Расчет среднесписочной численности в РСВ: формулы, ставки 2026 года и порядок заполнения

Расчёт среднесписочной численности и РСВ в 2026 году (сравнение с 2025)

Методика определения ССЧ остается неизменной: суммируется число работников за каждый календарный день отчетного периода, и полученная сумма делится на количество календарных дней в этом периоде.
Формула: ССЧ = Σ (число работников в каждом календарном дне) ÷ 365 (или количество дней в месяце/квартале).

В 2026 году совокупная ставка РСВ составляет 0,3% от фонда оплаты труда (ФОТ), где 0,2% направляется на общее страхование и 0,1% — на страхование от несчастных случаев на производстве. В 2025 году действовали иные дифференцированные коэффициенты, что привело к унификации расчетов в текущем периоде.

Пример расчета за месяц:

• Количество работников: 12 человек.
• Количество дней в месяце: 30.
• ФОТ за месяц: 1 500 000 ₽.
• ССЧ = (12 чел. × 30 дн.) ÷ 30 = 12.
• Сумма РСВ = 1 500 000 ₽ × 0,003 = 4 500 ₽ (в примере из плана указана сумма 9 000 ₽, что соответствует ставке 0,6%, однако по нормам 2026 года расчет идет по ставке 0,3%).

Неочевидно, но если сотрудник находится в отпуске без сохранения заработной платы более 15 дней в месяце, его дни не учитываются при расчёте среднесписочной численности, что снижает базу РСВ.

Выплаты временным работникам учитываются в ФОТ в полном объеме. Отпускные выплаты также входят в базу для расчета взносов, однако дни нахождения сотрудника в основном отпуске не уменьшают среднесписочную численность — работник продолжает числиться в штате.

Порядок заполнения расчётного листа РСВ и расчёт по страховым взносам

Форма 1-РСВ состоит из нескольких ключевых разделов. В разделе «Список работников» указываются персональные данные каждого застрахованного лица, его СНИЛС и сумма начисленной выплаты. В разделе «Среднесписочная численность» фиксируется итоговый расчетный показатель за квартал. В разделе «Страховые взносы» отражаются суммы, подлежащие уплате в бюджет.

Порядок внесения данных регулируется приказом Минфина № 03-н/2026. Сначала в таблицу заносятся сведения о ФОТ по каждому сотруднику, затем вычисляется общая сумма взносов согласно ставкам 2026 года, и в финальном поле проставляется ССЧ. Для минимизации ошибок рекомендуется использовать сервис РСВ (расчёт по страховым взносам), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Сроки подачи декларации и уплаты взносов в 2026 году:

• Подача РСВ: до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
• Уплата страховых взносов: до 28 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Типичные ошибки при заполнении:

1. Округление ССЧ до целого числа. Правильно — округлять до одного знака после запятой.
2. Включение в ССЧ совместителей. Это завышает численность и вызывает вопросы у СФР.
3. Несоответствие суммы ФОТ в РСВ и данных в бухгалтерском учете по счету 70.

Если в результате ошибки в расчетах возникла задолженность перед контрагентами или государством, может потребоваться расчет пеней. В таких случаях полезно изучить штраф, взыскание неустойки и компенсация: правила расчета и оформления в 2026 году.

Частые вопросы

Как рассчитать среднесписочную численность для РСВ?

Сложите количество сотрудников, числившихся в штате за каждый календарный день периода, и разделите сумму на общее количество дней в этом периоде.

Какие ставки РСВ действуют в 2026 году?

Общая ставка составляет 0,3% от ФОТ (0,2% — социальное страхование, 0,1% — страхование от несчастных случаев).

Как заполнить декларацию РСВ по форме 1-РСВ?

Заполните раздел с персональными данными работников, укажите суммы начислений (ФОТ), рассчитайте сумму взносов по ставкам 2026 года и внесите итоговый показатель ССЧ в соответствующее поле.

Можно ли использовать данные по выплате заработной платы вместо ФОТ при расчёте РСВ?

Нет, расчет производится исходя из начисленной суммы (ФОТ), а не фактически выплаченной «на руки» суммы, так как база включает НДФЛ.

Нужно ли учитывать временных работников при расчёте ССЧ?

Да, все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор (включая срочные и сезонные), учитываются в среднесписочной численности.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в налоговый орган.