения стандартный. На АУСН процесс упрощен за счет интеграции с налоговыми сервисами, однако ответственность за своевременность подачи сведений в СФР все равно лежит на руководителе.

Несоблюдение правил учета персонала или налоговой отчетности может привести к крупным финансовым потерям. Для сравнения масштабов рисков можно изучить, что грозит за неуплату налогов ООО.

Частые вопросы

Как сдать отчет ЕФС-1 через сайт СФР?

Необходимо авторизоваться в личном кабинете страхователя на портале СФР с помощью ЭЦП. В разделе «Отчетность» выбрать форму ЕФС-1, заполнить необходимые поля, проверить данные и отправить документ с электронной подписью.

Можно ли сдавать ЕФС-1 на бумаге?

Да, но только если у организации нет технической возможности подать отчет электронно. В остальных случаях СФР требует электронную подачу через операторов ЭДО или собственный портал.

Нужно ли сдавать ЕФС-1 при внутреннем совместительстве?

Да, сведения о трудовой деятельности сотрудника-совместителя должны быть отражены в отчете. Подачу осуществляет организация, в которой оформлено совместительство.

Как сдать корректирующий ЕФС-1, подраздел 1.2?

Нужно создать форму с признаком «корректирующая», указать реквизиты основного отчета, вписать старые и новые суммы доходов/расходов, после чего подписать ЭЦП и отправить в СФР.

Нужно ли сдавать ЕФС-1 для самозанятых?

Если самозанятый работает один и не имеет наемных сотрудников, сдавать ЕФС-1 не нужно. Обязанность появляется только при наличии штатных работников.

Как в СБИС сдать корректировку ЕФС-1?

В интерфейсе СБИС выберите соответствующий отчет, создайте корректирующую форму, внесите правки в данные, проверьте отчет на ошибки встроенным валидатором и отправьте в СФР с помощью ЭЦП.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налоговому и бухгалтерскому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом.