Сроки хранения документов в 2026 году: актуальные нормы для ИП и ООО

Сроки хранения кадровых документов и документов по личному составу

Документы по личному составу делятся на две основные категории по срокам хранения. Приказы о приеме на работу, лицевые счета и расчетные листки хранятся 50 лет, если они созданы после 1 января 2003 года, и 75 лет, если созданы до этой даты. Это необходимо для подтверждения стажа сотрудников при назначении пенсий.

Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним и личные дела сотрудников хранятся в течение 50 лет. Срок отсчитывается с даты увольнения работника или ликвидации организации. Полный перечень таких бумаг описан в материале про документы кадрового учета.

При ликвидации ООО или закрытии ИП кадровый архив нельзя просто уничтожить или оставить у бывшего директора. Документы по личному составу должны быть переданы в государственный или муниципальный архив по акту приема-передачи. В противном случае организация или ее ликвидатор могут быть привлечены к ответственности за утрату документов, влияющих на пенсионные права граждан.

Как хранить электронные документы и документы в цифровом виде

Электронный документ имеет полную юридическую силу и равен бумажному оригиналу, если он подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП). Сканы документов, отправленные по электронной почте без КЭП, считаются копиями и не заменяют оригиналы при проверках.

Для обеспечения доступности и целостности цифрового архива в течение всего срока хранения (4–5 лет для бухгалтерии) необходимо:

• Использовать форматы файлов, которые не устаревают (например, PDF/A).
• Создавать резервные копии на независимых носителях или в облачных хранилищах.
• Вести реестр электронных документов с указанием даты создания и срока уничтожения.

Риск уничтожения бумажных оригиналов при наличии только сканированных копий без КЭП заключается в том, что налоговая инспекция или суд могут признать такие документы недопустимыми доказательствами. В этом случае расходы будут исключены из налоговой базы, что приведет к доначислению налогов и штрафам.

Чтобы автоматизировать работу с документами и избежать ошибок в сроках, используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

Порядок уничтожения документов по истечении срока хранения

Уничтожение документов происходит не автоматически, а через официальную процедуру. Сначала создается комиссия (минимум 3 человека), которая составляет опись документов, подлежащих списанию. По результатам проверки составляется акт о списании и уничтожении документов.

Перед уничтожением комиссия обязана проверить, не содержатся ли в документах сведения, которые должны храниться дольше основного срока. Например, в договоре аренды или поставки может быть зафиксирован залог или долгосрочное обязательство, срок которого еще не истек. Если документ является основанием для судебного спора или проверки, его уничтожать запрещено даже по истечении 5 лет.

Конфиденциальная информация (персональные данные сотрудников, коммерческая тайна) уничтожается способами, исключающими возможность восстановления данных:

• Для бумаги — промышленный шредер с перекрестной резкой.
• Для цифровых носителей — полное затирание данных специальным ПО, а не простое удаление в «корзину».

Частые вопросы

Можно ли уничтожить первичку через 5 лет, если идет налоговая проверка?

Нет. Если начата налоговая проверка или вы получили требование о предоставлении документов, уничтожать их нельзя до завершения всех процедур, включая обжалование результатов проверки в суде. Уничтожение документов в период проверки может быть расценено как попытка скрыть нарушения.

Нужно ли хранить документы после закрытия ИП или ликвидации ООО?

Да. Ликвидация организации не отменяет обязанность по хранению документов. Бухгалтерские документы хранятся 5 лет, а кадровые — передаются в государственный архив. В случае с ИП ответственность за хранение документов ложится на физическое лицо (бывшего предпринимателя).

Считается ли скан документа полноценным оригиналом для налоговой?

Скан считается копией. Полноценным оригиналом для налоговой признается либо бумажный документ с «живой» подписью и печатью, либо электронный документ, подписанный КЭП обеих сторон. Простые PDF-сканы без электронной подписи могут быть принят в качестве дополнения, но не заменяют оригинал при детальной проверке.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться к актуальным редакциям нормативных актов.