Нормативные документы по кадровому делопроизводству: полный перечень и правила работы

Сколько хранятся кадровые документы в организации

Сроки хранения определяются перечнями типовых архивных документов. Личные дела сотрудников и трудовые договоры хранятся 50 лет, если они созданы после 1 января 2003 года. Документы, созданные до этой даты, подлежат хранению в течение 75 лет.

Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении) также хранятся 50 лет, так как они подтверждают трудовой стаж работника для назначения пенсии. Расчетные ведомости и платежные документы по зарплате хранятся 50 лет для документов, созданных с 2003 года, и 75 лет для более ранних.

Уничтожение документов по истечении срока хранения происходит через создание экспертной комиссии. Комиссия составляет акт о выделении документов к уничтожению, который утверждается руководителем организации. После этого документы утилизируются способом, исключающим доступ к персональным данным.

При изменении условий оплаты труда или должности важно правильно оформить документы. О том, какие кадровые документы нужны при повышении оклада сотруднику, читайте в отдельном материале.

Акт приема-передачи кадровых документов: правила оформления

При передаче кадрового архива сторонней организации или новому сотруднику отсутствие детальной описи в акте приема-передачи делает работодателя ответственным за любую пропажу документа даже спустя годы после смены персонала.

Акт составляется в случаях смены главного бухгалтера, кадрового специалиста или при передаче документов в государственный или коммерческий архив. Документ фиксирует факт перехода ответственности за сохранность бумаг от одного лица к другому.

Обязательными реквизитами акта являются:

• дата и место составления;
• полные данные передающей и принимающей сторон;
• подробная опись документов (наименование, количество листов, период);
• количество папок, коробок или электронных носителей;
• подписи обеих сторон с печатью организации.

Для автоматизации подготовки таких документов и контроля за их актуальностью используйте Legium.pro — форма прямо в этой статье: оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

Юридически акт является главным доказательством в суде или при проверках ГИТ и прокуратуры. Если документ пропал, а в акте приема-передачи он не значился, ответственность за утерю несет тот, кто принял архив без надлежащей проверки.

Восстановление кадровых документов при утере или порче

При обнаружении пропажи кадрового документа первым шагом должна стать служебная записка ответственного лица на имя руководителя. На основании записки создается внутренняя комиссия, которая фиксирует факт отсутствия документа актом.

Для восстановления данных работодатель направляет официальные запросы в Социальный фонд России (СФР), который аккумулирует сведения о стаже и страховых взносах. Также можно запрашивать архивные справки из государственных архивов, если компания была реорганизована или ликвидирована.

Дубликаты приказов или трудовых договоров оформляются только при наличии согласия сотрудника. В документе делается отметка «Дубликат», ставится дата выдачи и подпись руководителя. Если оригинал договора утерян, стороны могут составить новое соглашение о подтверждении условий трудовых отношений.

Если вам необходимо внести правки в уже существующие документы, изучите приказ о внесении изменений в кадровые документы: правила оформления и образцы.

Частые вопросы

Как в 1С добавить кадровые документы?

В программе 1С (например, в «Бухгалтерии» или «ЗУП») кадровые документы добавляются через раздел «Кадры» или «Зарплата и кадры». Сначала создается карточка сотрудника, затем через кнопку «Создать» выбирается нужный тип документа: Прием на работу, Кадровый перевод или Увольнение. Для детального изучения процесса используйте пошаговую инструкцию по добавлению документов в 1С.

Документом кадровый перевод нельзя считать простое соглашение?

Простое соглашение сторон о смене условий труда является основанием для перевода, но не самим кадровым документом. Для легитимного перевода в организации должен быть издан приказ (распоряжение) о переводе на другую должность или изменение условий договора, с которым сотрудник должен ознакомиться под подпись.

Что такое Черлинк в контексте кадровых документов?

Термин «Черлинк» (или аналогичные системы электронного документооборота) относится к программному обеспечению для цифрового подписания и хранения кадровых документов. Такие системы позволяют заменить бумажные архивы электронными реестрами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), что признается законом при соблюдении правил КЭДО.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений проконсультируйтесь с юристом или сертифицированным бухгалтером.