Документы кадрового учета: обязательные виды, сроки хранения и электронный формат
Документы кадрового учета — это совокупность локальных нормативных актов, договоров и приказов, фиксирующих трудовые отношения между работодателем и сотрудником. Их наличие и правильное оформление обязательны согласно Трудовому кодексу РФ и закону о бухгалтерском учете для подтверждения стажа, расчета выплат и прохождения проверок ГИТ.
При переходе на электронный документооборот срок хранения сохраняется: электронные версии считаются оригиналами, но их необходимо архивировать в формате, позволяющем восстановление в течение всего срока хранения.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Обязательные кадровые документы в 2026 г.
Перечень документов регулируется Трудовым кодексом РФ. Каждый работодатель обязан вести учет персонала, чтобы подтвердить законность найма и оплаты труда.
Основные документы кадровой службы:
- Трудовой договор. Основной документ, фиксирующий условия работы, оплату и обязанности. Должен быть составлен в двух экземплярах, подписан обеими сторонами.
- Приказ о приеме на работу. Формализованный документ о зачислении сотрудника в штат. В 2026 году многие компании перешли на упрощенный учет, но приказ остается базовым основанием для начислений.
- Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р/СТД-ПФР). Документ учета стажа. При переходе на электронные книжки работодатель обязан предоставлять выписки по запросу работника.
- Табель учета рабочего времени. Основание для расчета заработной платы. Должен содержать отметки о фактически отработанных часах, прогулах и отпусках.
- Личная карточка сотрудника. Содержит общие сведения о работнике, его образовании и перемещениях по службе.
- Локальные нормативные акты (ЛНА). Сюда входят правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание работников и положения об оплате труда.
Для детального распределения обязанностей каждого сотрудника в организации разрабатывается должностная инструкция, которая подписывается работником при приеме.
Согласно ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», все кадровые документы, влияющие на расчет затрат (зарплата, премии), должны быть оформлены надлежащим образом для признания расходов в учете. Чтобы автоматизировать создание таких регламентов и договоров, используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения определяются перечнями типовых управленческих документов. Нарушение этих сроков ведет к штрафам при проверках ГИТ и невозможности подтвердить стаж сотрудника в Социальном фонде.
Минимальные и максимальные сроки хранения:
- Постоянно (бессрочно). Трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении, личные карточки, лицевые счета по заработной плате. Эти документы хранятся до ликвидации организации или передаются в государственный архив.
- 50 лет. Документы по личному составу, созданные до 2003 года, если они не стали бессрочными.
- 75 лет. Документы по личному составу, созданные до 1958 года.
- 5 лет. Табели учета рабочего времени, графики отпусков, медицинские справки о прохождении медосмотров.
Сроки могут быть продлены, если в организации инициировано внутреннее расследование или получен запрос от судебных органов. В таких случаях уничтожение документов запрещено до завершения разбирательства.
Последствия нарушения сроков хранения включают административные штрафы по КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. При отсутствии оригинала трудового договора или приказа о приеме работодатель не сможет доказать законность увольнения в суде, что приведет к восстановлению сотрудника на работе и выплате компенсации за вынужденный прогул.
Электронные кадровые документы: порядок оформления и хранения
Электронный кадровый документооборот (ЭКДО) признается юридически значимым, если соблюдены требования ФЗ «Об электронной подписи». Документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), если это предусмотрено соглашением между сторонами.
Требования к системе ЭДО:
- Целостность и неизменность. Система должна гарантировать, что документ не был изменен после подписания.
- Резервное копирование. Регулярное создание бэкапов для предотвращения потери данных при сбое сервера.
- Доступность. Возможность выгрузки документа в общедоступном формате (например, PDF) для предоставления в контролирующие органы.
Миграция с бумажного учета на электронный осуществляется через издание приказа о переходе на ЭКДО и ознакомление сотрудников с этим решением. Если сотрудник отказывается от электронного формата, работодатель обязан продолжать вести с ним документооборот на бумаге.
Сроки хранения для электронных документов идентичны бумажным. Однако вместо физического архива используется цифровой архив. Важно убедиться, что используемое ПО поддерживает форматы файлов, которые будут читаемы через 50 лет, либо предусмотреть конвертацию документов при смене системы.
Частые вопросы
Как правильно хранить кадровые документы в электронном виде?
Документы должны храниться в защищенной системе ЭДО с разграничением прав доступа. Необходимо обеспечить регулярное резервное копирование на независимые носители и хранить ключи электронных подписей в соответствии с регламентами безопасности.
Можно ли хранить трудовой договор в электронном виде без печатной копии?
Да, если обе стороны подписали соглашение о переходе на ЭКДО и договор подписан надлежащей электронной подписью. В этом случае электронный файл является оригиналом и имеет полную юридическую силу.
Сколько лет хранить справку о прохождении медосмотра?
Срок хранения медицинских справок и журналов прохождения осмотров составляет 5 лет.
Нужно ли вести отдельный реестр электронных кадровых документов?
Законодательство не требует отдельного реестра, но для удобства поиска и контроля сроков уничтожения рекомендуется вести электронный журнал учета документов с указанием даты создания и срока хранения.
Каков порядок уничтожения кадровых документов после истечения срока хранения?
Создается комиссия, которая составляет акт о выделении документов к уничтожению. После утверждения акта руководителем документы уничтожаются способом, исключающим восстановление данных (шредирование для бумаги или безвозвратное удаление для цифровых носителей).
Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений рекомендуется проконсультироваться с юристом или бухгалтером.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Источники трудового права РФ: иерархия и актуальные нормы 2026 года
Разбираем иерархию источников трудового права от Конституции до локальных актов компании с учетом актуальных норм законодательства на 2026 год.
Какие документы нужны для оформления дарственной: полный список
Подробный перечень документов для дарственной в 2026 году: от заявления до нотариального акта, с указанием сроков и требований.
Заполни документ справка о доходах задай вопросы по порядку
Пошаговый порядок вопросов и заполнения справки о доходах за 5 минут, чтобы избежать типичных ошибок.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.