Должная осмотрительность при проверке контрагента: пошаговый план

Документы, необходимые при должной осмотрительности контрагента

Для подтверждения должной осмотрительности недостаточно простого запроса документов — необходимо зафиксировать факт их получения. Рекомендуется запрашивать скан-копии или оригиналы следующих бумаг:

Учредительные документы и лицензии. Сюда входят актуальный устав, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и решение о назначении руководителя. Если деятельность требует специального разрешения (строительство, медицина, перевозки), запрашивается копия действующей лицензии или выписка из реестра СРО.

Финансовая отчётность за последние 3 года. Анализ бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах позволяет понять, не является ли компания убыточной и достаточно ли у нее активов для исполнения обязательств. Информацию о финансовом состоянии можно дополнить, изучив проверку контрагента по ИНН в бухгалтерской отчетности.

Налоговая справка и сведения о задолженностях. Запрос справки об отсутствии задолженности по налогам и сборам подтверждает прозрачность бизнеса. Также проверяется наличие заблокированных счетов в реестрах Банка России.

Сведения о судебных разбирательствах и санкциях. Необходимо проверить контрагента на предмет участия в крупных судебных процессах в качестве ответчика. Чтобы не пропустить критические риски, используйте проверку контрагента по ИНН в арбитражных спорах.

Практические рекомендации и типичные ошибки при должной осмотрительности

Проверку следует проводить до подписания договора. Если сделка срочная, окончательный аудит должен быть завершен не позднее 30 дней после начала отношений. Опоздание с проверкой делает её формальной и бесполезной в глазах налогового инспектора.

Используйте только официальные и верифицированные источники данных. К ним относятся:

• ЕГРЮЛ и ЕГРИП (выписки с электронной подписью ФНС).
• Сервис «Прозрачный бизнес» от налоговой службы.
• Реестр сведений о банкротстве.
• Официальный сайт службы судебных приставов (ФССП).

Распространенная ошибка — игнорирование проверки малого бизнеса или ИП. Мелкие контрагенты чаще всего становятся инструментами для оптимизации налогов, поэтому они требуют более пристального внимания к наличию реальных ресурсов (офиса, сотрудников, оборудования). Для детального анализа таких партнеров подходит проверка контрагента по ИНН: юридические лица и ИП.

Избегайте использования универсальных шаблонных чек-листов. Требования к поставщику канцелярии и к генподрядчику по строительству завода будут разными. В первом случае достаточно базовой проверки по ИНН, во втором — обязателен выезд на объект и проверка квалификации персонала.

Частые вопросы

Как проверить должную осмотрительность контрагента?

Сначала соберите базовый пакет документов (Устав, ИНН, ОГРН). Затем проверьте компанию через государственные сервисы ФНС и реестр банкротств. Сравните заявленные мощности компании с её финансовыми показателями и штатом сотрудников. Сохраните все полученные выписки и ответы на запросы в отдельном деле по контрагенту.

Можно ли обойтись без проверки документов при должной осмотрительности?

Нет. В случае налоговой проверки отсутствие запрошенных документов или выписок из реестров будет трактоваться как пренебрежение должной осмотрительностью. Это дает право ФНС исключить расходы из базы по налогу на прибыль и отказать в вычете НДС.

Нужна ли должная осмотрительность при выборе контрагента для НКО (нк рф)?

Да, НКО также обязаны соблюдать принципы должной осмотрительности. Несмотря на специфику деятельности, НКО используют расходы для целей своей уставной деятельности и могут применять налоговые вычеты. Налоговые органы проверяют НКО по тем же критериям реальности сделок, что и коммерческие организации.

Сколько времени обычно занимает проверка контрагента?

Экспресс-проверка по открытым базам занимает 15–30 минут. Полноценный аудит с запросом документов, анализом отчетности за 3 года и проверкой судебной истории занимает от 2 до 5 рабочих дней.

Какие санкции грозят за отсутствие должной осмотрительности?

Основные риски — финансовые: доначисление НДС и налога на прибыль, взыскание пеней и штрафов в размере 20–40% от суммы недоимки. В рамках ФЗ-115 возможна блокировка расчетных счетов организации и административные штрафы за несоблюдение правил идентификации клиентов и партнеров.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений или проведения аудита обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или юристу.