Перевод на дистанционную работу в ЕФС‑1: сроки сдачи и порядок оформления

Перевод сотрудника на дистанционную работу: как оформить в ЕФС‑1

При переводе работника на «удаленку» изменения вносятся в подраздел сведений о трудовой деятельности. В колонке «Тип занятости» необходимо указать код режима занятости 2. Это сигнализирует СФР о том, что сотрудник теперь работает дистанционно или с комбинированным графиком.

Если перевод сопровождается изменением нагрузки, например, переходом на неполный рабочий день, в форме ЕФС-1 корректируется показатель «Фактическая продолжительность рабочего времени». В разделе «Сведения о трудовой деятельности» фиксируется точная дата вступления в силу нового графика работы. Аналогично оформляется и перевод на полный рабочий день.

При переводе сотрудника на другую должность в ЕФС-1 заполняется колонка «Должность». Здесь указывается новое наименование позиции строго по штатному расписанию и дата начала выполнения обязанностей в новой роли. Порядок действий при таких кадровых перемещениях схож с тем, как работают ЕФС‑1 сроки сдачи при приеме на работу, так как оба события требуют оперативного уведомления фонда.

Неочевидно, но при переводе сотрудника на удалённую работу в ЕФС‑1 код режима занятости меняется, а код места работы (адрес организации) остаётся прежним. Изменение фактического места работы требует подачи отдельной формы 2‑НДФЛ, в противном случае работодателю грозит штраф за некорректное предоставление сведений.

Для исключения ошибок в реквизитах используйте сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой данных по ИНН.

Единая форма сведений: практические рекомендации и типичные ошибки

Перед отправкой формы сверьте ИНН работодателя, указанный в декларации, с данными в личном кабинете ФНС. Расхождение даже в одном символе приведет к автоматическому отклонению отчета системой СФР.

Избегайте внесения изменений режима занятости в текущую квартальную форму, если событие произошло в середине периода. Корректировка данных по переводам и изменениям условий труда производится в следующем квартале. Особенности подачи за разные периоды подробно описаны в материале про срок сдачи ЕФС-1 за 9 месяцев.

За нарушение сроков подачи ЕФС-1 предусмотрены административные штрафы. Сумма взыскания составляет от 5 000 до 30 000 рублей в зависимости от длительности просрочки и количества затронутых сотрудников (согласно п.п. 32-33 ПБУ 6/02).

Частые вопросы

Каков срок сдачи ЕФС‑1 за 2025 год?

Годовой отчет за 2025 год необходимо подать до 31 января 2026 года.

Можно ли перевести сотрудника на неполный рабочий день и отразить это в ЕФС‑1?

Да, это делается через изменение показателя «Фактическая продолжительность рабочего времени» в подразделе сведений о трудовой деятельности с указанием даты изменения.

Как оформить перевод сотрудника на другую должность в ЕФС‑1?

Необходимо заполнить колонку «Должность», указав новое наименование позиции, и проставить дату начала работы в этой должности.

Какие сроки сдачи ЕФС‑1 за 1‑й квартал 2026 года?

Крайний срок подачи отчетности за первый квартал 2026 года — 20 апреля 2026 года.

Что включают сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1?

В этот раздел входят данные о приеме на работу, увольнении, переводах на другие должности, изменении режима занятости (включая переход на дистанционную работу) и сведения о стаже.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за юридической помощью.