Воинский учет в организации для кадровика: пошаговая инструкция по ведению

Обязанности кадровика по воинскому учету при приеме и увольнении сотрудников

При оформлении нового сотрудника кадровик обязан проверить наличие документа воинского учета: военного билета или удостоверения гражданина, подлежащего призыву. Если документ отсутствует, сотрудник должен предоставить справку из военкомата о постановке на учет. Копия документа прикладывается к личному делу, а данные переносятся в карточку формы №10.

Срок уведомления военного комиссариата о приеме на работу составляет 5 рабочих дней с даты заключения трудового договора. Уведомление направляется в свободной форме или по установленному образцу с указанием ФИО сотрудника, его даты рождения, должности и данных документа воинского учета. Для автоматизации таких рутинных процессов можно использовать Legium.pro — сервис, где ИИ берет на себя подготовку кадровых документов.

При расторжении трудового договора кадровик также уведомляет военкомат в пятидневный срок. В сообщении указывается дата увольнения сотрудника. Это необходимо для того, чтобы военкомат мог своевременно вызвать гражданина для уточнения данных или постановки на учет по новому месту жительства. Если с человеком заключен договор ГПХ, воинский учет по нему не ведется, так как нет трудовых отношений.

Отчетность по воинскому учету и взаимодействие с военкоматом

Кадровик обязан отслеживать изменения в персональных данных сотрудников и сообщать о них в военкомат в течение 5 рабочих дней. К таким изменениям относятся:

• смена семейного положения;
• изменение адреса регистрации или фактического проживания;
• получение нового уровня образования (окончание вуза, курсов переподготовки);
• смена паспортных данных.

При получении повесток кадровик обязан вручить их сотруднику под подпись в реестре вручения. Отказ сотрудника от получения повестки фиксируется соответствующим актом с подписями двух свидетелей. Если военкомат запрашивает списки военнообязанных, они должны быть предоставлены в срок, указанный в требовании, обычно — в течение нескольких рабочих дней.

Сверка данных с военным комиссариатом проводится ежегодно или по запросу ведомства. В процессе сверки кадровик сопоставляет данные своей книги учета с данными военкомата, выявляет расхождения (например, сотрудники, которые сменили военный билет, но не сообщили об этом) и вносит корректировки.

Ответственность за ошибки в воинском учете в 2026 году

В 2026 году контроль за воинским учетом существенно ужесточен, а штрафы стали значительными. Административная ответственность за непредставление сведений, нарушение сроков уведомления или ненадлежащее ведение карточек учета может достигать нескольких сотен тысяч рублей за каждый выявленный случай.

Риски распределяются следующим образом:

• Для организации (юридического лица) штрафы являются самыми высокими и накладываются на каждую единицу нарушенного учета.
• Для руководителя организации ответственность наступает за отсутствие приказа о назначении ответственного или за системные сбои в организации учета.
• Для ответственного за воинский учет (кадровика) предусмотрены административные штрафы за халатность при ведении документов.

Чтобы минимизировать риски, необходимо разработать и утвердить внутреннюю инструкцию по воинскому учету. В документе должен быть прописан четкий алгоритм: кто, в какой срок и каким способом передает данные в военкомат, как хранятся карточки формы №10 и как фиксируется факт вручения повесток. Наличие такой инструкции в случае проверки позволяет доказать, что организация предприняла все необходимые меры для соблюдения закона.

Частые вопросы

Обязан ли ИП с одним сотрудником вести воинский учет?

Да, обязан. Обязанность по ведению воинского учета распространяется на всех работодателей, включая индивидуальных предпринимателей, независимо от численности штата. Если у ИП есть хотя бы один наемный работник, подлежащий воинскому учету, ИП должен встать на учет в военкомате и уведомлять его о приеме и увольнении сотрудника.

В какой срок нужно уведомить военкомат о приеме нового сотрудника?

Уведомление должно быть направлено в военный комиссариат в течение 5 рабочих дней с момента приема сотрудника на работу (подписания трудового договора).

Что делать, если сотрудник отказывается предоставить военный билет?

Кадровик должен письменно запросить документ, зафиксировав этот запрос. В случае отказа следует уведомить сотрудника о его обязанности предоставлять документы воинского учета согласно законодательству. Если сотрудник продолжает отказываться, организация может направить в военкомат сообщение о том, что гражданин работает в компании, но документ воинского учета не предоставил.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется проконсультироваться с юристом или профильным специалистом.