Акт приема-передачи кадровых документов: правила оформления и порядок передачи
Расхождение между фактическим количеством дел и данными в описи при передаче документов может стать основанием для привлечения организации к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Акт приема-передачи кадровых документов оформляется при смене руководителя или смене ответственного сотрудника за кадровый учет. Организация самостоятельно определяет форму акта и перечень передаваемой документации, опираясь на внутренние потребности и требования закона о бухгалтерском учете.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Порядок оформления акта приема-передачи кадровых документов
Согласно ч. 4 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, порядок передачи документов при смене руководителя организация определяет самостоятельно. Это означает, что закон не устанавливает единого государственного бланка или строгого перечня полей для такого акта. Компания вправе разработать собственную форму, которая будет учитывать специфику её документооборота.
Передача документации при смене руководителя является обязательной процедурой. Она позволяет новому руководителю зафиксировать объем принятых обязательств и убедиться в наличии всех необходимых трудовых договоров, приказов и личных карточек сотрудников. Чтобы процесс прошел корректно, рекомендуется использовать Акт приёма-передачи документов, где реквизиты сторон подставляются автоматически по ИНН.
Для исключения споров о полноте переданных данных в компании целесообразно утвердить внутренний регламент. В таком документе прописывается процедура сверки, сроки передачи и требования к оформлению реестров. Это особенно важно, когда передаются не только кадровые файлы, но и учредительные документы АО или протоколы о назначении нового директора.
Не составлять с нуля. Акт приёма-передачи документов — заполнить онлайн, реквизиты подставятся по ИНН.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Номенклатура и реестр кадровых документов
Основой для систематизации всей документации в организации служит номенклатура дел. Это структурированный перечень всех документов, которые создаются или поступают в компанию, с указанием сроков их хранения и правил размещения в архиве. Без номенклатуры невозможно корректно составить реестр передаваемых документов.
При создании внутренних перечней дел организации могут использовать примерную номенклатуру Росархива. Она служит базой, которую компания адаптирует под свои задачи, добавляя специфические для её отрасли виды документов. На основе этой базы формируется опись, по которой осуществляется фактическая передача дел.
Ключевым требованием при оформлении передачи является строгое соответствие количества дел в описи и количества дел, фактически заведенных по номенклатуре. Любое расхождение между этими данными может быть расценено проверяющими органами как нарушение правил учета и хранения документов.
Срок хранения кадровых документов в организации и их учет
Оценка необходимости хранения документов не является разовым действием. Организация обязана проводить экспертизу ценности документов ежегодно. В ходе этой процедуры определяется, какие дела должны быть переданы в архив на постоянное хранение, а какие могут быть уничтожены по истечении установленного срока.
Перед передачей в архив сотрудник проводит предварительную проверку формирования дел. Особое внимание уделяется приказам по личному составу и спискам личного состава. Проверяется правильность оформления папок, наличие нумерации листов и соответствие структуры дела утвержденной номенклатуре. Если в процессе работы менялись требования к оформлению, может потребоваться образец должностной инструкции по профстандарту для актуализации кадрового состава.
Нарушение правил хранения, учета, комплектования или использования архивных документов влечет административную ответственность. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, санкции предусмотрены не только за общие нарушения трудового законодательства, но и за ненадлежащее обращение с архивным фондом организации.
Частые вопросы
Что относится к кадровым документам?
К кадровым документам относятся все бумаги, фиксирующие трудовые отношения между работодателем и работником. Сюда входят трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, приказы о приеме, переводе и увольнении, личные карточки, графики отпусков, табели учета рабочего времени, а также штатное расписание.
Нужен ли приказ о внесении изменений в кадровые документы?
Да, любые изменения в локальные нормативные акты или кадровые документы должны оформляться соответствующим приказом. Это обеспечивает легитимность изменений и позволяет отследить историю корректировок при проведении аудита или проверке трудовой инспекцией.
Информация носит справочный характер. Для получения квалифицированной помощи обратитесь к специалисту.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Откроем «Акт приёма-передачи документов» — реквизиты подставятся по ИНН — а вот что вы получаете вместе с этим.
Реквизиты сами
Вводите ИНН — название, адрес, КПП, ОГРН и банковские данные подставятся из ЕГРЮЛ. Ошибиться в реквизитах негде.
Проверка перед сдачей
ИИ смотрит документ до отправки: пустые обязательные поля, суммы, которые не сходятся, неверные коды.
Подпись без принтера
Готовый файл подписывается онлайн и уходит контрагенту по ссылке — юридическая сила по 63-ФЗ, ст. 160 ГК.
Всё лежит в одном месте
Документ остаётся в архиве компании: со сроками, статусом подписания и историей изменений.
Legium.pro
Не делать это руками
Откроем «Акт приёма-передачи документов» — реквизиты подставятся по ИНН.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Нужен готовый документ?
Этот документ можно заполнить онлайн — реквизиты подставятся по ИНН.
Заполнить онлайн: Акт приёма-передачи документов Сначала посмотреть страницу услугиПохожие статьи
Перерасход по авансовому отчету: причины, последствия и порядок исправления
Как быстро устранить перерасход в авансовом отчете 2026 года: пошаговый порядок действий, необходимые счета и сроки.
1С бухгалтерия: путевые листы – формы, электронный ввод и практические примеры
Подробный гид по путевым листам в 1С: формы, электронный ввод с 1 сентября, примеры для авто и тракторов, пошаговое заполнение.
Бухгалтерская отчетность: какие документы сдавать и сроки в 2026 году
Подробный гид по бухгалтерской отчетности в 2026 г.: перечень форм, сроки сдачи и штрафы за просрочку.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.