Что такое КУДиР: правила ведения книги учета доходов и расходов в 2026 году

Как вести КУДиР: правила заполнения и сроки

Книга должна быть зарегистрирована в налоговом органе. Регистрация осуществляется путем подачи заявления в ИФНС по месту учета. Налоговая ставит отметку о регистрации на экземпляре книги или выдает отдельный документ. Если книга ведется в электронном виде, регистрация происходит аналогично.

Момент признания операций зависит от выбранного объекта налогообложения:

1. При УСН «Доходы» учитываются только поступления. Доход признается по кассовому методу — в день фактического получения денег на расчетный счет или в кассу.
2. При УСН «Доходы минус расходы» учитываются и поступления, и затраты. Расходы признаются только после их фактической оплаты поставщику и при условии, что товар или услуга получены или оплачены (согласно правилам Налогового кодекса).

Записи вносятся в хронологическом порядке. Каждая строка должна содержать дату операции, номер первичного документа (платежного поручения, чека, акта) и сумму. Все записи должны подтверждаться первичными документами. Если вы работаете с сотрудниками, важно четко разделять выплаты по трудовым договорам и оплату услуг контрагентов, чтобы правильно квалифицировать трудовую деятельность и гражданско-правовые отношения при списании расходов.

Для автоматизации процесса и исключения ошибок в расчетах используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

В каком виде должна храниться КУДиР

Закон позволяет вести КУДиР как в бумажном, так и в электронном виде. При электронном ведении книга формируется в программе, а по окончании налогового периода распечатывается, прошивается и подписывается руководителем или ИП.

Срок хранения КУДиР составляет пять лет после завершения налогового периода, к которому она относится. Этот срок совпадает с общим сроком исковой давности по налоговым обязательствам. В случае возникновения конфликта с государственным органом и необходимости подать иск в налоговом споре, наличие правильно оформленной книги станет главным доказательством правоты налогоплательщика.

Книга не сдается в ИФНС ежегодно вместе с декларацией. Она хранится у предпринимателя и предоставляется в налоговую только по официальному требованию или в ходе налоговой проверки.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать КУДиР в налоговую ежегодно?

Нет, книга не является частью ежегодной отчетности. Ее необходимо хранить в офисе или в электронном архиве и предъявить инспектору только по запросу.

Можно ли вести КУДиР только в Excel?

Да, Excel подходит для фиксации операций. Однако важно, чтобы итоговый документ был распечатан, прошит и подписан. Главное требование — соответствие формы книги требованиям Налогового кодекса.

Что будет, если не вести КУДиР или вести ее с ошибками?

За отсутствие книги или грубые ошибки в ней предусмотрен штраф по Налоговому кодексу. Кроме того, если расходы не зафиксированы в КУДиР, налоговая может исключить их из расчета налоговой базы, что приведет к доначислению налога, пеням и штрафам.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений или решения конкретных бухгалтерских задач рекомендуется обратиться к профильному специалисту или актуальной редакции законодательства.