Сроки хранения кадровых документов в 2026 году: актуальные нормы

Правила подсчета сроков хранения

Отсчет срока хранения начинается с 1 января года, следующего за годом создания документа. Для документов, которые меняются в течение длительного времени (например, трудовой договор или личная карточка), срок отсчитывается с даты последнего изменения или даты увольнения сотрудника.

Если актуальные перечни архивных документов сокращают срок хранения, работодатель может уничтожить бумаги досрочно. Для этого необходимо провести инвентаризацию архива и составить опись документов, подлежащих списанию.

Документы в электронном виде имеют полную юридическую значимость при условии использования усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) обеих сторон. Электронный архив должен обеспечивать неизменность данных и доступ к ним на протяжении всего установленного срока хранения. Чтобы автоматизировать контроль за сроками и хранением всех типов документов, используйте Legium.pro — форма прямо в этой статье: оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

Порядок уничтожения кадровых документов по истечении срока

Уничтожение документов происходит через создание специальной комиссии. Приказом по организации назначаются ответственные лица (обычно кадровик, бухгалтер и представитель администрации), которые проверяют, действительно ли срок хранения истек и нет ли на документы запросов из СФР или судов.

После проверки комиссия составляет акт об уничтожении. В акте фиксируется перечень документов, их количество, даты создания и способ уничтожения (шредирование, сжигание). Акт подписывается всеми членами комиссии и хранится в организации постоянно.

При уничтожении документов работодатель обязан соблюдать закон о персональных данных. Бумаги нельзя просто выбросить в мусорный контейнер — они должны быть уничтожены так, чтобы восстановить информацию было невозможно. Это требование особенно актуально при подготовке к закрытию бизнеса, когда оформляется ликвидация АО в 2026 году: порядок, сроки и оформление документов.

Частые вопросы

Что будет, если уничтожить кадровые документы раньше срока?

Работодателю грозит административный штраф за нарушение правил хранения документов. Главный риск — невозможность подтвердить стаж сотрудника при обращении в СФР, что может привести к судебным искам от бывшего работника о возмещении убытков или восстановлении записи в трудовой книжке.

Нужно ли хранить документы уволенных сотрудников?

Да, документы уволенных сотрудников хранятся до истечения установленного срока (например, 50 или 75 лет). Только после этого их можно уничтожить по регламентированной процедуре. При этом личные карточки и приказы об увольнении хранятся дольше всего, так как являются базой для расчета пенсии.

Можно ли хранить все кадровые документы только в электронном виде?

Только если они изначально создавались в электронном виде с использованием КЭДО и подписаны УКЭП. Если документ был создан на бумаге, его скан-копия не заменяет оригинал. Бумажный оригинал должен храниться в архиве до конца установленного срока, даже если в системе есть его цифровая копия.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и оформления документов проконсультируйтесь с юристом или профильным специалистом.