Новые правила заполнения ЕФС-1 в 2026 году: инструкции и примеры

Порядок заполнения ЕФС-1: подраздел 1.2 и сведения о стаже

Подраздел 1.2 заполняется для отражения периодов работы, которые дают право на получение страховых пенсий и пособий. В нем фиксируются периоды с особыми условиями труда, работа в районах Крайнего Севера или периоды ухода за детьми.

При заполнении данных о стаже необходимо четко разделять периоды:

• Периоды с вредными условиями труда указываются с привязкой к коду класса профессионального риска.
• Специфика для льготных категорий заключается в необходимости точного указания дат начала и окончания периода без пропусков.
• Сведения о стаже должны строго совпадать с данными в трудовой книжке или электронном реестре.

Перед отправкой формы сверьте ФИО, дату рождения и СНИЛС сотрудника с данными его паспорта и страхового свидетельства. Любое расхождение в одной букве или цифре приведет к отклонению отчета СФР. Если вы сомневаетесь в статусе привлеченного специалиста, изучите статью о том, как проверить чек и статус самозанятого, чтобы не подать ошибочные сведения о трудовых отношениях.

ЕФС-1 подраздел 2.3: порядок заполнения и особенности

Подраздел 2.3 используется для передачи сведений о размере заработка за любые календарные годы, предшествующие году обращения за пособием. Это необходимо для расчета пособий по временной нетрудоспособности или по уходу за ребенком.

Срок подачи подраздела 2.3 в 2026 году — не позднее 3 рабочих дней со дня получения запроса от СФР или заявления от сотрудника. В отчет включаются суммы выплат, с которых упланированы страховые взносы.

Типичные ошибки при заполнении:

• Указание сумм «грязными» (включая суммы, не облагаемые взносами).
• Несовпадение периодов выплат с календарными годами.
• Ошибки в кодах выплат (например, смешение основного заработка и премий).

Если вы выплачиваете пособия сотрудникам, которые ранее работали в другом статусе, полезно узнать, платят ли самозанятым декретные, чтобы правильно рассчитать базу для выплат.

Оформление корректировок и переименования организации в ЕФС-1

При переименовании организации в ЕФС-1 не подается новый отчет по всем сотрудникам. В текущих формах, которые подаются после смены названия, указывается актуальное наименование организации и ее обновленный КПП (если он изменился). Сведения о переименовании отражаются в реквизитах отправителя. Если изменение реквизитов затрагивает банковские счета, отправьте письмо об изменении реквизитов контрагентам и в контролирующие органы.

При обнаружении ошибки в уже поданном отчете используется алгоритм подачи отменяющей и корректирующей форм.

Отменяющая форма полностью аннулирует предыдущий документ. В ней указывается номер и дата исходного отчета, который нужно отменить. В поле «Сведения» ставится отметка об отмене.

Корректирующая форма подается сразу после отменяющей. Она содержит правильные данные. Отличие корректирующей формы от отменяющей в том, что она не просто удаляет запись, а создает новую, верную запись в реестре СФР.

При подаче корректирующей формы ЕФС-1 по подразделу 1.1 за прошлые периоды, СФР может потребовать подтверждающий документ (договор или приказ), если дата документа в отчете отличается от фактической даты события.

Сроки подачи корректировок не ограничены законом, но задержка в уведомлении о приеме или увольнении может привести к штрафам при проверке. Чтобы подготовиться к контролю, изучите правила проверки ООО налоговой, так как СФР и ФНС обмениваются данными в режиме реального времени.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 при приеме на работу?

Заполните подраздел 1.1: укажите СНИЛС сотрудника, дату приказа, код мероприятия «ПРИЕМ», должность и реквизиты трудового договора. Отправьте форму в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Как подать отменяющую и корректирующую форму ЕФС-1?

Сначала направьте отменяющую форму с указанием номера и даты ошибочного отчета. Затем подайте корректирующую форму с верными данными. Это позволит СФР корректно обновить историю трудовой деятельности работника.

Нужно ли подавать ЕФС-1 при переименовании организации?

Специальный отчет о переименовании не требуется. Просто начните использовать новое название организации в реквизитах всех последующих форм ЕФС-1.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в СФР.