Смена паспорта сотрудника: какие кадровые документы оформить

Как отразить смену паспорта в кадровом учете и отчетности

Данные в программе расчета заработной платы (например, 1С) и системе КЭДО обновляются в карточке физического лица. Смена паспортных данных в КЭДО критична для корректной работы электронной подписи сотрудника, если она привязана к паспортным реквизитам. Для автоматизации таких процессов и исключения ручного ввода используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

Корректировка сведений для Социального фонда России (СФР) происходит при подаче следующих отчетов:

1. Персонифицированные сведения о физических лицах (ежемесячно).
2. Сведения о стаже и трудовой деятельности (ЕФС-1).

Если паспорт сменился вместе с фамилией, работодатель должен убедиться, что в базе СФР данные синхронизированы. Если сведения расходятся, отчетность будет отклонена. Рекомендуется заранее узнать, как проверить СНИЛС в базе СФР по номеру: способы и сроки, чтобы избежать ошибок при передаче данных.

Сверка данных с СНИЛС и ИНН обязательна. Номер СНИЛС не меняется при смене паспорта или фамилии, однако персональные данные, привязанные к нему в базе ПФР/СФР, должны соответствовать новому паспорту. В противном случае возникнут сложности с назначением пособий и выплатами.

Сроки уведомления работодателя о замене паспорта

Трудовой кодекс не устанавливает жесткого срока, в который работник обязан сообщить о смене паспорта. Однако эта обязанность обычно фиксируется в локальном нормативном акте — Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). В ПВТР указывается срок (например, 3 или 5 рабочих дней) с момента получения нового документа.

Несвоевременное обновление данных влечет следующие риски:

• Отказ СФР в выплате электронного листка нетрудоспособности (больничного), если данные в заявлении на выплату не совпадают с актуальными данными в базе фонда.
• Ошибки при формировании отчетности по страховым взносам, что может привести к штрафам или необходимости подачи корректирующих расчетов.
• Проблемы с идентификацией сотрудника при оформлении командировок, покупке билетов или получении пропусков на режимные объекты.

Частые вопросы

Нужно ли заключать допсоглашение к трудовому договору при смене паспорта?

Только в том случае, если паспортные данные вписаны в текст самого договора. Если реквизиты указаны в личной карточке или отдельном анкете, достаточно внести изменения в эти документы. Если же паспортные данные являются частью раздела «Реквизиты сторон», допсоглашение обязательно.

Что делать, если сотрудник отказывается предоставить новый паспорт?

Работодатель не может принудить сотрудника предоставить паспорт силой, но может издать приказ о необходимости предоставления документов для исполнения требований законодательства (отчетность в СФР). В случае отказа следует направить сотруднику письменное уведомление о том, что несвоевременное предоставление данных может привести к задержке выплат по больничным листам из-за ошибок в отчетности.

Нужно ли менять трудовую книжку при смене паспорта?

Если паспорт сменился без смены фамилии, в трудовую книжку вносить изменения не нужно. Если фамилия изменилась, в трудовую книжку вносится запись: «Фамилия изменена с [старая фамилия] на [новая фамилия]» со ссылкой на свидетельство о браке или переименовании. Запись заверяется печатью организации и подписью ответственного лица.

Информация носит справочный характер. Для получения квалифицированной помощи по конкретной ситуации обратитесь к профильному юристу или бухгалтеру.