Заполнение ЕФС-1 в 2026 году: правила, сроки и образцы по разделам

Заполнение ЕФС-1: раздел 2 и подразделы 1.2, 2.3

Раздел 2 формы ЕФС-1 предназначен для предоставления сведений о стаже. Здесь отражаются периоды работы, которые дают право на назначение страховых пенсий и других социальных выплат. Данные должны строго соответствовать записям в трудовой книжке или сведениям из электронного реестра.

Подраздел 1.2 используется для отражения сведений о трудовой деятельности (бывшая форма СЗВ-ТД). В нем фиксируются все кадровые изменения: прием, перевод, увольнение, изменение условий договора. Каждое мероприятие сопровождается кодом согласно классификатору СФР.

Подраздел 2.3 заполняется для сотрудников, работающих в особых условиях труда. В нем указываются коды видов деятельности, которые дают право на досрочное назначение пенсии, и применяемые дополнительные тарифы страховых взносов. Эти сведения напрямую влияют на сумму взносов, которую организация перечисляет в фонд, что делает форму взаимосвязанной с Расчетом РСВ в 2026 году.

Неочевидно, но при заполнении подраздела 2.3 часто забывают, что сведения о спецстаже должны строго совпадать с данными в ЕФС-1 по кадровым мероприятиям, иначе СФР отклонит отчет из-за расхождения дат.

ЕФС-1 заполнение через СБИС и онлайн-сервисы

Импорт данных из кадровых программ (например, 1С:ЗУП) в сервисы электронной отчетности происходит через выгрузку XML-файла. Система автоматически распределяет данные по полям формы, подставляя реквизиты организации и сотрудников из базы данных.

Перед отправкой через оператора ЭДО форма проходит автоматическую проверку на логические и синтаксические ошибки. Сервисы проверяют корректность СНИЛС, соответствие кодов ОКАТО/ОКТМО и полноту заполнения обязательных полей. Если система обнаруживает пропуск в дате или некорректный код, отчет помечается статусом «Ошибка» до исправления.

Для отправки используется квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или доверенного лица. После подписания документ уходит в СФР, и в течение нескольких рабочих дней организация получает квитанцию о приеме. Квитанция подтверждает, что отчет принят без ошибок, либо содержит перечень замечаний для исправления. Чтобы упростить процесс, можно использовать ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

ЕФС-1 заполнение: образец и типичные ошибки

При корректном заполнении поле «СНИЛС» содержит 11 цифр без пробелов, а в поле «Основание» указан приказ в формате «Приказ от 10.01.2026 № 12-к». Код мероприятия «ПРИЕМ» должен соответствовать дате начала работы в подразделе 1.2.

Критическими ошибками считаются:

• Неверный код ОКТМО (приводит к тому, что взносы уходят не в тот муниципальный бюджет).
• Ошибка в коде тарифной области (вызывает расхождение с данными в Расчете по взносам РСВ).
• Несоответствие кода должности общероссийскому классификатору профессий.

Если ошибка обнаружена после отправки, необходимо подать уточняющий расчет. В таком случае в форме ставится признак «Уточненный расчет», указывается номер и дата корректируемого документа. Все данные по сотруднику переподаются целиком, а не только исправленная строка.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 при приеме на работу в 2026 году?

Необходимо заполнить подраздел 1.2, указав СНИЛС сотрудника, дату приема, код мероприятия «ПРИЕМ» и реквизиты приказа. Форму нужно отправить в СФР не позднее следующего рабочего дня после оформления сотрудника.

Нужно ли подавать ЕФС-1, если в организации не было кадровых изменений?

Сведения о трудовой деятельности (подраздел 1.2) подаются только при наличии кадровых событий. Однако разделы по стажу и спецстажу могут подаваться в установленные законом сроки, даже если состав сотрудников не изменился, если это предусмотрено спецификой деятельности организации.

Можно ли заполнить ЕФС-1 онлайн через личный кабинет СФР?

Да, СФР предоставляет возможность заполнения формы в электронном виде через личный кабинет страхователя. Для этого потребуется доступ по ЭЦП, после чего данные вносятся вручную или загружаются файлом.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в СФР.