Унифицированные кадровые документы: перечень, оформление и сроки хранения
При переходе на КЭДО (кадровый электронный документооборот) сроки хранения документов не сокращаются, но меняются требования к способу их архивации и обеспечения целостности электронных подписей.
Унифицированные кадровые документы — это формы учета персонала, разработанные государством для стандартизации документооборота в организациях. Они позволяют работодателю и государственным органам (ГИТ, Социальный фонд России) быстро проверять соблюдение трудового законодательства.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Кадровые документы: какие документы входят в перечень
Работодатель может использовать либо унифицированные формы (например, Т-1 «Приказ о приеме на работу», Т-2 «Личная карточка»), либо разрабатывать собственные бланки. Унифицированные формы удобны тем, что их структура уже соответствует требованиям закона, в то время как собственные формы позволяют адаптировать документ под специфику бизнеса, но требуют тщательной проверки на соответствие Трудовому кодексу.
Обязательный пакет документов, который должен быть в любой организации:
- Трудовые договоры со всеми сотрудниками и дополнительные соглашения к ним.
- Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков).
- Штатное расписание: образец заполнения и правила оформления в 2026 году — документ, фиксирующий структуру компании, должности и оклады.
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
- График отпусков.
В ООО специфика оформления локальных нормативных актов (ЛНА) заключается в необходимости их утверждения приказом или решением общего собрания участников. Каждый ЛНА должен быть доступен для ознакомления сотрудникам. Для автоматизации создания таких регламентов и должностных инструкций можно использовать Legium.pro — сервис, где ИИ подготовит необходимые документы по вашим параметрам.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Кадровые документы при приеме на работу
Согласно закону, при трудоустройстве сотрудник обязан предоставить работодателю: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности (если они ведутся в бумажном или электронном виде); документ об образовании; документ воинского учета (для военнообязанных) и СНИЛС.
Оформление приема на работу включает следующие действия:
- Подписание трудового договора. Это основной документ, фиксирующий условия труда, оплату и обязанности. Если сотрудник привлекается на разовую задачу без оформления в штат, используется договор ГПХ.
- Издание приказа о приеме на работу (по желанию работодателя, так как договор является первичным).
- Внесение записи в бумажную трудовую книжку или подача сведений в Социальный фонд России (СФР) через электронную форму ЕФС-1.
Трудовой договор должен быть подписан не позднее 7 рабочих дней со дня фактического допущения работника к исполнению обязанностей. До подписания договора работодатель обязан ознакомить сотрудника под роспись с ПВТР, должностной инструкцией и другими ЛНА.
Сроки хранения кадровых документов в 2026 году
Сроки хранения определяются типом документа и датой его создания. Основные правила в 2026 году следующие:
- 50 лет — личные дела сотрудников, трудовые договоры, приказы по личному составу, созданные с 1 января 2003 года.
- 75 лет — документы по личному составу, созданные до 1 января 2003 года.
- 3 года — документы по текущему учету: табели учета рабочего времени, графики отпусков, приказы о предоставлении отпусков.
Срок хранения документов по личному составу (50 или 75 лет) начинает исчисляться с даты увольнения сотрудника или ликвидации организации. Для документов текущего учета срок считается с конца календарного года, в котором документ был составлен.
Если в компании внедрена четкая структура управления, рекомендуется закрепить функции по контролю этих сроков в должностной инструкции документоведа.
Уничтожение кадровых документов по истечении срока
Документы нельзя выбрасывать просто так, даже если срок их хранения истек. Процедура уничтожения включает несколько этапов:
- Создание экспертной комиссии. В ее состав входят руководитель организации (или его заместитель), представитель кадровой службы и представитель архива (если организация имеет свой архив).
- Составление акта о выделении документов к уничтожению. В акте перечисляются все дела, сроки хранения которых вышли, и указывается основание для их списания.
- Утверждение акта руководителем организации.
Если организация является государственным учреждением или имеет специфический статус, список документов на уничтожение согласовывается с государственным или муниципальным архивом.
При уничтожении документов, содержащих персональные данные, необходимо использовать способы, исключающие возможность восстановления информации: промышленный шредер с перекрестной резкой или специализированные услуги по уничтожению документов. Это требование закона о персональных данных обеспечивает конфиденциальность сведений о сотрудниках даже после их списания.
Частые вопросы
Кадровые документы в ООО обязательны, даже если в штате один директор?
Да, даже если в компании работает только один человек (директор), он является работником. В ООО должны быть трудовой договор с директором, приказ о его назначении, штатное расписание и ПВТР. Основанием для оформления директора служит протокол общего собрания о назначении директора.
Сколько хранятся кадровые документы после ликвидации компании?
Документы по личному составу (приказы, договоры, личные карточки) передаются в государственный или муниципальный архив. Срок их хранения остается прежним: 50 лет для документов от 2003 года и 75 лет для более старых. Документы текущего учета (табели) уничтожаются по истечении 3 лет после ликвидации.
Можно ли использовать только свои формы документов вместо унифицированных?
Да, использование унифицированных форм (Т-1, Т-2 и др.) необязательно. Работодатель вправе разработать собственные шаблоны. Главное условие — наличие в них всех реквизитов, требуемых законом, и их соответствие Трудовому кодексу.
Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или юристом.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Отсрочка платежа в бизнесе: как правильно оформить и какие риски учесть
Разбираем правила оформления отсрочки платежа по Гражданскому кодексу: отличия от рассрочки, сроки и способы защиты от неоплаты в 2026 году.
Формула вычета НДС: правила расчета, отражение в учете и декларации
Разберем, как рассчитать вычет НДС по ст. 171 и 172 НК РФ, заполнить Раздел 3 декларации и какие риски возникают при переходе на УСН в 2026 году.
Закрывающие документы ИП: как правильно закрыть бизнес в 2026 году
Пошаговая инструкция по закрытию ИП в 2026 году: сроки, работа с личным кабинетом ФНС, закрытие счетов и перечень необходимых документов.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.