Проверка кадровых документов: полный перечень и правила аудита

Виды и структура внутренних кадровых документов

Документы по движению персонала проверяются по цепочке: основание $\rightarrow$ приказ $\rightarrow$ запись в трудовой книжке (или сведения о трудовой деятельности). При приеме проверяется наличие заявления (если предусмотрено ЛНА) и приказа. При переводе — дополнительное соглашение к договору. При увольнении — приказ, основанный на заявлении или соглашении сторон, а также расчетный листок и справки о доходах.

Учет рабочего времени фиксируется в табелях и журналах. Проверка табелей подразумевает сверку отметок о явке, прогулах, больничных и отпусках с фактическими данными. Ошибки в табелях делают невозможным законный расчет заработной платы и могут привести к доначислению налогов при проверке. Если сотрудник отсутствовал по болезни, проверьте, как открывается больничный в 2026 году: порядок оформления и правила, чтобы подтвердить законность отсутствия.

В 2026 году требования к охране труда и воинскому учету остаются жесткими. В части охраны труда проверяются журналы инструктажа, приказы о назначении ответственных лиц и протоколы проверки знаний. По воинскому учету аудит включает наличие карточек формы №10, сводных отчетов и подтверждение своевременного уведомления военкоматов о приеме и увольнении сотрудников.

Для автоматизации подготовки таких документов и исключения человеческого фактора используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

Правила организации и хранения архива кадровых документов

Сроки хранения определяются перечнями типовых документов. Основные документы по личному составу (трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки), созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Документы, созданные до этого периода, хранятся 75 лет. Срок отсчета начинается с даты создания документа или с даты увольнения сотрудника.

При ликвидации организации или по истечении сроков хранения документы передаются в государственный или муниципальный архив. Передача осуществляется на основании акта приема-передачи. Перед отправкой документы должны быть систематизированы, прошиты, а описи — заверены подписью руководителя и печатью организации. Если в компании есть ответственный за архив, его функции должны быть четко прописаны, например, в должностной инструкции документоведа: правила оформления и требования.

Электронные кадровые документы (ЭКДО) имеют полную юридическую значимость при соблюдении двух условий: использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) или простой электронной подписи (ПЭП) с предварительным соглашением. Хранение ЭКДО осуществляется в цифровых архивах с обязательным обеспечением доступа к ним в течение всего установленного срока (50/75 лет). При переходе на ЭКДО важно обеспечить совместимость форматов файлов, чтобы документы открывались через десятилетия.

Частые вопросы

Где найти образцы кадровых документов?

Актуальные образцы предоставляются в официальных руководствах Минтруда, специализированных кадровых сервисах и профессиональных бухгалтерских системах. При использовании шаблонов из интернета обязательно проверяйте их на соответствие нормам 2026 года.

Какие внутренние кадровые документы проверяет ГИТ?

Государственная инспекция труда в первую очередь запрашивает трудовые договоры, ПВТР, график отпусков, табели учета рабочего времени, приказы об отпусках и увольнениях, а также документы по охране труда.

Нужно ли хранить кадровые документы после ликвидации организации?

Да, документы по личному составу не уничтожаются при ликвидации. Они должны быть переданы в государственный или муниципальный архив, чтобы сотрудники могли в будущем подтвердить свой стаж для назначения пенсии.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений проконсультируйтесь с профильным специалистом.