Электронная книга учета доходов и расходов: правила, примеры и шаблоны для ИП
Электронная книга учета доходов и расходов (КУДиР) — это обязательный регистр налогового учета для предпринимателей на УСН, ПСН и ОСН. Она служит основанием для расчета налогов и подачи декларации в ФНС. В 2026 году документ может вестись в виде электронного файла или в специализированном сервисе.
С 2026 года ФНС разрешила хранить электронную книгу в облаке без обязательного использования ЭЦП, если сервис имеет статус аккредитованного оператора электронных документов (приказ Минфина № 140н от 28.12.2025).
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Электронная книга учета доходов и расходов: правовые основы и требования 2026 года
Обязанность ведения КУДиР закреплена в ст. 346.1 НК РФ для плательщиков упрощенной системы налогообложения. Требования к оформлению электронных документов регулируются ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», ПБУ 10/2002 и актуальным приказом Минфина № 140н от 28.12.2025.
Вести электронную книгу обязаны:
- Индивидуальные предприниматели (ИП) и ООО на УСН.
- Плательщики патентной системы налогообложения (ПСН) — в части учета доходов.
- Организации и ИП на ОСН, использующие упрощенные формы учета.
- Самозанятые, если они совмещают режим НПД с УСН или ОСН.
Форма документа может быть представлена в виде файла (Excel, PDF, CSV) или в интерфейсе облачного сервиса. Если книга ведется локально, она должна быть заверена усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) владельца бизнеса. При использовании аккредитованного оператора ЭДО подпись не требуется, так как легитимность данных подтверждается самим сервисом.
Для автоматизации этого процесса можно использовать Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Книга учета доходов и расходов ИП при УСН: особенности заполнения
В КУДиР фиксируются все операции, влияющие на налоговую базу. Для ИП на УСН «Доходы» (6%) в книгу вносятся только суммы поступивших средств. Для УСН «Доходы минус расходы» (15%) фиксируются и поступления, и затраты, которые прямо указаны в ст. 346.16 НК РФ.
Записи вносятся ежедневно или по завершении каждой операции. В 2026 году допустимо группировать операции за один рабочий день одной строкой с указанием общего итога, если это не искажает налоговую базу.
Расчет налога в электронной книге происходит следующим образом:
- УСН «Доходы»: Сумма всех доходов за налоговый период умножается на ставку налога (6% или региональную ставку).
- УСН «Доходы минус расходы»: Из общей суммы доходов вычитается сумма подтвержденных расходов. Налог начисляется на полученную разницу.
Если вы работаете с несколькими режимами, например, УСН и ПСН, для каждого из них ведется отдельный раздел или отдельная книга. О том, как правильно оформить учет для патента, читайте в статье Книга учета доходов для ИП на ПСН: как оформить, заполнить и скачать шаблон.
Пример заполнения книги учета доходов и расходов ИП для расчёта подоходного налога (шаблон Excel)
Для ИП, которые рассчитывают налог на основе фактически полученных доходов и расходов (включая подоходный налог по ставке 13% для определенных категорий или при переходе на общие нормы), используется табличная форма.
Пошаговый алгоритм заполнения:
- Регистрация дохода: В дату поступления денег на счет или в кассу создается запись. Например: 15.03.2026, Счет 40802, Сумма 50 000 руб., Статья «Выручка от реализации услуг».
- Регистрация расхода: В дату оплаты поставщику или сотруднику. Например: 16.03.2026, Счет 40802, Сумма 10 000 руб., Статья «Аренда офиса».
- Расчет базы: В конце месяца или квартала суммируются доходы и вычитаются расходы.
- Итог: На полученную сумму (40 000 руб.) начисляется ставка 13%.
Структура таблицы в Excel должна содержать следующие обязательные колонки:
- Дата операции.
- Номер счета или кассового документа.
- Сумма (доход или расход).
- Статья расхода (согласно классификатору НК РФ).
- Налоговая база (нарастающий итог).
Готовый шаблон книги учета в формате Excel можно скачать в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. При адаптации шаблона под свои нужды запрещено менять структуру обязательных полей, иначе документ может быть признан недействительным при проверке.
Чтобы избежать ошибок в первичных документах, которые ложатся в основу КУДиР, рекомендуется подписать договор с клиентом онлайн, чтобы иметь юридически значимое подтверждение каждой операции.
Частые вопросы
Как скачать книгу учета доходов и расходов ИП в формате Excel?
Шаблон доступен для скачивания в личном кабинете ИП на официальном сайте ФНС России в разделе «Сервисы» или в разделе «Формы и шаблоны» на региональных ресурсах налоговых органов.
Можно ли вести электронную книгу без квалифицированной электронной подписи?
Да, если вы используете облачный сервис, имеющий статус аккредитованного оператора электронных документов согласно приказу Минфина № 140н от 28.12.2025. В остальных случаях (хранение файла на ПК) УКЭП обязательна.
Нужно ли подавать книгу учета доходов и расходов в налоговую?
В обычные сроки — нет. КУДиР хранится у предпринимателя. Однако ФНС имеет право запросить её в ходе камеральной или выездной налоговой проверки.
Как оформить книгу учета доходов и расходов в облачном сервисе?
Необходимо зарегистрироваться в сервисе, интегрировать его с вашим банковским счетом для автоматического импорта выписок и настроить соответствие статей расходов кодам НК РФ.
Какие штрафы предусмотрены за отсутствие или неправильное ведение книги?
За неведение КУДиР или её ведение с грубыми ошибками предусмотрен штраф по ст. 120 НК РФ. Сумма зависит от того, привело ли это к занижению налоговой базы и недоимке в бюджет.
Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в ФНС.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Сайт Арбитражного суда Санкт-Петербурга и Ленинградской области: поиск дел и подача документов
Инструкция по работе с сайтом АС СПб и ЛО: как найти решение суда, подать заявление через Мой Арбитр и проверить компетенцию суда за 5 минут.
Заявление на развод и алименты через суд: правила подачи и образцы
Инструкция по подаче совместного иска о расторжении брака и взыскании алиментов в 2026 году: перечень документов, госпошлина и сроки рассмотрения дела.
Нужно ли сдавать РСВ, если нет сотрудников: правила и сроки 2026 года
Узнайте, обязаны ли вы сдавать РСВ без сотрудников, как оформить бумажный вариант, сроки 2026 года и особенности при ликвидации и переходе на АУСН.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.