Сколько хранятся кадровые документы в архиве: сроки и правила в 2026 году
При передаче документов в государственный архив компания не избавляется от ответственности за их сохранность до момента подписания акта приема-передачи, а некоторые документы по личному составу должны храниться даже после ликвидации организации.
Сроки хранения кадровых документов в 2026 году зависят от типа документа и его значения для подтверждения стажа или выплат сотруднику. Бессрочно хранятся приказы по личному составу и трудовые договоры, расчетные ведомости — 50 или 75 лет, а текущая документация (графики, табели) — от 1 до 5 лет.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Сроки хранения основных кадровых документов
Документы по личному составу, которые подтверждают трудовой стаж, право на пенсию и социальные выплаты, имеют бессрочный срок хранения. К ним относятся:
- приказы о приеме на работу, переводе и увольнении;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (в которых указаны стороны трудового договора);
- личные карточки сотрудников (форма Т-2);
- личные дела.
Документы по расчету заработной платы и иные сведения о стаже хранятся 50 или 75 лет. Срок в 75 лет применяется к документам, созданным до 1 января 2001 года, и сроку в 50 лет — к документам, созданным с 2001 года. В эту категорию входят расчетно-платежные ведомости, лицевые счета по заработной плате и расчетные листки. Такие бумаги относятся к категории первичной документации, так как фиксируют фактические выплаты.
Краткосрочное хранение (от 1 до 5 лет) предусмотрено для документов, не имеющих долгосрочного значения для подтверждения стажа:
- табели учета рабочего времени — 1 год;
- графики отпусков — 1 год;
- заявления сотрудников на отпуск или перевод (если они не стали основанием для бессрочного приказа) — 5 лет;
- журналы регистрации инструктажей по технике безопасности — 5 лет.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →С какого момента начинается отсчет срока хранения
Для документов с бессрочным сроком хранения отсчет не ведется — они хранятся в организации или государственном архиве постоянно.
Для документов с установленным сроком (например, 5 или 50 лет) дата начала отсчета зависит от формата оформления дела:
- Если документы собраны в дело по годам, срок считается с 1 января года, следующего за годом окончания дела.
- Если документ хранится отдельно, срок отсчитывается с даты последнего документа в папке или с даты подписания конкретного акта.
При увольнении сотрудника сроки хранения его личного дела и трудового договора не сокращаются. Даже если человек проработал в компании один день, приказ о приеме и увольнении остается в архиве бессрочно. При этом работодатель обязан проверить корректность данных, включая СНИЛС, чтобы в будущем сотрудник мог проверить его в базе СФР без проблем с подтверждением стажа.
Как правильно уничтожать кадровые документы по истечении срока
Уничтожение документов без соблюдения процедуры влечет штрафы за нарушение правил работы с персональными данными и утрату документов по личному составу. Процесс начинается с создания экспертной комиссии (ЭК), в состав которой входят руководитель организации, представитель отдела кадров и бухгалтер.
Комиссия проводит проверку архива и составляет акт о выделении документов к уничтожению. В акте перечисляются все дела, срок хранения которых истек и которые не имеют исторической или практической ценности. После согласования акта издается приказ об уничтожении документов.
Способ уничтожения должен исключать возможность восстановления персональных данных. Допускается:
- промышленное шредирование (измельчение бумаги);
- сжигание в специализированных печах.
По факту уничтожения составляется акт списания, который хранится в организации постоянно. Если компания проходит через ликвидацию АО, все документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив.
Для автоматизации контроля сроков хранения и управления архивом используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.
Частые вопросы
Можно ли уничтожить личную карточку сотрудника через 50 лет?
Нет. Личные карточки (форма Т-2) относятся к документам по личному составу и хранятся бессрочно. Срок в 50 или 75 лет относится к расчетным ведомостям, но не к карточкам или приказам.
Что делать, если срок хранения документа истек, но идет судебный спор с экс-сотрудником?
Документ нельзя уничтожать до завершения судебного разбирательства и вступления решения суда в законную силу. В этом случае срок хранения продлевается на период спора.
Считаются ли электронные кадровые документы документами архива?
Да. Электронные документы, подписанные КЭП, имеют ту же юридическую силу и те же сроки хранения, что и бумажные аналоги. Они должны храниться в электронном архиве с обеспечением целостности и возможности доступа к ним в течение всего установленного срока.
Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется обратиться к профильному юристу или аудитору.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Как рассчитать НДФЛ по прогрессивной ставке: правила и примеры
Инструкция по расчету НДФЛ по пятиступенчатой шкале 2026 года: ставки от 13% до 22%, пороги доходов и особенности расчета базы по вкладам.
Как уменьшить НДФЛ при продаже квартиры: законные способы снижения налога
Разбираем, как законно уменьшить НДФЛ при продаже недвижимости с помощью вычетов и налоговых льгот в 2026 году по нормам Налогового кодекса РФ.
Договор дарения автомобиля близкому родственнику: правила оформления и налоги
Разбираем, как оформить договор дарения автомобиля близкому родственнику, чтобы избежать НДФЛ и рисков переквалификации сделки в доход от бизнеса.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.