Расчет 6-НДФЛ: правила заполнения и сроки подачи в 2026 году

Как правильно заполнить расчет 6-НДФЛ

На титульном листе указываются реквизиты организации или ИП: ИНН, КПП (для ООО), ОКТМО и наименование налогового органа. В поле «Отчетный период» ставится соответствующий квартал или год. Если организация сменила данные, например, при смене фамилии руководителя или переезде, следует проверить актуальность сведений, так как изменение ИНН при смене фамилии не предусмотрено.

В разделе 1 отражаются общие суммы по всем физическим лицам. Здесь указывается общая сумма доходов, сумма налога, рассчитанного по каждой ставке, и итоговая сумма удержанного НДФЛ. Данные раздела 1 должны строго совпадать с суммой всех показателей раздела 2. Для минимизации ошибок в реквизитах удобно использовать сервис 6-НДФЛ, где документ заполняется онлайн с автоподстановкой данных по ИНН.

Раздел 2 заполняется по каждому физическому лицу (или по группам лиц, если это предусмотрено формой). В нем отражаются:

• сумма дохода, с которой исчислен налог;
• сумма налога, рассчитанная по ставке (например, 13%, 15% и выше согласно прогрессии);
• сумма фактически удержанного налога.

Вычеты указываются в соответствующих полях раздела 2. Стандартные вычеты (на детей, себя) применяются ежемесячно до достижения лимита дохода. Социальные (на обучение, лечение) и имущественные вычеты отражаются в периоде, когда они фактически уменьшили налоговую базу. Если сотрудник предоставил документы на вычет задним числом, данные вносятся в уточненный расчет за соответствующий период.

Особенности отражения доходов в 2026 году

В 2026 году расчет НДФЛ производится по прогрессивной шкале. Налоговая база делится на пороги, и к каждой части дохода применяется своя ставка. В расчете 6-НДФЛ суммы налога распределяются по соответствующим графам в зависимости от применимой ставки (13%, 15%, 18% и т.д.). Сумма налога рассчитывается исходя из совокупного дохода физического лица с начала года.

Доходы, с которых налог не удерживается (например, при наличии освобождения по Налоговому кодексу или при выплате доходов в пользу лиц, имеющих право на налоговый вычет в полном объеме), отражаются в расчете в графе «Сумма дохода», но в графе «Сумма налога» ставится «0». Сюда относятся выплаты, которые не признаются объектом налогообложения. Если компания выплачивает сотрудникам компенсации, важно проверить, не являются ли они суточными сверх нормы, так как такие суммы облагаются налогом в общем порядке.

При взаимодействии с самозанятыми (плательщиками НПД) налоговый агент не удерживает НДФЛ и не включает такие выплаты в расчет 6-НДФЛ, если самозанятый предоставил чек. Если же статус самозанятого утрачен или чек не предоставлен, компания обязана исчислить НДФЛ по общей ставке и отразить этот доход в расчете. В случае, когда самозанятый превысил лимит доходов, он теряет право на применение спецрежима, и последующие выплаты в его адрес могут потребовать удержания НДФЛ.

Частые вопросы

Нужно ли подавать 6-НДФЛ, если сотрудники не работали и доходов не было?

Да, расчет подается в любом случае. Если за отчетный период выплаты физическим лицам не производились и налог не исчислялся, подается «нулевой» расчет. В этом случае заполняется только титульный лист и раздел 1 с нулевыми значениями.

В какой срок нужно подать уточненный расчет 6-НДФЛ?

Законодательство не устанавливает жесткого срока для подачи корректировки. Однако рекомендуется сделать это сразу после обнаружения ошибки. Если ошибка привела к недоимке по налогу, её следует погасить до того, как налоговая инспекция выставит требование, чтобы избежать пеней.

Как отразить в расчете 6-НДФЛ выплату больничного?

Пособие по временной нетрудоспособности является страховой выплатой и не облагается НДФЛ. Следовательно, суммы больничных листов не включаются в налоговую базу, не отражаются в графах доходов и налога в расчете 6-НДФЛ.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и заполнения отчетности рекомендуем проконсультироваться с главным бухгалтером или налоговым консультантом.