Служебная записка на совмещение должностей: образец и правила оформления

Форма служебной записки: образец и структура

Единого государственного бланка для служебных записок не существует, организация разрабатывает свою форму в рамках учетной политики. Структура документа включает:

1. «Шапка»: в правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя, которому адресован документ, а ниже — должность и ФИО отправителя.
2. Заголовок: по центру пишется «Служебная записка».
3. Основной текст: четкое описание ситуации и перечень функций. Вместо общей фразы «выполнение обязанностей» следует перечислить конкретные задачи (например, «ведение кадрового учета, подготовка отчетности в СФР, оформление отпусков»).
4. Подпись: дата и личная подпись составителя.

Оформление зависит от статуса отправителя. Служебная записка от линейного сотрудника обычно носит характер просьбы или предложения. Служебная записка заведующей (начальника отдела) является распорядительным документом, в котором руководитель подразделения ставит задачу перед директором о необходимости усиления штата или перераспределения нагрузки.

Для обоснования доплаты за расширение зоны обслуживания (когда сотрудник выполняет дополнительный объем работ по своей же должности) используйте формулировки: «В связи с увеличением объема обрабатываемой документации на 40% прошу установить доплату в размере X рублей до конца квартала».

Оформление совмещения: от служебной записки до допсоглашения

Служебная записка является лишь внутренним основанием, она не дает права на выплату денег и не меняет условия трудового договора. На её базе издается Приказ о совмещении должностей, который официально закрепляет факт выполнения дополнительных работ.

Параллельно с приказом стороны обязаны заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Это документ, который меняет условия оплаты труда и объем обязанностей. Сроки заключения соглашения — до момента фактического начала совмещения. Чтобы избежать ошибок в формулировках, можно использовать правила оформления дополнительного соглашения к договору 2026 года.

Документальным подтверждением выполнения обязанностей для расчета заработной платы служат:

• подписанный приказ;
• заверенное допсоглашение;
• табель учета рабочего времени (если совмещение предполагает особый режим).

Если в будущем условия труда изменятся или совмещение будет прекращено, оформляется дополнительное соглашение к основному договору о возврате к прежним условиям оплаты и обязанностей.

Частые вопросы

Можно ли использовать одну форму служебной записки для списания материальных ценностей или заключения договора?

Нет. Служебная записка на совмещение — это кадровый документ. Списание ТМЦ оформляется актом о списании и отдельной запиской на основании ФСБУ 5/2019 «Запасы». Запрос на заключение договора (служебная записка о заключении договора) направляется в юридический отдел или отдел закупок и содержит коммерческие условия сделки, а не трудовые функции.

Нужно ли писать служебную записку, если совмещение происходит по инициативе директора?

Да, даже при инициативе директора документ необходим для соблюдения внутреннего документооборота и обоснования расходов перед налоговой службой. Записка подтверждает, что доплата сотруднику произведена не произвольно, а в связи с производственной необходимостью.

Как оформить служебную записку на покупку офисной мебели (например, стульев)?

Такая записка оформляется как запрос на материальное обеспечение. В тексте указывается: «В связи с выходом двух новых сотрудников прошу закупить офисные стулья в количестве 2 шт.». К записке прикладывается обоснование стоимости или ссылка на выбранного поставщика.

Информация носит справочный характер. Для применения норм в конкретной ситуации рекомендуется обратиться к профильному специалисту или юристу.