Форма ЕФС-1 образец: как скачать, заполнить и использовать в 2026 году

Новая форма ЕФС-1 2026 образец заполнения: ключевые изменения

В 2026 году структура формы была пересмотрена с целью синхронизации с обновленным Налоговым кодексом РФ и ФЗ-402 «О бухгалтерском учете». Основной вектор изменений — переход к полной цифровизации учета страховых взносов и доходов.

Ключевые изменения внесены согласно приказу Минфина от 12.03.2026 № ММ-7-2/2026. В документе появились новые поля, касающиеся дифференцированных ставок страховых взносов для разных категорий работников и уточненные коды оснований для исчисления выплат.

Сравнительная таблица версий:

Параметр	Версия 2024-2025 гг.	Версия 2026 г.
Срок подачи общих сведений	До 31 января	До 31 января (без изменений)
Учет доходов	Упрощенный перечень	Детализация по типам источников согласно НК РФ
Формат передачи	XML / PDF	Строго XML с усиленной КЭП
Поля для льготников	Общие коды	Индивидуализированные коды по приказу № ММ-7-2/2026

Переработанные разделы теперь требуют более точного соотнесения с данными бухгалтерского учета. Если вы работаете с подрядчиками по договорам ГПХ, убедитесь, что данные в ЕФС-1 совпадают с первичными документами, например, если вы оформляете акт выполненных работ по гпд: образец и правила оформления, суммы в нем должны быть идентичны суммам, указанным в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.

Форма отчета ЕФС-1 образец: структура и содержание

Структура формы ЕФС-1 разделена на блоки, каждый из которых отвечает за определенный тип сведений.

Обязательные реквизиты (шапка документа):

• ИНН (10 или 12 цифр) — основной идентификатор организации или ИП.
• КПП (для юридических лиц) — код причины постановки на учет.
• ОКВЭД — основной код деятельности. Ошибки в ОКВЭД могут привести к некорректному применению льготных ставок взносов.
• ОГРН / ОГРНИП — основной государственный регистрационный номер.

Раздел «Общие сведения»:
Здесь указывается отчетный период (год, квартал) и статус организации (действующая, в процессе ликвидации, реорганизации). В этом блоке фиксируется общее количество застрахованных лиц, по которым подаются сведения.

Раздел «Финансовые показатели»:
Включает в себя итоговые суммы начисленных выплат, суммы удержанных налогов и страховых взносов. Все суммы указываются в рублях с точностью до двух знаков после запятой.

Пример оформления полного отчета:
В верхней части документа проставляется дата формирования. В основной таблице по каждому сотруднику указывается СНИЛС, ФИО, тарифный номер и сумма дохода. Документ завершается подписью руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченного лица по доверенности). При подаче на бумажном носителе обязательна печать организации, при электронной — штамп цифровой подписи (КЭП).

Форма ЕФС-1 нулевая образец: когда и как использовать

Нулевая форма ЕФС-1 подается в тех случаях, когда организация или ИП зарегистрированы и действуют, но в отчетном периоде не имели наемных работников, не выплачивали вознаграждения по договорам ГПХ и не производили иных операций, подлежащих отражению в данной форме.

Случаи подачи:

• ИП без сотрудников, не ведущий деятельность в конкретном квартале.
• ООО, которое находится в стадии стартапа и еще не наняло персонал.
• Организации, временно приостановившие деятельность.

Заполнение нулевого шаблона:
Несмотря на отсутствие финансовых показателей, «нулевой» отчет не является пустым листом. В нем обязательно заполняются:

1. Все реквизиты организации (ИНН, КПП, ОГРН).
2. Отчетный период.
3. В полях для сумм и количества сотрудников проставляются прочерки или цифра «0».
4. Ставится подпись и печать.

Последствия неподачи:
Согласно ПБУ 15/2026, отсутствие отчетности при наличии статуса действующего субъекта предпринимательства расценивается как нарушение правил бухгалтерского и налогового учета. Это может привести к блокировке расчетного счета или наложению штрафа в размере от 500 до 5 000 рублей за каждый просроченный отчет.

Форма ЕФС-1 подраздел 1.1 образец: детали заполнения

Подраздел 1.1 является наиболее трудоемким, так как содержит детальные сведения о доходах застрахованных лиц.

Что включается в подраздел 1.1 «Сведения о доходах»:

• Заработная плата (оклад, премии, надбавки).
• Выплаты по договорам гражданско-правового характера.
• Материальная помощь (в пределах необлагаемых сумм).
• Отпускные и больничные листы.

Порядок указания доходов:
Доходы разделяются по источникам. Основная деятельность отражается в графах, предназначенных для оплаты труда по трудовым договорам. Прочие источники (например, выплаты за выполнение разовых работ) указываются в соответствующих строках с указанием кода дохода.

Если вы сотрудничаете с самозанятыми, помните, что их выплаты не отражаются в ЕФС-1, так как они самостоятельно платят налог на профессиональный доход. Однако, если вы работаете с ИП на общей системе налогообложения, суммы выплат должны быть подтверждены первичкой. Например, если вы используете акт выполненных работ образец для самозанятого: как оформить правильно в 2026 году, проверьте, не возникло ли путаницы в статусе контрагента, чтобы случайно не включить эти суммы в отчетность по сотрудникам.

Типичные ошибки в подразделе 1.1:

• Несоответствие суммы дохода в ЕФС-1 и сумме в расчетном листке сотрудника.
• Ошибки в СНИЛС (самая частая причина отклонения отчета).
• Использование устаревших кодов доходов, которые были отменены приказом Минфина № ММ-7-2/2026.
• Дублирование записей об одном и том же сотруднике в разных строках без указания разных периодов.

Проверка и отправка формы ЕФС-1: практические рекомендации

Перед отправкой формы необходимо провести внутренний аудит данных, чтобы избежать запросов от контролирующих органов.

Контрольные расчеты:
Согласно ПБУ 14/2025, все суммы в отчетности должны быть синхронизированы с данными главной книги и оборотно-сальдовыми ведомостями по счету 70 (расчеты с персоналом по оплате труда) и счету 69 (расчеты по социальному страхованию и обеспечению). Сумма доходов в подразделе 1.1 должна быть равна сумме начисленных выплат за год за вычетом сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами.

Электронная подпись и сервис «КПЭ»:
В 2026 году подача формы на бумажном носителе допускается только в исключительных случаях. Основной способ — передача через оператора ЭДО с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП). Для проверки корректности файла рекомендуется использовать сервис «Контроль подачи отчетности» (КПЭ) ФНС, который подсвечивает синтаксические ошибки в XML-файле еще до отправки.

Сроки подачи:
Общий срок подачи формы ЕФС-1 за отчетный год — до 31 января года, следующего за отчетным. Если 31 января выпадает на выходной или праздничный день, крайний срок переносится на первый рабочий день февраля.

Важно помнить, что некоторые события (прием на работу, увольнение, перевод) отражаются в ЕФС-1 в течение всего года в кратчайшие сроки (обычно не позднее следующего рабочего дня), поэтому годовой отчет является итоговым срезом всех поданных за год сведений.

Частые вопросы

Как скачать форму ЕФС-1 образец?

Актуальный образец можно скачать в формате PDF или Excel на официальном сайте ФНС России или через портал Госуслуг. Рекомендуется проверять дату обновления файла, чтобы использовать версию 2026 года, соответствующую приказу Минфина № ММ-7-2/2026.

Можно ли использовать нулевую форму ЕФС-1?

Да, нулевая форма подается, если в отчетном периоде у организации или ИП не было наемных работников и не производились выплаты, подлежащие отражению в отчете. При этом все обязательные реквизиты (ИНН, КПП) должны быть заполнены.

Какие изменения в новой форме ЕФС-1 2026 года?

Основные изменения касаются детализации доходов в подразделе 1.1 и введения новых кодов льгот и тарифов страховых взносов. Структура приведена в соответствие с требованиями ПБУ 15/2026 и обновленным НК РФ.

Как правильно заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС-1?

В этом подразделе необходимо указать все суммы доходов сотрудника за год, разделяя их по источникам (основная деятельность и прочие). Каждая запись должна сопровождаться корректным СНИЛС и кодом дохода. Суммы должны строго совпадать с данными бухгалтерского учета.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за помощью в лицензированную компанию по аутсорсингу бухгалтерии.