Составление авансовых отчетов: правила заполнения, сроки и образцы

Срок предоставления авансового отчета и порядок возмещения расходов

Законодательство не устанавливает жесткий срок подачи отчета, поэтому компания фиксирует его в учетной политике по ПБУ 1/2008. Обычно регламент предусматривает подачу документа в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки или совершения покупки. Для поездок по городу часто устанавливают срок до конца текущего месяца или 5 дней с даты траты.

Возмещение расходов по авансовому отчету происходит, если фактические затраты превысили выданный аванс. В этом случае организация выплачивает разницу сотруднику через кассу или банковским переводом. Чтобы расчеты были корректными, изучите порядок выплат по авансовому отчету, где описаны сроки перечисления средств.

Если сотрудник не использовал весь аванс, он обязан вернуть остаток в кассу или на расчетный счет организации. Срок возврата также прописывается в локальном акте компании. Несвоевременный возврат средств может быть расценен как заем сотрудника от организации, что влечет за собой необходимость начисления процентов. О том, как правильно оформить возврат, читайте в статье про остаток по авансовому отчету.

Авансовые отчеты по корпоративной карте

Учет по корпоративной карте отличается от наличных тем, что деньги не выдаются сотруднику на руки, а списываются напрямую со счета компании. Несмотря на это, сотрудник остается подотчетным лицом. Разница заключается в том, что в графе «Выдано» указывается сумма списаний по выписке, а не сумма перевода на личный счет.

Для подтверждения операций используются банковские выписки и первичные документы (чеки, слипы терминалов). Выписка подтверждает факт списания денег, но не доказывает, что покупка была совершена в интересах бизнеса. Поэтому к каждой операции по карте должен быть приложен кассовый чек с детализацией товаров или услуг.

Если сотрудник совершил покупку по корпоративной карте без предварительного согласования (аванса), расход оформляется по факту. Бухгалтер принимает отчет, проверяет соответствие трат целям компании и списывает сумму на расходы организации. Если покупка была связана с поездкой, рекомендуется использовать авансовый отчет по билетам и командировочным расходам.

Где скачать форму авансового отчета и как использовать образец

Организации могут использовать типовую форму АО-1, утвержденную приказом Минфина, или разработать собственный бланк. Собственная форма допустима, если в ней присутствуют все обязательные реквизиты: наименование документа, дата, подписи сотрудника и руководителя, суммы и перечень подтверждающих документов.

Чтобы избежать ошибок, используйте Авансовый отчёт (АО-1) — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

При проверке заполненного образца авансового отчета чаще всего встречаются следующие ошибки:

1. Несоответствие даты чека и даты отчета (чек датирован позже, чем составлен отчет).
2. Отсутствие расшифровки в чеках (например, в чеке указано «Товары», а в отчете — «Канцтовары»).
3. Округление сумм в отчете, которое не совпадает с копейками в чеке.

Для признания расходов в налоговом учете к отчету обязательно прилагаются:

• Оригиналы кассовых чеков (или их электронные копии).
• Товарные чеки или накладные (если в кассовом чеке нет перечня товаров).
• Билеты и посадочные талоны (при поездках).
• Приказы или распоряжения о направлении в командировку или совершении покупки.

Оформление проездных документов имеет свои нюансы, которые разобраны в материале про авансовый отчет на проезд.

Частые вопросы

Какой номер чека для авансового отчета записывать?

В реестр вписывается фискальный номер чека. Его можно найти в верхней части документа или в блоке с данными о смене. Если чек электронный, указывается номер транзакции или номер документа, присвоенный оператором фискальных данных (ОФД).

В какой срок сотрудник должен предоставить авансовый отчет?

Срок устанавливается внутренним регламентом компании (учетной политикой). Обычно это период от 3 до 5 рабочих дней после завершения задания или возвращения из поездки.

Как происходит возмещение расходов по авансовому отчету, если сотрудник потратил свои деньги?

Сотрудник составляет отчет, указывая в графе «Выдано» ноль или прочерк. Сумма фактически потраченных средств фиксируется в итоговой строке. После утверждения отчета руководителем компания перечисляет эту сумму на карту или выплачивает наличными из кассы.

Информация носит справочный характер. Для применения норм в конкретной ситуации проконсультируйтесь с главным бухгалтером или налоговым консультантом.