Должная осмотрительность при выборе контрагента: какие документы нужны

Должная осмотрительность при проверке контрагента: алгоритм действий

1. Сбор данных – запросить перечисленные выше документы, дополнительно собрать сведения из открытых реестров (ФНС, ЕГРЮЛ, НК РФ).
2. Анализ финансовой устойчивости – сравнить показатели оборота, прибыльности и соотношения долг/активы; при необходимости привлечь кредитное бюро (например, «Эквифакс»).
3. Оценка репутационных рисков – проверить наличие судебных дел, арбитражных решений и записей о банкротстве через сервисы СПАРК-Интерфакс или аналогичные онлайн-инструменты.

Для документирования результатов используется акт проверки контрагента: в нём фиксируются даты запроса, перечень полученных документов, выводы о финансовой и репутационной надёжности, а также рекомендации по дальнейшему сотрудничеству. Акт подписывается уполномоченными лицами обеих сторон и хранится совместно с договором. Подробнее о структуре акта можно прочитать в статье Должная осмотрительность при работе с ИП: пошаговый план проверки контрагента.

Должная осмотрительность при выборе контрагента в НК РФ: особенности и риски

НК РФ — реестр недобросовестных контрагентов, формируемый Минэкономразвития. Для государственных заказчиков и организаций, подпадающих под порог 5 млн руб. годового оборота, проверка в этом реестре обязательна согласно приказу Минфина по контролю закупок.

При работе с контрагентами, включёнными в НК РФ, дополнительно требуется:

• Сертификаты соответствия (если поставка подпадает под технические регламенты).
• Лицензии (для видов деятельности, подлежащих лицензированию, например, строительные, медицинские).

Невыполнение требований НК РФ приводит к административной ответственности: штрафы до 300 000 руб. за каждое нарушение, а также возможное аннулирование сделки в случае обнаружения недобросовестного контрагента после подписания договора. Учет этих рисков особенно важен при заключении государственных контрактов, где проверка контрагента является частью конкурсной процедуры. Смотрите практические рекомендации в статье Должная осмотрительность ИП: как работать и заключать договоры без риска.

Частые вопросы

Как проверить контрагента на предмет должной осмотрительности?

Проверьте устав/свидетельство, выписку из ЕГРЮЛ, финансовую отчётность за 12 мес., запросите выписку из НК РФ, проведите анализ через СПАРК-Интерфакс или кредитное бюро и оформите результаты в акте проверки.

Какие документы нужны при должной осмотрительности контрагента?

Устав (или свидетельство о регистрации), выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, финансовая отчётность за последний год, выписка из реестра недобросовестных контрагентов (для государственных и крупных заказчиков), при необходимости сертификаты соответствия и лицензии.

Можно ли отказаться от сделки, если контрагент не прошёл проверку?

Да. Если проверка выявила недобросовестность или отсутствие обязательных документов, заказчик имеет право отозвать предложение и потребовать возврат предоплаты в соответствии с пунктом «форс-мажор» или «неустойка» договора.

Нужно ли включать проверку контрагента в договор?

Включать следует пункт о проведении проверки и обязательстве предоставить актуальные документы. Такой пункт позволяет юридически оформить возможность отказа от сделки при негативных результатах проверки и фиксирует сроки предоставления информации.

Какой срок хранения документов по должной осмотрительности?

Согласно требованиям бухгалтерского учёта и налогового контроля, документы, подтверждающие проверку контрагента, хранятся не менее 5 лет с момента завершения сделки. Хранение должно осуществляться в порядке, позволяющем быстрый доступ к оригиналам или заверенным копиям.

Для автоматизации процесса и получения полной выписки по ИНН контрагента используйте сервис Проверка контрагентов — проверка контрагента по ИНН: суды, долги, банкротство, надёжность.

Информация носит справочный характер и не является юридической консультацией. При необходимости обратитесь к профессиональному юристу или бухгалтеру.